1. Ewidencja obrotów, pojęcie i istota kasy fiskalnej
Istnieje wiele modeli kas rejestrujących; na przykład w filmie Lalka pojawia się obraz pięknej, ozdobnej maszyny liczącej – dziś natomiast kasa to i zwykły kalkulator z dołączoną drukarką paragonową, i skomplikowany system komputerowy pozwalający kontrolować obroty sieci sklepów na terenie całego kraju. Wszystkie takie urządzenia zdefiniować można jednym pojęciem – kasa rejestrująca, jednak posłużymy się jeszcze innym – pojęciem kasy fiskalnej.
Aby dobrze zrozumieć, czym jest kasa fiskalna i jaką funkcję pełni w obrocie gospodarczym, należy przede wszystkim prawidłowo ją zdefiniować. Kasa fiskalna na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług[1] zwana jest kasą rejestrującą.
Ogólnie ujmując, kasa rejestrująca to urządzenie do rejestrowania obrotów przedsiębiorcy, czyli podmiotu gospodarczego, dokonywanych z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej (konsumentami) lub osobami fizycznymi prowadzącymi działalność w formie indywidualnych gospodarstw rolnych; kasa umożliwia wyliczenie stawek podatku VAT od poszczególnych towarów i usług. Wskazana definicja to tylko ogólny zarys możliwości, jakie może mieć to urządzenie rejestrujące. Po co nam kasa fiskalna? Słowo „fiskalna” oznacza, że kasa drukuje dokumenty dla fiskusa celem zaewidencjonowania osiąganego przez podatnika obrotu. Obrót ten jest podstawą prawidłowego naliczenia podatku dochodowego oraz podatku od towarów i usług.
Jak podaje Ministerstwo Finansów[2] , po wprowadzenia przymusu stosowania kasy fiskalnej i ewidencjonowania za jej pomocą wszystkich przeprowadzanych transakcji, obroty wykazywane przez przedsiębiorców wzrastały średnio o 20%. W związku z tym nie należy spodziewać się zmian, a zwłaszcza złagodzenia polityki fiskalnej Ministra Finansów, a wręcz przeciwnie – następuje tendencja do maksymalnego obniżania pułapu obrotów, w przypadku których przedsiębiorca jest zobowiązany posiadać kasę fiskalną.
Naliczanie podatku VAT a ewidencja na kasie fiskalnej
Jeszcze jednym elementem – może nawet ważniejszym niż kontrola obrotów przedsiębiorcy – jest wyliczenie należnego podatku od towarów i usług, powszechnie zwanego podatkiem VAT. Aby prawidłowo wyjaśnić rolę ewidencji za pomocą kasy rejestrującej przy obliczaniu podatku od towarów i usług, należy najpierw wskazać, czym on jest .
Podatek od towarów i usług regulowany jest Ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Prawdziwym twórcą koncepcji podatku jest niemiecki przedsiębiorca Carl Friedrich von Siemens[3] , który w 1920 r. zaprezentował jego ideę, choć powszechnie za twórcę uważany jest francuski ekonomista Maurice Lauré. Zgodnie z przyjętą definicją podatku od towarów i usług[4] , jest to podatek pobierany na każdym kolejnym etapie obrotu towarami lub usługami, którego konstrukcja zakłada brak kaskadowego nakładania się podatku poprzez zastosowanie mechanizmu odliczenia podatku pobranego w poprzednich etapach obrotu. Zgodnie z tą definicją, przedsiębiorca płaci podatek od różnicy pomiędzy uzyskanym obrotem a poniesionym kosztem z tytułu danego obrotu. Podatek ten nazywany jest również podatkiem od wartości dodanej, gdyż obliczany jest przez danego podatnika jedynie od wartości, którą naliczył jako swoją marżę, a inaczej zysk.
Na czym dokładnie polega podatek, najlepiej pokaże przykład. Osoba działająca w branży kreatywnej produkuje plansze reklamowe. W tym celu zakupuje plansze, folię i toner do drukarki. Powyższe zakupy kosztują 1230 zł brutto, z czego 230 zł stanowić będzie podatek od towarów i usług VAT (podatek należny). Po wyprodukowaniu tablicy reklamowej z wymienionych elementów sprzedaje gotowy produkt za kwotę 2460 zł, czyli przy sprzedaży nalicza 460 zł podatku VAT (podatek naliczony). Przy miesięcznej deklaracji podatek, który ta osoba będzie musiała zapłacić na rzecz budżetu państwa, będzie wynosił różnicę pomiędzy kwotą zyskanego podatku a podatku, który sama zapłaciła poprzedniemu zbywcy. Czyli w tym wypadku, wynosić on będzie 230 złotych (460 – 230 = 230 zł).
Podatek VAT jest podatkiem obciążającym wydatki. Zwany jest on podatkiem konsumpcyjnym, ponieważ w znaczeniu ekonomicznym obciąża jedynie wydatki ostateczne, o charakterze konsumpcyjnym. Jest też podatkiem pośrednim. To oznacza, że podmiot będący podatnikiem nie ponosi faktycznego, ekonomicznego ciężaru podatku, ponieważ jest on przekładany na inny podmiot – w tym przypadku będący konsumentem wytwarzanych przez podatnika towarów lub świadczonych przezeń usług.
