Podrozdział 4. Rodzaje ewidencji księgowej z uwzględnieniem formy działalności

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością ewidencjonowania poszczególnych zdarzeń gospodarczych z nią związanych. Forma ewidencji jest tym bardziej rozbudowana, im większe są rozmiary prowadzonej działalności i bardziej rozwinięta forma prawna przedsiębiorstwa.

Przepisy przewidują następujące rodzaje ewidencji:

• księgi rachunkowe,

• podatkowa księga przychodów i rozchodów,

• ewidencja przychodów.

Księgi rachunkowe

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dla niektórych niżej wymienionych podmiotów wynika wprost z ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.[1] . Cytowana ustawa wskazuje, że obowiązek ten mają:

1. spółki handlowe (osobowe i kapitałowe),

2. nne osoby prawne, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego,

3. jednostki organizacyjne działające na podstawie prawa bankowego, prawa o publicznym obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów,

4. gminy, powiaty, województwa i ich związki, a także państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkie jednostki i zakłady budżetowe, gospodarstwa pomocnicze, fundusze celowe niemające osobowości prawnej,

5. jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej,

6. zagraniczne osoby prawne, zagraniczne jednostki nieposiadające osobowości prawnej oraz zagraniczne osoby fizyczne, prowadzące na terytorium Polski działalność osobiście, przez osobę upoważnioną, przy pomocy pracowników – w odniesieniu do działalności prowadzonej na terytorium Polski, bez względu na wielkość przychodów,

7. jednostki inne niż wymienione wyżej, np. fundacje, stowarzyszenia, jeżeli otrzymują na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych – od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy także osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty 1 200 000 euro. Dla 2014 roku limit przychodów wynosi 5 059 560 zł. Limit ten oblicza się w oparciu o tabelę kursów średnich nr 189/A/NBP/2013 na dzień 30 września 2013 roku, gdzie kurs euro wyniósł 4,2163 zł.

Na księgi rachunkowe składają się:

• dziennik lub cząstkowe dzienniki rejestrujące wprowadzone do ksiąg zapisy w porządku chronologicznym,

• konta księgi głównej, czyli konta syntetyczne, na które stosując zasadę podwójnego zapisu wprowadza się zapisy w porządku systematycznym, to jest zależnym od charakteru zdarzenia gospodarczego lub ich grupy, a w tych ramach chronologicznych (w zasadzie wystarczy podział na poszczególne miesiące; w przypadku wpłat i wypłat gotówkowych, czekami, wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii, zapisy powinny nastąpić w kolejności dni, co może nastąpić na kontach ksiąg pomocniczych, jeżeli wyprzedzają zapisy na kontach księgi głównej),

• konta ksiąg pomocniczych (konta analityczne), które szczegółowo przedstawiają obroty i salda kont księgi głównej,

• zestawienie obrotów i sald księgi głównej pozwalające sprawdzić zachowanie zasady podwójnego zapisu, oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, służące uzgodnieniu sald kont księgi głównej z saldami kont ksiąg pomocniczych,

• zestawienie sald ksiąg pomocniczych, łącznie zwane także urządzeniami[2] .

Księgi prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.

Jednostki, które uprzednio, np. w 2012 roku, nie prowadziły ksiąg rachunkowych, gdyż powstały na nowo lub stosowały w 2012 roku podatkową księgę przychodów i rozchodów, są ponadto zobowiązane do posiadania wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) według stanu na dzień otwarcia ksiąg, potwierdzonego inwentaryzacją. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych roku ubiegłego. Nie jest zasadne sporządzanie odrębnego inwentarza.

