« Powrót

Podrozdział 1. Dokumentacja związana z zatrudnianiem pracownika



Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, akt osobowych pracowników oraz przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy ). Sposób prowadzenia wspomnianej dokumentacji określa rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika . Obowiązek ten nie zależy od liczby zatrudnionych osób, co oznacza, że nawet przy jednym pracowniku pracodawca musi taką dokumentację prowadzić i robić to zgodnie z przepisami.
Akta osobowe zawierają dokumenty niezbędne do identyfikacji poszczególnych pracowników, np. kwestionariusz osobowy, dokumenty potwierdzające ich kwalifikacje do wykonywania pracy na danym stanowisku (np. odpis dyplomu ukończenia wyższych studiów), oraz dokumenty niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych, np. długość stażu urlopowego. W aktach zgromadzone są dokumenty przedstawiające całą historię zawodową zatrudnionego pracownika i ich zniszczenie może powodować dla pracownika bardzo negatywne skutki. Utrata dokumentów potwierdzająca konkretny okres zatrudnienia może utrudnić lub nawet uniemożliwić pracownikowi udowodnienie, że rzeczywiście wykonywał pracę w danym zakładzie pracy, w szczególności gdy zakład został zlikwidowany, a od zatrudnienia upłynęło wiele lat. W konsekwencji pracownik może przez to stracić niektóre uprawnienia pracownicze lub ubezpieczeniowe .
Dokumentacja podjęcia pracy przez pracownika
Zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) imiona rodziców;
3) datę urodzenia;
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5) wykształcenie;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Pracodawca nie musi:
• informować urzędu pracy o wolnych miejscach zatrudnienia;
• uzyskiwać od kandydata do pracy informacji o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych;
• powiadamiać urzędu pracy o zatrudnieniu osoby zarejestrowanej jako bezrobotna .
Natomiast tylko od pracownika pracodawca ma prawo żądać podania, niezależnie od wskazanych danych, także:
1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).
Na podstawie rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:
• wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
• świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego;
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób pracowników bądź kandydatów na dane stanowisko pracy.
Pracodawca może także żądać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów, np. zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego.
Ochrona danych osobowych
W zakresie nieuregulowanym przepisami Kodeksu pracy do danych osobowych przedstawianych przez pracownika pracodawcy stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych .
Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych zabrania się przetwarzania danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Jednakże przetwarzanie danych jest dopuszczalne, jeżeli:
1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę na piśmie, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;
2) przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby, której dane dotyczą, i stwarza pełne gwarancje ich ochrony;
3) przetwarzanie takich danych jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby, gdy osoba, której dane dotyczą, nie jest fizycznie lub prawnie zdolna do wyrażenia zgody, do czasu ustanowienia opiekuna prawnego lub kuratora;
4) jest to niezbędne do wykonania statutowych zadań kościołów i innych związków wyznaniowych, stowarzyszeń, fundacji lub innych niezarobkowych organizacji lub instytucji o celach politycznych, naukowych, religijnych, filozoficznych lub związkowych, pod warunkiem że przetwarzanie danych dotyczy wyłącznie członków tych organizacji lub instytucji albo osób utrzymujących z nimi stałe kontakty w związku z ich działalnością i zapewnione są pełne gwarancje ochrony przetwarzanych danych;
5) przetwarzanie dotyczy danych, które są niezbędne do dochodzenia praw przed sądem;
6) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadań administratora danych odnoszących się do zatrudnienia pracowników i innych osób, a zakres przetwarzanych danych jest określony w ustawie;
7) przetwarzanie jest prowadzone w celu ochrony stanu zdrowia, świadczenia usług medycznych lub leczenia pacjentów przez osoby trudniące się zawodowo leczeniem lub świadczeniem innych usług medycznych, zarządzania udzielaniem usług medycznych i są stworzone pełne gwarancje ochrony danych osobowych;
8) przetwarzanie dotyczy danych, które zostały podane do wiadomości publicznej przez osobę, której one dotyczą;
9) jest to niezbędne do prowadzenia badań naukowych, w tym do przygotowania rozprawy wymaganej do uzyskania dyplomu ukończenia szkoły wyższej lub stopnia naukowego; publikowanie wyników badań naukowych nie może następować w sposób umożliwiający identyfikację osób, których dane zostały przetworzone;
10) przetwarzanie danych jest prowadzone przez stronę w celu realizacji praw i obowiązków wynikających z orzeczenia wydanego w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.