Podatek ten, ze względu na prostotę wyliczania i przyczynianie się do wzrostu dochodu państwa, został przyjęty przez większość państw w Europie. Niestety, właśnie owa prostota wykorzystywana jest niekiedy przez podmioty działające w szarej strefie. Powoduje ona u niektórych podatników lub grup przestępczych pokusę przejęcia części podatku, np. poprzez zaniżanie obrotów bądź zmianę struktur podatkowych (zakup towaru z 23-procentowym podatkiem, a sprzedaż z 8-procentowym), lub też podstawianie w pewnych etapach obrotów tzw. „słupów”, czyli znikających podmiotów, których zadaniem jest ukrycie części dochodów, bądź też zaniżenie wysokości podatku należnemu Skarbowi Państwa. Powyższe czynności zasługujące na negatywna ocenę, są również przyczyną nadmiernego uszczuplenia dochodów budżetu Skarbu Państwa.
Skrót „VAT” oznacza stawki podatku od towarów i usług, jakie w świetle obowiązującej ustawy o podatku od towarów i usług występują w aktualnym stanie prawnym, wraz z przyporządkowaną im przez ustawodawcę literą.
Między innymi z tego powodu największym problemem dla fiskusa było znalezienie prostego, automatycznego i maksymalnie bezpiecznego sposobu wyliczenia należnego podatku w obrocie detalicznym (konsumenckim). Stosunkowo łatwo jest bowiem naliczyć podatek VAT w przypadku wystawiania faktur między przedsiębiorcami. Na każdej fakturze pojawia się kwota netto i brutto. Pojawia się także wartość podatku, który nalicza wobec nabywcy sprzedawca – prawidłowe obliczenie podatku od towarów i usług oraz późniejsza ewentualna weryfikacja przez organy skarbowe nie jest więc zadaniem trudnym.
Sztuką jest już jednak wyliczenie podatku w relacji sklep–osoba fizyczna. Dzieje się tak ze względu na operowanie z klientem ostatecznym tylko ceną brutto. Powyższe uniemożliwia rzetelną i jasną weryfikację wysokości podatku od towarów i usług. Na początku stosowano „proporcję zakupów do sprzedaży”. To rozwiązanie stosowane jest jeszcze w przypadku niektórych przedsiębiorców, którzy nie mają zainstalowanej kasy fiskalnej, a są podatnikami podatku od towarów i usług. Polega ono na tym, że mając ogólną wartość zakupów miesięcznych netto oraz podatek VAT i kwotę sumaryczną utargu brutto, stosując równanie z jedną niewiadomą można wyliczyć podatek należny.
Jednak przeprowadzone badania potwierdziły, że rzeczywisty podatek, który winien być oddany fiskusowi, różni się od wyliczonego za pomocą wskazanej proporcji – oczywiście na niekorzyść urzędu skarbowego. Różnice widać zwłaszcza przy zastosowaniu kilku stawek podatkowych występujących u jednego podatnika[5] . Warto przypomnieć, że w chwili wprowadzania podatku od towarów i usług w poprzednio obowiązującej ustawie[6] było 5 stawek VAT: 22%, 7%, 3%, 0% i zwolniona, zaś aktualnie podstawową stawką w Polsce (w okresie od 1 stycznia 2011 do 31 grudnia 2013 r.) jest stawka 23%. Dla niektórych towarów i usług przewidziano stawki obniżone: 8% oraz 5%. Tym samym prawidłowe rozliczenie tego podatku wydawało się wręcz niemożliwością. Jeśli bowiem przedsiębiorca z branży kreatywnej z poprzedniego przykładu posiada w swojej ofercie tablice reklamowe obciążone podatkiem 22-procentowym, ale jednocześnie jest wydawcą czasopisma z branży reklamowej, obciążonego zgodnie z przepisami stawką 5% VAT, wówczas wskazany przykład rozliczenia proporcjonalnego może prowadzić do licznych nieścisłości. Inna bowiem będzie kwota podatku obliczonego przy zastosowaniu stawki 5%, inna przy 22%, a jeszcze inna w wypadku zsumowania osiągniętych kwot i podzielenia przez liczbę transakcji – każda jednak będzie obarczona błędem i nie pokaże rzeczywistej wartości daniny.
Problemem było skonstruowanie odpowiednio małych i funkcjonalnych urządzeń. Te przedmioty musiały być odpowiednio zabezpieczone przed ingerencją z zewnątrz. Trudno uwierzyć, lecz pierwsze urządzenia fiskalne, które wdrażały w Polsce VAT i rewolucjonizowały sprzedaż oraz gospodarkę magazynową, oparte były na DOS-ie i były zupełnie odmienne od aktualnych standardów. Warunkiem sukcesu tych urządzeń było także spełnienie ostrych wymogów fiskusa przy jednoczesnej prostocie i bezpieczeństwie dla użytkowników. Z pomocą przyszła miniaturyzacja urządzeń elektronicznych. Wprowadzono odpowiednie algorytmy do małych urządzeń komputerowych wyposażonych w drukarkę, zaopatrzonych w zapis „eprom” nazwany pamięcią fiskalną. Później obudowano je specjalnymi zabezpieczeniami, które uniemożliwiają ingerowanie w ich oprogramowanie. Dzięki tym zabiegom kasy fiskalne wprowadzono na szeroką skalę.