Księgi rachunkowe uznaje się za poprawne, jeśli spełniają następujące warunki:

• kompletności, tzn. w księgach zostały ujęte w postaci zapisów wszystkie zdarzenia gospodarcze, jakie miały miejsce w roku obrotowym jednokrotnie w sposób dający się udowodnić,

• prawdziwości, tzn. że zapisy księgowe odzwierciedlają w pełni treść zdarzeń gospodarczych zgodnie z rzeczywistością i prawem oraz wynikają z dowodów zewnętrznych otrzymanych od klientów, zewnętrznych wystawionych dla klientów oraz wewnętrznych dotyczących samej firmy,

• uporządkowanego ujęcia zdarzeń gospodarczych w księgach, tzn. dokonywania zapisów w porządku chronologicznym i systematycznym (na odpowiednich kontach),

• sprawdzalności dającej możliwość zweryfikowania poprawności dokonanych zapisów na kontach oraz obrotów i sald kont,

• niezmienności, polegającej na tym, że ani dowody stanowiące podstawę zapisów ani zapisy księgowe nie mogą być zmieniane w sposób uniemożliwiający ustalenie ich pierwotnej treści,

• terminowości przejawiającej się w zakwalifikowaniu zdarzeń gospodarczych do właściwych okresów.

Sposób ujmowania poszczególnych zdarzeń gospodarczych będących podstawą obrotów został opisany w podrozdziale Wysokość obrotów.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów[3]

Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dotyczy osób fizycznych, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, a także spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, których właścicielami są osoby fizyczne oraz spółdzielnie socjalne, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży nie przekroczyły równowartości 1 200 000 euro, tj. dla 2014 roku 5 059 560 zł.

Dodatkowo obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów dotyczy zgodnie z art. 24a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych następujące podmioty[4] :

• armatorów zdefiniowanych na podstawie ustawy o podatku tonażowym prowadzących działalność opodatkowaną podatkiem tonażowym;

• osób wykonujących działalność gospodarczą w formie agencji i umów na warunkach zlecenia;

• osób duchownych, które same zrzekły się prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego;

• osób zajmujących się działami produkcji rolnej, jeżeli zgłoszą one zamiar prowadzenia tej księgi.

Jeżeli podatnik jest zobowiązany do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, powinien ją założyć na dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej lub na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego. O założeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy poinformować właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika naczelnika urzędu skarbowego, w terminie do 20 dni od daty założenia księgi. Zawiadomienie składają nie tylko nowi przedsiębiorcy, ale także ci, którzy korzystali wcześniej ze zryczałtowanych form opodatkowania, gdzie obowiązywała jedynie ewidencja przychodów oraz przedsiębiorcy prowadzący dotychczas pełne księgi rachunkowe, jeśli ich obroty za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły 1 200 000 euro.

W przypadku spółek (cywilnej, jawnej, partnerskiej) oraz osób fizycznych zawiadomienie o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów powinni złożyć wszyscy wspólnicy, każdy do właściwego dla siebie ze względu na miejsce zamieszkania urzędu skarbowego. Nie trzeba co roku zgłaszać faktu prowadzenia księgi, jeżeli w roku poprzednim już ją prowadzono. Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady prowadzenia księgi podatkowej jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (z późn. zm.). Księgę można prowadzić zarówno w postaci tradycyjnej – papierowej, jak i przy pomocy programów elektronicznych. Tradycyjna wersja jest na pewno bardziej czasochłonna i mniej estetyczna, w związku z tym dla przedsiębiorców bardziej korzystne jest posługiwanie się programami komputerowymi.

Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów przy pomocy komputera będzie prawidłowe, gdy podatnik spełni podstawowe warunki:

• będzie posiadał instrukcję obsługi programu;

• będzie korzystał z programu, który umożliwia bezzwłoczny wgląd do zapisów w nim dokonywanych oraz pozwoli na drukowanie danych z zachowaniem chronologii i wzoru księgi;

• będzie przechowywał zapisane dane na magnetycznych nośnikach informacji chroniąc je przed zatarciem, do czasu ich wydruku.