Prowadząc dokumentację pracowniczą i zarządzając zebranymi danymi, pracodawca wypełnia obowiązki administratora zbioru danych osobowych. Pracodawcy jako administratorzy danych zostali jednak zwolnieni z obowiązku rejestracji zbioru danych do ogólnokrajowego rejestru prowadzonego przez Generalnego Inspektora Danych Osobowych. Pracodawca przetwarzając dane, powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów pracowników, których one dotyczą. W szczególności ma on obowiązek zapewnić, aby dane były:
• przetwarzane zgodnie z prawem;
• zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów;
• niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z celami, dla których zostały zebrane (w tym przypadku celem jest zatrudnienie);
• przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej jednak, niż jest to potrzebne do osiągnięcia celu przetwarzania .
Dane osobowe, których można żądać od pracownika
Podstawą założenia akt osobowych pracownikowi jest zawarcie umowy o pracę. Pracodawca sporządza umowę o pracę co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych. Taką samą zasadę stosuje się odpowiednio do pisemnego potwierdzenia przez pracodawcę rodzaju umowy o pracę zawartej z pracownikiem i warunków tej umowy. Potwierdzenie to doręcza się pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru.
Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, z informacją dodatkową o warunkach zatrudnienia oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a także z obwieszczeniem zawierającym informacje dotyczące systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy (o ile informacje te wynikają z obwieszczenia, a nie np. z regulaminu pracy).
Jeżeli zachodzi taka potrzeba, pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika wystawia legitymację służbową, przepustkę albo inny dokument upoważniający pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem.
Jeżeli natomiast świadectwo pracy przedłożone przez pracownika zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo.
Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może natomiast żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.
Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Składają się one z trzech części i obejmują:
• część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
• część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
• część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
W części A pracodawca kompletuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, określone w przepisach § 1 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, a mianowicie:
• wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
• świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego;
• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów;
• a także dodatkowe dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe pracownika, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
W części B powinny się znaleźć dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
• umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę;
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;
• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem pracy, informacją dodatkową oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a także z obwieszczeniem zawierającym informacje dotyczące systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy;
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 Kodeksu pracy;
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się;
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych;
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej;
• pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego;
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy;
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi;
• umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy;
• wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy);
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;
• korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy;
• informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.
Z kolei w części C pracodawca gromadzi dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
• dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy);
• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy;
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Przepisy Kodeksu pracy tak naprawdę mówią o dwóch różnych obowiązkach pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej. Czym innym jest bowiem prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, a czym innym prowadzenie akt osobowych pracowników .
Akta osobowe są prowadzone oddzielnie dla każdego z zatrudnionych pracowników, a ich zawartość została ściśle określona przepisami prawa. Natomiast dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmuje poszczególne dokumenty, których nie obejmują akta osobowe pracownika, i które – podobnie jak te akta – zakładane są i prowadzone odrębnie dla każdego pracownika. Nie podlegają one jednak takim rygorom formalnym, jak akta osobowe . Dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika. Obejmuje ona:
1) kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych);
2) imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą;
3) kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Ponadto przepisy wskazują na obowiązek prowadzenia innej dokumentacji, która nie mieści się w pojęciu akt osobowych ani dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Zgodnie z § 7 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami. Dokumentacja ta nie mieści się w pojęciu akt osobowych ani dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, ma charakter zbiorczy i dotyczy wszystkich pracowników zatrudnionych u pracodawcy. Dokumenty te, łącznie z aktami osobowymi i dokumentacją związaną ze stosunkiem pracy, mieszczą się jednak w ogólnym pojęciu dokumentacji związanej z zatrudnianiem pracowników .