Ewidencja za pomocą kas rejestrujących – źródła prawa
Od samego początku istnienia podatku od towarów i usług w sukurs fiskusowi idzie postęp informatyczny, dostępność komputerów, ale też świadomość korzyści przedsiębiorców związana z informatyzacją firm[7] . Skala postępu jest niesamowita, mimo że przepisy fiskalne siłą rzeczy muszą być nieco konserwatywne i wszelkie najnowsze rozwiązania informatyczno-techniczne mogą być wprowadzone dopiero po weryfikacji przez rynek i ustawodawcę.
W polskim prawodawstwie pierwszą podstawę do wprowadzenia obowiązku stosowania kas rejestrujących dała ustawa z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym. W art. 52 tej ustawy wprowadzono obowiązek stosowania kas rejestrujących przez podatników. Był on również podstawą do wydania przez Ministra Finansów rozporządzenia z dnia 27 maja 1994 r. w sprawie kas rejestrujących[8] , które regulowało sposób i czas, w którym należy zainstalować kasę fiskalną u podmiotu gospodarczego. Rozporządzenie wskazywało również, jakie warunki techniczne muszą spełniać urządzenia rejestrujące (kasy fiskalne oraz drukarki fiskalne).
Zarówno wskazana ustawa, jak i cytowane rozporządzenie są już jednak historią. Aktualnie podstawę obowiązku stosowania kas fiskalnych stanowi art. 111 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług[9] . Na jej podstawie zostały wydane aktualnie obowiązujące rozporządzenia dotyczące kas rejestrujących: Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące[10] oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących[11] .
Powyższe rozporządzenia wprowadziły rewolucję w sposobie stosowania kas rejestrujących. Przede wszystkim wskutek wprowadzonych zmian powiększono znacznie grupę przedsiębiorców, którzy są zmuszeni do zainstalowania u siebie kasy rejestrującej. Powyższe zostało osiągnięte poprzez obniżenie progu obrotów, których przekroczenie zobowiązuje do instalacji przedmiotowego urządzenia. Całkowicie odmiennie ustalono obowiązkowy sposób programowania kas. Zmiany objęły także serwisy prowadzące naprawę i sprzedaż urządzeń fiskalnych.
Podmioty zobowiązane mieć kasę fiskalną
By określić, który podatnik zobowiązany jest stosować kasę fiskalną, najprościej będzie wskazać, kto takiego obowiązku nie posiada. Kasy nie musi instalować żaden przedsiębiorca, który nie prowadzi działalności detalicznej, a więc odbiorcą jego towarów lub usług nie jest osoba fizyczna lub rolnik, ale inny podmiot gospodarczy, a sprzedaż odbywa się za pomocą faktur.
Dla przypomnienia warto zaznaczyć, iż zgodnie z art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług, faktura VAT to dokument księgowy, w którym muszą być zawarte obowiązkowe elementy. Co ciekawe, 1 stycznia 2013 r. zmianie uległy zasady sporządzania faktur. Obecnie faktura nie musi już być nazwana „fakturą VAT” – musi jednak zawierać określone dane. Stwierdzenia na fakturze wymagają w szczególności dokonanie sprzedaży, data dokonania sprzedaży, cena jednostkowa bez podatku, podstawa opodatkowania, stawka i kwota podatku, kwota należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.
Warto zaznaczyć, iż dokumenty te są w każdej chwili weryfikowalne, a podatnik ma obowiązek przechowywać je przez 5 lat licząc od końca roku, którego dana faktura dotyczy. Dane te muszą być prawdziwe – pod groźbą unieważnienia transakcji w przypadku kontroli wraz z bardzo dotkliwymi karami karno-skarbowymi.
Kasa musi zostać zainstalowana, gdy odbiorcą usług lub towarów przedsiębiorcy są osoby fizyczne. Kasę powinny więc zainstalować między innymi sklepy, stoiska usługowe czy też kioski.
Występuje szereg zwolnień z rejestrowania na kasie fiskalnej, które będą przedmiotem odrębnego opracowania. Tutaj można jednak nadmienić, iż istnieje szereg zwolnień z obowiązku stosowania kas także w wypadku usług dokonywanych na rzecz osób fizycznych. Jest tak głównie przy sprzedaży energii elektrycznej, transporcie publicznym miejskim lub lotniczym. Warto także zwrócić uwagę, iż zwolnienie dotyczy dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi).
Jest to tylko kilka przykładów, w których ustawodawca przewidział brak zastosowania kasy fiskalnej. Ze wszystkich podanych wyżej przykładów wyłania się jeden mianownik – znany jest zarówno przedsiębiorca, jak i odbiorca usługi, a obrót pieniężny musi się odbywać przez konta bankowe ze wskazaniem, za jaką usługę nastąpiła płatność.