Komputerowe prowadzenie księgi nie zwalnia z obowiązku posiadania jej w wersji papierowej. W związku z tym nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni należy sporządzić wydruk dokonanych zapisów. Powinien on być zgodny ze wzorem księgi, jaki Minister Finansów zawarł w Załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Należy o tym pamiętać przy wyborze programu komputerowego – wydruk musi być zgodny z wzorcem. Jeżeli bowiem program drukuje zapisy nieodpowiadające tym ze wzoru określonego przepisami, podatnik ma obowiązek na podstawie wydruków dodatkowo uzupełnić sporządzoną Podatkową Księgę odpowiadającą wymaganiom Ministra Finansów.

Księga jest ewidencją przychodów i rozchodów. Oznacza to, że podatnik zapisuje w niej dokonaną sprzedaż, a także koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, które są związane z prowadzoną działalnością. Ewidencja ta jest podstawą określenia zobowiązań podatkowych z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. Podatkowa Księga służy więc głównie do prawidłowego rozliczania się z Urzędem Skarbowym, zarówno w poszczególnych okresach, jak i na koniec roku. To na podstawie zapisów w niej dokonanych wylicza się wielkość należnego podatku od uzyskanych dochodów.

Księga jest także narzędziem do oceny efektywności swojej działalności w określonym czasie. Służy również do analizy podstawowych wielkości, tj. przychodów i kosztów obrazujących słuszność funkcjonowania firmy na rynku z punktu widzenia uzyskanego dochodu.

Budowa księgi jest ściśle określona i wynika ze wzoru zamieszczonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministerstwa Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Księga powinna być zbudowana z 16 kolumn o określonych zawartościach ułożonych w ściśle określonej kolejności.

Kolumny i ich zawartość:

1. Zawiera liczbę porządkową. Dozwolone jest prowadzenie numeracji ciągłej dla całego roku lub z podziałem na miesiące. Ponadto na podstawie tej numeracji opisuje się dowody księgowe stanowiące podstawę danego zapisu.

2. Data księgowania wydatku wynikająca z dokumentu, który jest podstawą wpisu. Zwykle jest to data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu, zestawienia sprzedaży.

3. Numer dowodu, na podstawie którego dokonujemy wpisu. W przypadku faktur wpisujemy numer zgodny z widniejącym na dokumencie zakupu czy też sprzedaży (czyli przyjęty przez daną jednostkę). Faktury sprzedażowe mogą mieć różny schemat numerowania, np. nr porządkowy/miesiąc/rok lub nr porządkowy/rok. Należy pamiętać, iż przyjęty schemat numerowania powinien obowiązywać przez cały rok podatkowy. Istotne jest również, aby numery na dokumentach sprzedażowych były nadawane kolejno bez przerw. Błędem jest bowiem sytuacja, w której jedna z faktur ma nr 3/2013 a kolejna 5/2013. Nie mogą więc powstawać luki.

4. W tej kolumnie wpisuje się nazwę podmiotu gospodarczego, z którym przeprowadzamy transakcję. W przypadku firmy – nazwę firmy, w przypadku osoby fizycznej – imię i nazwisko. Ta kolumna może pozostać pusta w przypadku sprzedaży bezrachunkowej.

5. Zawiera adresy kontrahentów, z którymi prowadzone są transakcje kupna lub sprzedaży.

6. Uwzględnia rodzaj przychodu lub wydatku. Opis zdarzenia gospodarczego powinien odzwierciedlać istotę dokonanej transakcji, np. zakup przez sklep 50 zgrzewek wody od hurtowni można opisać jako „Zakup towarów handlowych”, a sprzedaż osobie fizycznej (która zażądała faktury) zgrzewki wody jako „Sprzedaż towarów”.

7. Ujmuje wartość sprzedaży towarów handlowych i usług.

8. Pozostałe przychody, np. odsetki od lokat bankowych czy też dodatnie różnice kursowe lub przychody z odpłatnego zbycia majątku firmy.