W sytuacji określonej w art. 231 Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika.
Przepisy rozporządzenia dotyczące dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę stosuje się odpowiednio w razie nawiązania stosunku pracy na podstawie innych aktów niż umowa o pracę, z zastrzeżeniem odrębności wynikających z tych aktów.
W celu prawidłowego prowadzenia akt osobowych należy stosować następujące zasady:
1. W aktach osobowych powinny znajdować się dokumenty dotyczące tylko jednego pracownika.
2. Każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.
3. Dokumenty w każdej części powinny być ponumerowane i ułożone chronologicznie.
4. W aktach powinny znajdować się kopie lub odpisy dokumentów, z wyjątkiem następujących dokumentów, które powinny być w oryginale:
• umowy o pracę oraz jej zmiany dokonane za porozumieniem stron lub za wypowiedzeniem zmieniającym;
• pisemnego potwierdzenia warunków umowy o pracę;
• pisemnego potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z regulaminem pracy, informacją dodatkową oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a także z obwieszczeniem zawierającym informacje dotyczące systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy;
• zaświadczeń o ukończeniu szkoleń bhp;
• oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka do czterech lat o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich;
• orzeczeń lekarskich wydanych w związku z przeprowadzanymi badaniami profilaktycznymi;
• wniosków pracownika dotyczących czasu pracy i urlopów wychowawczych oraz bezpłatnych;
• umów o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy oraz po jego zakończeniu, jeżeli strony zawarły takie umowy;
• oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę .
Profilaktyczne badania lekarskie
Osoby przyjmowane do pracy podlegają obowiązkowym badaniom lekarskim. Zgodnie z art. art. 229 Kodeksu pracy należy rozróżnić badania:
• wstępne;
• okresowe;
• kontrolne.
Wstępnym badaniom lekarskim podlegają:
1) osoby przyjmowane do pracy;
2) pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.
Celem badań wstępnych jest ustalenie, czy praca danego rodzaju, którą wykonywać ma kandydat, nie zagraża zdrowiu tej osoby. W związku z tym wstępnym badaniom podlegają wszystkie osoby przyjmowane do pracy, niezależnie od tego, czy posiadają wyniki badań lekarskich z poprzedniego miejsca pracy . Badaniom wstępnym nie podlegają jednak osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Szczegóły dotyczące przeprowadzania badań lekarskich uregulowane zostały w rozporządzeniu wykonawczym z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy .
Lista najważniejszych czynności związanych z przyjęciem pracownika do pracy :
Czynność
Termin
Dokument
Skierowanie pracownika na wstępne badania lekarskie
Przed podpisaniem umowy o pracę
Skierowanie na badania lekarskie
Zawarcie umowy o pracę
Przed przystąpieniem do pracy. Gdy umowy nie zawarto na piśmie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, pisemne potwierdzenie dla pracownika stron umowy, jej rodzaju oraz warunków zatrudnienia
Umowa o pracę lub pisemne potwierdzenie jej zawarcia
Zapoznanie pracownika z zakresem czynności
W trakcie zawierania umowy o pracę lub w pierwszych dniach zatrudnienia
Załącznik do umowy o pracę lub pisemna informacja o zakresie czynności – nie jest to jednak obowiązek. Z zakresem czynności można zapoznać pracownika również ustnie
Zapoznanie pracownika z treścią regulaminu pracy
Przed rozpoczęciem pracy
Oświadczenie na piśmie o zapoznaniu się z regulaminem pracy
Zapoznanie pracownika z informacjami objętymi tajemnicą
Przed rozpoczęciem pracy
Pisemne potwierdzenie o zapoznaniu się z tymi informacjami
Przeszkolenie pracownika w zakresie bhp
Przed rozpoczęciem pracy
Karta szkolenia wstępnego
Poinformowanie pracownika o sposobie wykonania pracy na danym stanowisku
Przed rozpoczęciem pracy
Instrukcja organizacji pracy na danym stanowisku
Przekazanie pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia
W ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę
Informacja o warunkach zatrudnienia
Zapoznanie pracownika z przepisami dotyczącymi równego traktowania w zatrudnieniu
Przed rozpoczęciem pracy
Udostępnienie tekstu przepisów
Poinformowanie o sposobie wypłaty pensji i odebranie zgody na przelewanie wynagrodzenia na rachunek bankowy
W pierwszych dniach pracy
Pisemna zgoda na przelewanie pensji
Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego
W ciągu siedmiu dni od daty podpisania umowy o pracę
Formularz ZUS ZUA
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie reguluje kwestii przechowywania dokumentacji pracowniczej, tylko w osobnej ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach . Zgodnie z art. 51u ustawy o archiwach dokumentacja związana z zatrudnieniem pracownika powinna być przechowywana przez pracodawcę przez okres 50 lat liczony:
1) od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;
2) od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.
Jeżeli pracodawca, który podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub CEIDG, nie ma środków finansowych na wskazany okres przechowywania dokumentów, wówczas może wystąpić do sądu rejestrowego z wnioskiem o stwierdzenie niemożności ich zabezpieczenia na wymagany czas przechowywania. Jeżeli sąd zaakceptuje wniosek i wyda odpowiednie postanowienie, dokumentację przejmie archiwum państwowe. Przed wydaniem postanowienia sąd rejestrowy zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy w sprawie stanu majątkowego wnioskodawcy.
Uporządkowanie obejmuje konieczność ułożenia dokumentów w poszczególnych teczkach w sposób chronologiczny, opisanie ich, opatrzenie ewidencją oraz techniczne zabezpieczenie. Wynika to z art. 51u ust. 6 ustawy o archiwach.

Informację o firmach zajmujących się odpłatnym przechowywaniem dokumentów można uzyskać w Archiwum Państwowym. Podmioty, które mogą przejąć obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej, są zróżnicowane w zależności od rodzaju pracodawcy. W przypadku likwidacji zakładu pracy dokumentację pracowniczą może przejąć jego następca prawny, organ założycielski lub nadrzędny. Jeżeli pracodawcą była spółdzielnia, likwidator spółdzielni powinien przekazać dokumentację związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia, lub, w przypadku braku takiego związku, Krajowej Radzie Spółdzielczej. Firma prywatna może przekazać dokumentację do przechowywania podmiotom, które zajmują się tym za odpłatnością .
Obowiązek wydania świadectwa pracy
Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, czyli podstawowy dokument pracowniczy dokumentujący okres zatrudnienia u danego pracodawcy. W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.
Zgodnie z § 1 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania w świadectwie pracy, oprócz informacji określonych w art. 97 § 2 Kodeksu pracy, zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, dotyczące:
• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
• podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy;
• urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;
• należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych;
• okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
• wykorzystanego urlopu wychowawczego;
• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy;
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361§ 1 Kodeksu pracy;
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
• okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
• danych, które są zamieszczane na żądanie pracownika.
Jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy, pracodawca jest obowiązany wydać mu świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów.
Świadectwo pracy wydaje się w dniu upływu terminu, o którym mowa w art. 97 § 11 Kodeksu pracy, czyli w ostatnim dniu ostatniej z umów na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy. Jeżeli jednak rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę nawiązanej przed upływem 24 miesięcy przypada po upływie tego terminu, świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy o pracę. Taki pracownik może jednak w każdym czasie żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej umowy o pracę wymienionej w tym przepisie lub świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania wydania świadectwa pracy. Pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika.
Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Pracownik może w ciągu siedmiu dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu siedmiu dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy.
Błędy w prowadzonej dokumentacji pracowniczej
W praktyce do najczęściej popełnianych błędów przy tworzeniu i prowadzeniu akt osobowych należą:
• brak chronologii w dokumentach;
• brak podziału na części A, B i C;
• umieszczanie dokumentów w niewłaściwej części akt;
• brak numeracji na wszystkich lub niektórych kartach;
• przechowywanie oryginalnych dokumentów, takich jak np. świadectwa szkolne;
• przechowywanie dokumentów dotyczących kar porządkowych po upływie roku nienagannej pracy .
Za błędne prowadzenie akt osobowych mogą grozić pracodawcy sankcje. Zgodnie z art. 281 pkt 6 i 7 Kodeksu pracy, kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników lub pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Przypisy
Bibliografia
Wykaz zalecanej literatury:
1) L. Florek, T. Zieliński, Prawo pracy, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2006.
2) Prawo pracy 2010, red. K. Jaśkowski, Wydawnictwo Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2010.
3) Kodeks pracy. Komentarz, red. W. Muszalski, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2013.
4) M. Barzycka-Banaszczyk, Prawo pracy, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2010.
5) M. Gadomska, G. Ordak, Prawo pracy z komentarzem, część 2, Presspublika Sp. z o.o., Warszawa 2011.
6) T. Liszt, Prawo pracy, Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis, Warszawa 2004.
7) C. Bodek, A. Lankamer-Prasołek i in., Kontrola pracodawcy przez Państwową Inspekcję Pracy, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2009.
8) J. Wratny, Kodeks pracy. Komentarz, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2013.
9) Kodeks pracy. Komentarz dla praktyków, red. A. Patulski, G. Orłowski, ODDK – Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk 2013.
10) Regulaminy i procedury w zakładzie pracy, red. E. Drzewiecka, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2009.
11) A. Barczewska, Dokumentacja pracownicza w archiwum pracodawcy, http://www.gofin.pl/17,2,101,102707,dokumentacja-pracownicza-w-archiwum-pracodawcy.html (odczyt z 03.11.2013).
12) Kodeks pracy. Komentarz, red. W.K. Baran, Wydawnictwo Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2012.
13) M.A. Świątkowski, Kodeks pracy. Komentarz, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2012.
14) W. Sanetra, J. Iwulski, Kodeks pracy. Komentarz, Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis, Warszawa 2013.
15) R. Mroczkowska, P. Potocka-Szmoń, Dokumentacja pracownicza 2010, ODDK – Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk 2010.

Wykaz adresów internetowych (odczyt z dnia 04.11.2013):

1) Dokumentacja pracownicza w archiwum pracodawcy, http://www.gofin.pl/17,2,101,102707,dokumentacja-pracownicza-w-archiwum-pracodawcy.html.
2) Dokumentacja pracownicza związana z przyjęciem do pracy, http://www.bielsko.biala.pl/firmy/porady/11/dokumentacja-pracownicza-zwiazana-z-przyjeciem-do-pracy.
3) Jak zabezpieczyć dokumentację pracowniczą, http://kadry.infor.pl/zatrudnienie/dokumentacja-pracownicza/255778,Jak-zabezpieczyc-dokumentacje-pracownicza.html.
4) Świadectwo pracy – wzory praktyczne, http://www.druki.gofin.pl/wzor,68,48,swiadectwo-pracy.html.
5) Co powinno zawierać świadectwo pracy, http://www.infor.pl/prawo/praca/rozwiazanie-umowy/311932,Co-powinno-zawierac-swiadectwo-pracy.html.
6) Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, http://www.podatki.biz/sn_autoryzacja/logowanie.php5/artykuly/prowadzenie-dokumentacji-pracownikow-w-formie-elektronicznej_14_19819.htm?idDzialu=14&idArtykulu=19819.