W świetle obowiązujących przepisów kasa musi zostać zainstalowana najpóźniej w dwa miesiące po przekroczeniu 20 000 zł obrotów netto w danym roku obliczeniowym. Od kasy raczej nie da się uciec chcąc prowadzić interesy legalnie, w związku z tym należy wykorzystać ją odpowiednio do swoich potrzeb, a sprawy fiskalne wyjdą niejako „przy okazji”.
Wybór kasy fiskalnej umożliwiający prawidłową ewidencję obrotów
Wybór kasy fiskalnej to zagadnienie, które wymaga dużej uwagi. Nie wolno podchodzić do tego mechanicznie. Przed zakupem warto poświęcić trochę czasu i zrobić rekonesans, który model kasy jest dla nas najkorzystniejszym wyborem. Nie zawsze bowiem kupno wersji oszczędnej, najtańszej, będzie prawidłowo wspierało proces sprzedaży. Warto więc wybór kasy zweryfikować z opinią znajomych korzystających już z tego typu urządzeń, lub z zaprzyjaźnionym biurem rachunkowym
Jeżeli przedsiębiorca wykonuje jedną usługę, na przykład robi zdjęcia, wówczas może kupić najprostszą kasę fiskalną, w której zaprogramuje jeden klawisz jako „usługa foto” i, w zależności od czasu i liczby zdjęć, wpisywać będzie kwotę umówioną za usługę.
Poważniejszy i bardziej skomplikowany wybór kasy jest przy bardziej złożonym charakterze firmy, w której musimy wziąć pod uwagę wiele różnych czynników, takich jak np. liczba punktów sprzedaży lub punktów świadczenia usług, ich odległość od siebie, wielkość i różnorodność masy towarowej, bądź okoliczność posiadanego systemu informatycznego.
Przed wyjaśnieniem tego zagadnienia warto przybliżyć dwa pojęcia, które dość często będą przewijały się dalej. „PLU” – oznacza cyfrę porządkową w urządzeniu rejestrującym, pod którym wpisana jest nazwa towaru lub usługi wraz z przyporządkowaną stawką podatku od towarów i usług (VAT). W tym kodzie może być także zaprogramowana jednostka miary, a także kod kreskowy czy też dodatkowy opis.
W świetle § 11 pkt 8 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące[12] , rozróżnia się następujące stawki podatku wraz z odpowiadającą im literą: A = 23%, B = 8%, C = 0%, D = 5%.
Warto zaznaczyć, iż ustawodawca w cytowanym rozporządzeniu wprowadził systematyzację urządzeń rejestrujących. W świetle § 4 wszystkie kasy dzieli się, ze względu na konstrukcję, na:
1) kasy elektroniczne – kasy z programem aplikacyjnym, posiadające własną bazę danych o towarach i usługach z możliwością jej zmiany wyłącznie poprzez zdefiniowaną funkcję niezmiennego programu aplikacyjnego kasy, czyli tak zwane kasy ECR (skrót ten pochodzi od angielskiego sformułowania elektronic cash register);
2) kasy bez programu aplikacyjnego (drukarki fiskalne, zwane tez kasami POS) – kasy sterowane przez interfejs komunikacyjny zewnętrznym programem aplikacyjnym, które nie zawierają bazy danych o towarach lub usługach, ale zawierają algorytm weryfikujący zmiany stawek podatkowych przypisanych do nazw towarów lub usług;
3) kasy komputerowe – kasy zbudowane na bazie komputera ze standardowym systemem operacyjnym z możliwością współpracy z komputerowym programem aplikacyjnym;
4) terminale kasowe – kasy bez programu aplikacyjnego, sterowane komputerowym programem aplikacyjnym uruchomionym na komputerze poza stanowiskiem sprzedaży i stanowiące wraz z nim zamknięty system kasowy;
5) kasy o zastosowaniu specjalnym – kasy, których konstrukcja i program pracy kasy uwzględniają szczególne zastosowanie tych kas i odpowiadają dodatkowym kryteriom i warunkom technicznym określonym w cytowanym rozporządzeniu; te kasy mają zastosowanie w ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami.
Warto także wyjaśnić różnicę między dwoma najważniejszymi typami urządzeń – kasą a drukarką fiskalną. Kasa jest urządzeniem do samodzielnej pracy, w której pamięć fiskalna zarządzana przez moduł aplikacyjny współpracuje z modułem fiskalnym, gdzie jest zaprogramowana baza PLU (jest to baza towarowa z przyporządkowaną stawką VAT, cenami oraz ewentualnie z kodami kreskowymi i opisami). Drukarka fiskalna posiada tylko pamięć fiskalną i może pracować wyłącznie z komputerem, na którym jest zainstalowany odpowiedni programem magazynowy. Kasa i drukarka, zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem i posiadaną homologacją, muszą posiadać możliwość rejestrowania w odpowiedni sposób sprzedaży i mieć możliwość wykonania odpowiednich raportów. Kasa ma możliwość samodzielnej sprzedaży towarów czy usług, ale muszą być one wcześniej w niej zaprogramowane.
Na rynku istnieje wiele modeli kas, które muszą jednak spełniać podstawowy warunek: mieć ważną homologację, dopuszczającą ją do rejestrowania obrotów na terenie Polski, ważną 3 lata.