9. Sumuje kwoty kolumny 7 i 8.

10. Obejmuje wartość zakupionych towarów handlowych i materiałów według ich cen zakupu.

11. Ujmuje koszty uboczne związane z zakupem, np. koszty transportu, załadunku czy ubezpieczenia towaru podczas transportu.

12. Zawiera wartość wypłaconych pracownikom wynagrodzeń brutto (w gotówce i w naturze). Dotyczy zarówno pracowników zatrudnionych na umowę o pracę (podstawa dokumentacji – lista płac) oraz wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (rachunek). Nie są tutaj ujmowane części wydatków ponoszone przez pracodawcę na ubezpieczenia społeczne pracowników (stanowią one pozostałe koszty – kolumna nr 13).

13. Pozostałe koszty, czyli te nieujęte w kolumnie 11 i 12. Zaliczą się do nich m.in. wydatki za media, amortyzację czy wydatki związane z eksploatacją auta używanego dla celów prowadzonej działalności.

14. Łączne kwoty z kolumny 12 i 13.

15. Występuje jako kolumna wolna, w której podatnik ma możliwość wpisać inne zaszłości gospodarcze nieprzyporządkowane do żadnej z pozostałych kolumn.

16. Zatytułowana „Uwagi” – pozwala na zamieszenie dodatkowych informacji dotyczących wpisu w danym wierszu, np. informacje o opakowaniach zwrotnych.

Na kolumnie 16 kończy się wpisy do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Prowadzący księgę nie powinni natomiast zapominać o podsumowaniu poszczególnych kolumn. Warto jest również pod posumowaniem danego miesiąca ująć sumę wpisów od początku roku do miesiąca poprzedzającego miesiąc rozliczany oraz sumę wpisów za cały rok (czyli z ujęciem miesiąca właśnie zamkniętego). Takie podsumowania będą służyć wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy za dany miesiąc, która wynika z przychodów i kosztów liczonych narastająco od początku roku podatkowego.

Na podstawie wpisów sporządzanych w księdze określamy zobowiązanie podatkowe, ale można także wyciągnąć wnioski o prowadzonej działalności. Jak zauważono wcześniej, księga spełnia funkcję informacyjną. Na podstawie podsumowań z każdego miesiąca przedsiębiorca może dokonać analizy zmian wielkości kosztów / przychodów na przestrzeni roku.

Ewidencja przychodów

Podatnik, który dokona wyboru zapłaty podatku w formie ryczałtu ewidencjonowanego jako formę księgowości, zobowiązany jest prowadzić ewidencję przychodu. Ewidencję przychodów mogą wybrać wyłącznie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz spółki cywilne lub jawne osób fizycznych.

Ryczałtu nie stosuje się do podatników:

• opłacających podatek w formie karty podatkowej,

• korzystających, na podstawie odrębnych przepisów, z okresowego zwolnienia od podatku dochodowego,

• osiągających w całości lub w części przychody z tytułu:

- prowadzenia aptek;

- działalności w zakresie udzielania pożyczek pod zastaw (prowadzenie lombardów);

- działalności w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych;

- prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w zakresie wolnych zawodów innych niż działalność gospodarcza wykonywana osobiście przez lekarzy, lekarzy stomatologów, lekarzy weterynarii, techników dentystycznych, felczerów, położne, pielęgniarki, tłumaczy oraz nauczycieli w zakresie świadczenia usług edukacyjnych polegających na udzielaniu lekcji na godziny, jeśli działalność ta nie jest wykonywana na rzecz osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej albo na rzecz osób fizycznych dla potrzeb prowadzonej przez nie pozarolniczej działalności gospodarczej, z tym że za osobiste wykonywanie wolnego zawodu uważa się wykonywanie działalności bez zatrudniania na podstawie umów o pracę, umów zlecenia, umów o dzieło oraz innych umów o podobnym charakterze osób, które wykonują czynności związane z istotą danego zawodu;