Zgodnie z § 5 cytowanego już rozporządzenia Ministra Gospodarki[13] , kasa musi być zbudowana co najmniej z następujących elementów:
1) modułu fiskalnego kasy i pamięci fiskalnej, z zastrzeżeniem, iż pamięć fiskalna wbudowana jest w miejscu niedostępnym dla użytkownika kasy, umieszczona w gnieździe związanym nierozłącznie z obudową, zalanym twardą nieprzezroczystą masą oraz zabezpieczoną w sposób powodujący jego zniszczenie w momencie naruszenia, która to pamięć zapewnia rejestrację co najmniej 1830 dobowych raportów fiskalnych, 200 awaryjnych zerowań pamięci operacyjnej kasy oraz 30 zmian stawek podatku;
2) drukarki kasy, przy czym konieczne jest posiadanie minimum jednej rolki druku, choć znane są modele, w których druk odbywa się jednocześnie na dwóch rolkach – jedna dla klienta, druga dla sprzedawcy;
3) dwóch wyświetlaczy przeznaczonych do odczytu danych o wartości sprzedaży brutto – jeden dla klienta, drugi dla sprzedawcy, ;
4) zegara wskazującego datę i godzinę – ten element związany jest z koniecznością weryfikacji czasu, w jakim dokonywana jest transakcja.
W kwestii zabezpieczeń – kasa powinna mieć oprogramowanie identyfikowalne przez wersję programu i sumę kontrolną, które są wyznaczane, weryfikowane, drukowane oraz wyświetlane na wyświetlaczu kasy na żądanie operatora; wyznaczona suma kontrolna musi być porównywana z sumą kontrolną zapisaną w pamięci fiskalnej. Ponadto musi zawierać zabezpieczenia uniemożliwiające likwidację zapisów zawartych w ewidencjach i pamięci fiskalnej kasy, w szczególności z powodu braku zasilania. Ustawodawca wskazał również, iż obudowa modułu fiskalnego kasy bez programu aplikacyjnego (drukarki fiskalnej) musi być zabezpieczona osobną plombą, zakładaną przez producenta krajowego. Dodatkowe kryteria, jakie musi spełniać kasa fiskalna to zapewnienie sterowania lokalnego zintegrowanego z kasą, umożliwiającego co najmniej wydruk raportów fiskalnych dobowych i okresowych bez konieczności korzystania z dodatkowych urządzeń. Ponadto kasa powinna mieć sygnalizację zapisu każdego z 30 ostatnich, możliwych do wykonania, raportów fiskalnych dobowych.
W treści cytowanego paragrafu uregulowana została także kwestia zasilania kasy – powinna mieć zasilanie sieciowo-bateryjne, sieciowo-akumulatorowe, bateryjne lub akumulatorowe, które musi zapewnić wydruk minimum 200 paragonów fiskalnych, każdy o zawartości co najmniej 30 wierszy druku, oraz raportu fiskalnego dobowego w czasie 48 godzin od momentu zaniku zasilania sieciowego.
W zależności od modelu, kasy dzieli się także w zależności od ilości (pojemności) PLU. W tym zakresie na rynku są kasy od 500 do 60 000 PLU.
Kolejny podział dotyczy liczby możliwych do wykonania raportów dobowych. Niezależnie od omówionych wyżej, założonych przez ustawodawcę minimalnych wymogów co do wykonywania obowiązkowych 1800 raportów, na rynku występują kasy, które są w stanie wykonać nawet 2500 raportów. Pozwala to określić żywotność kasy na minimum 5 lat pracy, przy założeniu, że codziennie wykonuje się jeden raport. Warto zauważyć, iż istnieją kasy, które posiadają około 3000 lub więcej możliwości wykonania raportów dobowych, ale ze zrozumiałych podyktowanych względami rynkowymi przyczyn, producenci usuwają te udogodnienia z obrotu.
Kolejny podział kas odnosi się do liczby znaków potrzebnych do zaprogramowania nazwy PLU. Ustawa przewiduje minimum 18 znaków łącznie ze spacjami. Na rynku są kasy i drukarki, które mają możliwość edytowania nazwy składającej się z 40 znaków.
Producenci przewidują również kasy, które poza możliwością zrobienia raportów (dobowych i szczegółowych sprzedaży) mają funkcję dodatkowych raportów. Przydatne okazać się to może, gdy na kasie pracują dwie różne osoby, a przedsiębiorca chce wiedzieć, jaki utarg osiąga każda z nich.
Poza przedstawionymi podziałami, kasy różnią się także możliwościami podłączenia zewnętrznego oprogramowania magazynowego, czytnika, wag czy terminala kart płatniczych.
Zrozumiałe jest, że pełne wykorzystanie kas fiskalnych może umożliwić tylko odpowiedni program magazynowo-informatyczny. Obecnie na rynku funkcjonuje bardzo dużo programów współpracujących z kasami – zarówno w trybie on-line, jak i off-line. Programy magazynowe umożliwiły wprowadzenie VAT-u, ale jednocześnie dały potężne narzędzie właścicielowi firmy do bardziej efektywnego zarządzania swoim majątkiem – przede wszystkim dały bardzo szczegółową informację o sprzedaży poszczególnych asortymentów towarowych.
Na rynku nadwyżki podaży towarów wiadomość, co i ile się sprzedało umożliwia wnioskowanie, jak organizować zakupy, co i gdzie kupić. Z kolei bezpośrednia informacja o sprzedaży połączona z reklamą daje producentowi wiadomość o skuteczności jego działań i granicach cenowych, w których może się poruszać, co daje odpowiednie przełożenie na zysk wszystkich zainteresowanych. Na rynku istnieją bardzo proste programy informatyczne, służące wyłącznie do programowania kas, a także programy magazynowe służące do obróbki informacji o zakupach i sprzedaży. Posiadając program magazynowy z modułem księgowym można prowadzić również własną książkę przychodów i rozchodów oraz samodzielnie rozliczać się z urzędem skarbowym.
Rozpoczęcie ewidencjonowania – zakup pierwszej kasy fiskalnej
Jeżeli księgowy lub sam przedsiębiorca stwierdzili, że kasa jest niezbędna, należy policzyć, kiedy trzeba zainstalować pierwsze urządzenie. To rozwiązanie, oprócz technicznego znaczenia, wiąże się także z optymalizacją kosztową działalności firmy. Ustawodawca na podstawie art. 111 ust. 7 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług przewidział bowiem dla kupujących kasę rejestrującą ulgę podatkową na zakup i zainstalowanie urządzeń fiskalnych. Ulga to refundacja do 90% ceny zakupy kasy netto, ale nie więcej niż 700 zł. Zasady przyznawania tej ulgi zostały opisane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących[14] .
Skorzystanie z powyższej ulgi uwarunkowane jest spełnieniem określonych przesłanek:
1) Przede wszystkim przed zainstalowaniem jakiegokolwiek urządzenia należy zawiadomić urząd skarbowy o liczbie kas, które przedsiębiorca zamierza u siebie zainstalować. Powinno się dokonać tego najpóźniej przed ufiskalnieniem, czyli uruchomieniem modułu fiskalnego pierwszej zainstalowanej kasy.
2) Należy obowiązkowo zawiadomić właściwy urząd skarbowy w przeciągu 7 dni o ufiskalnieniu każdej z kas.
3) Z zakupionych urządzeń fiskalnych należy korzystać przez minimum 3 lata.
4) Obowiązkowe jest poddawanie kas przeglądom serwisowym.
5) Kasy muszą zostać zainstalowane w odpowiednim ustawowym terminie, czyli nie można dopuścić do sytuacji, w której po przekroczeniu podanego przez Ministerstwo Finansów kryterium obrotów przedsiębiorca nie będzie posiadać kasy.
6) W czasie zakupu kasa musi posiadać ważną homologację. Przy występowaniu o zwrot, należy przedstawić także oryginał faktury wraz z dowodem zapłaty.
Naruszenie któregokolwiek z wymienionych punktów może spowodować, że urząd skarbowy zażąda zwrotu ulgi w całości. Ulga to prawo do odliczenia podatku VAT zawartego w cenie kasy, a także zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Powyższe potwierdzone zostało w licznych stanowiskach Izb Skarbowych. Jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Poznaniu w piśmie z dnia 18 czerwca 2010 r.: „Odliczenia mogą dokonać podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie nie później[15] niż w obowiązujących ich terminach, przy użyciu kas rejestrujących spełniających wymagania określone w przepisach dotyczących kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania”.
Podatnik, który korzysta z karty podatkowej lub nie jest podatnikiem podatku od towarów i usług, może wystąpić o zwrot ulgi na swoje konto bankowe jednocześnie przedstawiając poniższe dokumenty:
1) oryginał faktury zakupu kasy wraz z dowodem zapłaty,
2) potwierdzenie ufiskalnienia kasy przez autoryzowany serwis, co potwierdzane jest poprzez przedstawienie prawidłowo uzupełnionej książki serwisowej kasy fiskalnej,
3) numer konta bankowego.
Podatnicy są zobowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących w przypadkach, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:
1) zaprzestaną działalności,
2) nastąpi otwarcie likwidacji,
3) zostanie ogłoszona upadłość,
4) nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału), a następca prawny nie będzie dokonywał sprzedaży towarów lub usług.
Tutaj bardzo ważna uwaga: kasę należy posiadać w każdym miejscu, gdzie odbywają się transakcje. Jedną z zasad, która obowiązuje podczas pracy z użyciem kasie rejestrującej jest to, że klient musi widzieć, że transakcja jest rejestrowana i musi otrzymać jako dowód paragon, którego jednak nie musi wziąć. Tak więc należy odpowiednio przemyśleć organizację pracy i skalkulować potrzeby firmy z kosztami zakupu kas, mając na uwadze wskazane dofinansowanie. Z tych względów przedsiębiorca z sektora kreatywnego musi przemyśleć, czy dobrym rozwiązaniem nie byłby zakup kasy przenośnej, szczególnie jeśli wystawia on produkty np. na wystawach.