- świadczenia usług wymienionych w załączniku nr 2 do ustawy o podatku ryczałtowym, np. usług licencyjnych związanych z nabywaniem praw do książek, broszur, ulotek, map itp. (PKWiU 58.11.60.0), usług licencyjnych związanych z nabywaniem praw do korzystania z wykazów i list (np. adresowych, telefonicznych; PKWiU 58.12.30.0), usług licencyjnych związanych z nabywaniem praw do czasopism i pozostałych periodyków (PKWiU 58.14.40.0), usług licencyjnych związanych z nabywaniem praw do pozostałych wyrobów drukowanych (PKWiU 58.19.30.0), usług licencyjnych związanych z nabywaniem praw do korzystania z gier komputerowych (PKWiU 58.21.40.0), usług związanych z produkcją filmów, nagrań wideo, programów telewizyjnych, nagrań dźwiękowych i muzycznych z wyłączeniem sprzedaży miejsca lub czasu na cele reklamowe w filmach, nagraniach wideo i programach telewizyjnych (PKWiU 59.11.30.0), usług związanych z wydawaniem nagrań dźwiękowych (PKWiU 59.20.3), udzielania licencji na korzystanie z praw do oryginałów nagrań dźwiękowych i muzycznych (PKWiU 59.20.40.0); usług związanych z nadawaniem programów ogólnodostępnych i abonamentowych, usług agencji informacyjnych, pozostałych usług w zakresie informacji, gdzie indziej niesklasyfikowanych;

- działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych,

• wytwarzających wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym, na podstawie odrębnych przepisów, z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii,

• podejmujących wykonywanie działalności w roku podatkowym po zmianie działalności wykonywanej:

- samodzielnie na działalność prowadzoną w formie spółki z małżonkiem;

- w formie spółki z małżonkiem na działalność prowadzoną samodzielnie przez jednego lub każdego z małżonków;

- samodzielnie przez małżonka na działalność prowadzoną samodzielnie przez drugiego małżonka

– jeżeli małżonek lub małżonkowie przed zmianą opłacali z tytułu prowadzenia tej działalności podatek dochodowy na ogólnych zasadach;

• rozpoczynających działalność samodzielnie lub w formie spółki, jeżeli podatnik lub co najmniej jeden ze wspólników, przed rozpoczęciem działalności w roku podatkowym lub w roku poprzedzającym rok podatkowy, wykonywał w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres działalności podatnika lub spółki.

W przypadku gdy podatnik lub spółka dokona sprzedaży towarów handlowych lub wyrobów, lub uzyska przychody ze świadczenia usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, traci prawo do ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych i poczynając od dnia uzyskania tego przychodu do końca roku podatkowego opłaca podatek dochodowy na zasadach ogólnych. Jeżeli podatnik w roku poprzedzającym rok podatkowy nie uzyskał przychodu z działalności, o której mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, traci w roku podatkowym prawo do opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych z dniem uzyskania przychodów z tych rodzajów działalności i od tego dnia opłaca podatek dochodowy na zasadach ogólnych. W pozostałych przypadkach osiągnięcie przychodu zabronionego nie może być opodatkowane ryczałtem – co oznacza, że podatnik za cały rok będzie opłacał podatek na zasadach ogólnych. Podatnicy opłacają w roku podatkowym ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, jeżeli:

•w roku poprzedzającym rok podatkowy:

- uzyskali przychody z tej działalności, prowadzonej wyłącznie samodzielnie, w wysokości nieprzekraczającej 150 000 euro, lub

- uzyskali przychody wyłącznie z działalności prowadzonej w formie spółki, a suma przychodów wspólników spółki z tej działalności nie przekroczyła kwoty 150 000 euro,

•rozpoczną wykonywanie działalności w roku podatkowym i nie korzystają z opodatkowania w formie karty podatkowej – bez względu na wysokość przychodów.