Zgodnie z przepisami, należy przechowywać wszelkie wydruki fiskalne wraz kopiami paragonów przez okres 5 lat podatkowych (6 lat kalendarzowych). Od 3 lat w sprzedaży są kasy i drukarki z wersją zapisu w pamięci elektronicznej, a więc całe archiwum znajduje się na karcie SD, a nie na papierze. Takie rozwiązanie, zważywszy na ułomność i kruchość wydruków papierowych, wydaje się rozwiązaniem wyjątkowo korzystnym.
Najnowsza technologia daje konstruktorom urządzeń fiskalnym niesamowite możliwości zastosowania różnych dodatkowych „gadżetów”, których celem jest usprawnienie pracy sprzedawcy. Standardem jest w tej chwili pojemność 3000 PLU, możliwość podłączenie komputera i czytnika. W kasach systemowych obowiązkowo występuje już LAN oraz USB w celu przyspieszenia transmisji. Wprowadzenie LAN, a więc połączenia sieciowego po wewnętrznej sieci komputerowej, oznacza łączność off-line, co przy odpowiednim programie magazynowym umożliwia właścicielowi bądź osobie upoważnionej bieżące kontrolowanie stanu magazynowego. Podłączenie z kolei sieci do routera, a więc internetu umożliwia sterowanie kasą praktycznie z każdego miejsca na świecie. Można również dodatkowo wysyłać krótkie wiadomości tekstowe na wyświetlacz na kasie. Takie rozwiązanie spotka się z pewnością z zainteresowaniem przedsiębiorców, którzy często podróżują i będąc np. na targach, chcą sprawdzić obroty czy też stan magazynowy w „stacjonarnym sklepie”. Z rozwiązań stosunkowo nowych technicznie należy wymienić także akceptację kart płatniczych, możliwość udzielenia rabatu i umożliwienie zbierania wszelkiego rodzaju towarzyszących punktów i bonusów, wypłacanie pieniędzy bezpośrednio z kasy jak z bankomatu czy też kredytowanie zakupów. Rozwiązaniami, które cieszą się dużą popularnością, są przyjmowanie płatności za prąd/telefon, doładowywanie telefonów komórkowych czy opłacanie rachunków za internet.
Paragon fiskalny jako element ewidencji sprzedaży
Jeżeli przedsiębiorca ma małą firmę usługową, w której świadczy np. usługę rysowania portretów, jego wybór powinien się koncentrować na najtańszych, najprostszych kasach. Problem zaczyna się wtedy, gdy tych usług lub towarów jest znacznie więcej, w szczególności w świetle nowelizacji dotyczącej zapisów na paragonie fiskalnym. Jeśli więc wskazany przedsiębiorca nie tylko maluje portrety, ale dodatkowo posiada koło garncarskie, na którym wylepia garnki, a także prowadzi działalność w zakresie produkcji pamiątek, wówczas powinien wybrać kasę posiadającą znacznie więcej możliwości i funkcji.
Warto także zwrócić uwagę na rolę paragonu fiskalnego w obrocie gospodarczym. W świetle ostatnich zmian przepisów, a zwłaszcza cytowanego rozporządzenia Ministra Gospodarki, treść paragonu fiskalnego uległa radykalnemu rozszerzeniu. Zgodnie z § 8 musi on zawierać co najmniej:
1) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
2) numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
3) kolejny numer wydruku,
4) datę oraz godzinę i minutę sprzedaży,
5) oznaczenie „paragon fiskalny”,
6) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację,
7) cenę jednostkową towaru lub usługi,
8) ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku,
9) wartość rabatów lub narzutów, o ile występują,
10) wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów,
11) wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,
12) łączną kwotę podatku,
13) łączną kwotę sprzedaży brutto,
14) oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto,
15) kolejny numer paragonu fiskalnego,
16) numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
17) numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) – na żądanie nabywcy,
18) logo fiskalne i unikatowy numer kasy.
Paragon fiskalny musi być czytelny i umożliwić nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej transakcji. Może także zawierać – w miejscu określonym dla nazwy – opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy. Informacje zawarte na paragonie fiskalnym powinny znajdować się właśnie w wymienionej wyżej kolejności, z wyjątkiem informacji o dacie oraz godzinie i minucie sprzedaży, a logo fiskalne i numer unikatowy kasy muszą być umieszczone centralnie w ostatniej linii paragonu fiskalnego.
Należy zwrócić uwagę na wymóg, by każdy wydruk posiadał nie tylko kolejny numer fiskalny/niefiskalny, ale również dokładną datę i godzinę. Wymaganie to spowodowane jest koniecznością zwiększenia bezpieczeństwa rejestracji transakcji i uniemożliwienia manipulacji danymi fiskalnymi zapisywanymi w pamięci fiskalnej poprzez zmianę ustawienia zegara. Dla podatnika oznacza to, że wszelkie zmiany czasu są dopuszczalne tylko w zakresie 1 godziny na dobę, i tylko po raporcie dobowym fiskalnym. Prawie wszędzie stosowane są już terminale kart płatniczych, więc fakt i czas dokonania płatności kartą musi się zgadzać z czasem dokonania tej czynności na kasie fiskalnej.