Jeżeli podatnik w roku poprzedzającym rok podatkowy prowadził działalność samodzielnie, a także w formie spółki, opłaca w roku podatkowym ryczałt od przychodów ewidencjonowanych:

•odrębnie z działalności wykonywanej samodzielnie i odrębnie z działalności wykonywanej w formie spółki; warunki wskazane wyżej liczy się odrębnie;

•z działalności wykonywanej samodzielnie, gdy spełnia warunek określony dla osoby fizycznej, a z działalności wykonywanej w formie spółki – gdy spełnia warunek dla spółki.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych opłacają również podatnicy, którzy w roku poprzedzającym rok podatkowy prowadzili działalność samodzielnie lub w formie spółki, z której przychody były opodatkowane wyłącznie w formie karty podatkowej, lub za część roku były opodatkowane w formie karty podatkowej i za część roku na ogólnych zasadach, a łączne przychody w roku poprzedzającym rok podatkowy nie przekroczyły kwoty 150 000 euro; w tych przypadkach przychody opodatkowane w formie karty podatkowej oblicza się wyłącznie na podstawie wystawionych faktur lub rachunków.

Karta podatkowa

Opodatkowanie kartą podatkową polega na opłacaniu stałej kwoty podatku niezależnie od wartości faktycznie uzyskiwanych przychodów. Taka forma ryczałtu sprawdza się w firmach zatrudniających niewielu pracowników oraz posiadających swoją siedzibę w niewielkich miejscowościach. Wysokość karty podatkowej rośnie bowiem wraz ze wzrostem zatrudnienia oraz ze wzrostem wielkości miejscowości, w której działalność jest prowadzona.

Karta podatkowa ograniczona jest również pod względem rodzajów działalności (pod względem PKD), które można wykonywać będąc opodatkowanym kartą.

Podatnicy prowadzący działalność opodatkowaną w formie karty podatkowej są zwolnieni od obowiązku prowadzenia ksiąg, składania zeznań podatkowych oraz wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Podatnicy ci są jednak zobowiązani wydawać na żądanie klienta rachunki i faktury, o których mowa w odrębnych przepisach, stwierdzające sprzedaż wyrobu, towaru lub wykonanie usługi, oraz przechowywać w kolejności numerów kopie tych rachunków i faktur w okresie pięciu lat podatkowych, licząc od końca roku, w którym je wystawiono. Są oni również zobowiązani prowadzić książkę ewidencji zatrudnienia wszystkich osób zatrudnionych w podmiocie według ustalonego wzoru.

Podatnicy prowadzący działalność, o której mowa w art. 23, podlegają opodatkowaniu w formie karty podatkowej, jeżeli:

•złożą wniosek o zastosowanie opodatkowania w tej formie,

•we wniosku zgłoszą prowadzenie działalności wymienionej jako dopuszczalne do opodatkowania kartą (wymienionych w jednej z 12 części tabeli zawartej w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym),

•przy prowadzeniu działalności nie korzystają z usług osób niezatrudnionych przez siebie na podstawie umowy o pracę oraz z usług innych przedsiębiorstw i zakładów, chyba że chodzi o usługi specjalistyczne (czyli czynności i prace wchodzące w inny niż zgłoszony zakres działalności, niezbędne do całkowitego wykonania wyrobu lub świadczonej usługi, w tym również czynności i prace towarzyszące),

•nie prowadzą, poza jednym z rodzajów działalności, innej pozarolniczej działalności gospodarczej,

•małżonek podatnika nie prowadzi działalności w tym samym zakresie,

•nie wytwarzają wyrobów opodatkowanych podatkiem akcyzowym – na podstawie odrębnych przepisów,

•pozarolnicza działalność gospodarcza zgłoszona we wniosku nie jest prowadzona poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Nie wyłącza opodatkowania w formie karty podatkowej:

•prowadzenie przez podatnika działalności w zakresie wytwarzania energii elektrycznej, w elektrowniach wodnych i wiatrowych, o mocy oddawanej do 5000 kilowatów, oraz wytwarzanie biogazu,

•osiąganie przychodów z tytułu umowy najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze

– z których przychody (dochody) podlegają odrębnemu opodatkowaniu podatkiem dochodowym na ogólnych zasadach.