Wskazane wyżej elementy, takie jak nagłówek czy NIP, są rzeczami oczywistymi, które nie wymagają bliższego doprecyzowania. Warto jednak zwrócić uwagę na znajdujący się na początku paragonu pod nagłówkiem NIP-u oraz drukowane na końcu każdego paragonu logo fiskalne – stylizowane PLU z numerem unikatowym, przynależnym tylko do tej wyłącznie kasy. Warto wiedzieć, że za pomocą tych dwóch numerów – NIP-u oraz loga fiskalnego można zidentyfikować dokładnie każdego podatnika.
Wartym przybliżenia zagadnieniem jest sposób zapisu nazwy towaru i usługi. Przed modyfikacją przepisów dopuszczalne było programowanie nazw towarów w sposób ogólnikowy, np. pieczywo, pamiątka czy wyrób garncarski. Teraz to rozwiązanie jest niedopuszczalne. Obecnie należy odpowiednio zaprogramować znacznie szerszy opis produktu: „bułka zwykła”, „butelka ozdobna 1 litr” czy „dzbanek gliniany”. Wskutek dokonanych zmian z poprzednio zaprogramowanych 30–60 kodów przedsiębiorca może potrzebować kasy ze znacznie większą liczbą kodów PLU. Może zdarzyć się tak, że mały sklep musi mieć już kasę, w której pojemność kodów wynosi minimum 5000 PLU, choć w latach poprzednich całkowicie wystarczającym rozwiązaniem była kasa posiadająca około 500 takich kodów. W związku z tym, że podatnicy posiadają jeszcze dużo kas starszej generacji, Ministerstwo Finansów w ostatnich komunikatach nieco złagodziło rygor programowania, dostosowując go do możliwości technicznych posiadanych urządzeń.
Zgodnie z § 33 ww. rozporządzenia, podatnicy użytkujący kasy, które zostały nabyte w okresie ważności decyzji ministra właściwego do spraw finansów publicznych, wydanej na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania[16] , mogą je nadal stosować do prowadzenia ewidencji po upływie tego okresu, pod warunkiem że kasy te zapewniają prawidłowość rozliczeń podatnika. W praktyce oznacza to, że podatnik mający starą kasę, która ma jeszcze możliwość wykonania odpowiedniej liczby raportów oraz której pamięć fiskalna nie jest pełna, nie jest zobowiązany do natychmiastowej wymiany kasy by dostosować się do nowych wymagań.
Warto także zwrócić uwagę, iż Ministerstwo Finansów w piśmie dotyczącym „jednoznacznej nazwy na paragonie fiskalnym”[17] podkreśla, iż w wypadku mniej zaawansowanych technologicznie kas należy tak je zaprogramować, aby w pełni wykorzystać dotychczasowe możliwości techniczne i programowe. Jeżeli więc w kasie zabraknie PLU, aby zdefiniować każdy towar osobno, można zastosować grupy towarowe zbliżone do siebie asortymentowo, np. swetry, torebki itp. Dla ministerstwa jest zrozumiałym, że taki podatnik zapewni inny poziom szczegółowości nazwy towarów na paragonie, niż podatnik prowadzący taką samą działalność, lecz stosujący do ewidencji system komputerowy, np. wykorzystujący funkcje kodów kreskowych.
Również wtedy, gdy podatnicy, którzy nie dysponują kasą rejestrującą o odpowiednich możliwościach technicznych pozwalających na częstą zmianę asortymentu oferowanych towarów lub usług, powinni dostosować używane nazewnictwo do specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej.
Wskutek zmian przepisów dość częstym błędem stosowanym obecnie przez przedsiębiorców jest twierdzenie, że gdy wartość zakupu towaru lub usługi nie przekracza 450 zł brutto, wystarczającym dokumentem dla kupującego jest paragon. Niestety, jest to tylko częściowo prawdą, ponieważ jest to możliwe tylko gdy na paragonie fiskalnym będzie możliwość wskazania odbiorcy – identyfikowalnego przynajmniej na podstawie podanego przez niego numeru NIP. Obecnie można więc paragony do kwoty 450 zł traktować jak faktury w ramach tak zwanej „uproszczonej rachunkowości”, o ile zostanie na nich umieszczony numer NIP kupującego usługę lub towar. Posiadanie takiej kasy nie jest jednak obligatoryjne. Na dzień sporządzania niniejszego opracowania dopiero jeden model kasy obecnej na rynku daje taką możliwość. Ta uwaga nie dotyczy drukarek fiskalnych, gdzie praktycznie każdy model ma taką możliwość. Jeżeli podatnik nie ma możliwości wydrukowania wspomnianego paragonu, wówczas może wystawić tradycyjną fakturę VAT. Brak zaś tego rozwiązania nie musi być przyczyną wymiany posiadanej kasy.
Podsumowując: kasa fiskalna to urządzenie, które prawdopodobnie będzie musiał posiadać każdy przedsiębiorca. Warto przed jej zakupem solidnie przemyśleć swój wybór, tak aby odpowiadała nie tylko możliwościom finansowym, ale i rzeczywistym, codziennym potrzebom.
Przypisy