Opodatkowanie kartą podatkową mogą wybrać podmioty, których przedmiotem działalności są:

• usługi grawerskie, czyli zdobienie ręczne i maszynowe przedmiotów użytkowych i dekoracyjnych z metali szlachetnych, kolorowych i żelaznych technikami grawerskimi,

• witrażownictwo, czyli wyrób, rekonstrukcja, naprawa i konserwacja witraży, wykonywanie kloszy do lamp lub innych kompozycji ze szkła kolorowego wiązanego metalami.

Kartę podatkową mogą również stosować podmioty świadczące usługi w zakresie pozłotnictwa, koszykarstwa, bednarstwa, kilimiarstwa, konserwacji i naprawy przedmiotów zabytkowych i artystycznych, usług fotograficznych.

Przy działalności w kilku dopuszczalnych branżach lub w odrębnych zakładach, łączne zatrudnienie nie może przekroczyć stanu zatrudnienia określonego dla zakresu działalności, dla którego przewidziano najwyższy stan zatrudnienia. Przy ustalaniu stanu zatrudnienia, który pozwala na korzystanie z karty podatkowej warto szczegółowo zapoznać się z art. 25 ustawy o podatku ryczałtowym. Wskazano w nim, jakich osób nie trzeba – w stosunku do określonej branży – wliczać do osób zatrudnionych, od liczby których zależy wysokość oraz możliwość opodatkowania w formie karty podatkowej.

Zgłoszenie do karty podatkowej musi nastąpić nie później niż 20 stycznia roku, za który należy opłacać podatek w tej formie (PIT-16). Jeżeli podatnik rozpoczyna działalność, wniosek o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej składa właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego przed rozpoczęciem działalności lub może dołączyć go do wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, składanego na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej. Po zgłoszeniu organ skarbowy decyzją ustali wysokość podatku oraz terminy zapłaty podatku w danym roku.

Jeżeli do dnia 20 stycznia roku podatkowego podatnik nie zgłosił likwidacji działalności gospodarczej lub nie dokonał wyboru innej formy opodatkowania, uważa się, że nadal prowadzi działalność opodatkowaną w tej formie. W przypadku prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej wniosek o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej składa jeden ze wspólników. Po upływie roku podatkowego, w terminie do dnia 31 stycznia podatnik jest zobowiązany złożyć w urzędzie skarbowym roczną deklarację według ustalonego wzoru (PIT-16A).

Jeżeli decyzja ustalająca wysokość podatku w formie karty podatkowej nie odpowiada podatnikowi – ma on możliwość zrzec się tej formy opodatkowania. Może to zrobić w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji ustalającej wysokość podatku dochodowego w formie karty podatkowej.

Podatnik jest zobowiązany od pierwszego dnia miesiąca następującego po zrzeczeniu zaprowadzić:

• ewidencję i płacić ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, jeżeli spełnia ku temu warunki, albo

• właściwe księgi i płacić podatek dochodowy na ogólnych zasadach.

Do końca miesiąca, w którym podatnik zrzekł się zastosowania opodatkowania w formie karty podatkowej, jest zobowiązany opłacać podatek dochodowy na ogólnych zasadach. W tym przypadku podatnik jest zobowiązany wpłacić do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zrzekł się opodatkowania w formie karty podatkowej, różnicę między kwotą podatku dochodowego obliczonego na ogólnych zasadach za okres od początku roku do końca miesiąca, w którym zrzekł się opodatkowania w formie karty podatkowej, a kwotą podatku dochodowego zapłaconego w formie karty podatkowej, w okresie przed zrzeczeniem się opodatkowania w tej formie.