Podrozdział 4. Telepraca

Postęp techniczny i rozwój komunikacji elektronicznej spowodował rozwój nowej formy wykonywania pracy poza siedzibą pracodawcy – w postaci telepracy. Przybiera ona formę pracy pracownika w jego domu wyposażonym w odpowiednie środki łączności, co ma dla niego znaczenie zwłaszcza ze względów rodzinnych, z powodu niepełnosprawności, łączenia pracy z nauką itd.
Dlatego też Kodeks pracy został uzupełniony o nową formę realizacji stosunku pracy w postaci telepracy. W dniu 16 października 2007 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzająca do polskiego systemu prawnego telepracę, czyli możliwość wykonywania pracy na odległość poza macierzystym zakładem pracy.
Zgodnie z ustawową definicją zawartą w art. 675 Kodeksu pracy telepraca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych telepracy i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Za środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki określone w art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną . Są to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczta elektroniczna.
Stosunek pracy w formie telepracy charakteryzuje się trzema cechami:
1) jest wykonywany poza zakładem pracy (w innym miejscu niż siedziba pracodawcy);
2) jest wykonywany w sposób regularny;
3) jest wykonywany za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej .
Można wyróżnić następujące odmiany telepracy:
• telepraca domowa (home based teleworking) wykonywana jest w większości (lub w całości) poza biurem, w domu lub innym swobodnie wybranym miejscu;
• telepraca mobilna (nomadic teleworking) obejmuje personel, który większą część dnia roboczego spędza poza siedzibą pracodawcy, posługując się telefonem komórkowym, laptopem itp. Do grupy tej należą handlowcy, agenci ubezpieczeniowi itp.;
• telepraca sporadyczna (ad hoc teleworking) wykonywana jest w pewnych określonych przypadkach poza siedzibą pracodawcy (np. w domu) przez pracowników, którzy w normalnych warunkach wykonują pracę w sposób tradycyjny. Grupa ta obejmować może także telepracę wykonywaną jako dodatkowe zajęcie .
Telepraca pozwala uzyskać pracę osobom, dla których tradycyjna forma zarobkowania, związana ściśle z koniecznością dojazdu do zakładu pracy i przebywania w nim przez dużą część dnia, jest bardzo utrudniona albo wręcz niemożliwa. Stwarza ona, co jest najczęściej podkreślane, szansę na uzyskanie pracy przez osoby niepełnosprawne, ale także przez osoby wychowujące dzieci i mieszkańców małych miejscowości.
Ze względu na specyfikę telepraca może być stosowana tylko w niektórych zawodach, takich jak: grafik, projektant stron internetowych, księgowy, redaktor, dziennikarz, tłumacz, architekt, ankieter, artysta, analityk czy naukowiec .
Telepraca może być szczególnie korzystna dla pracowników niepełnosprawnych, którzy dzięki temu mogą znaleźć pracę i w pełni realizować się zawodowo. Zgodnie z art. 4 ust. 5 i 6 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych zaliczenie do znacznego albo umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie wyklucza możliwości zatrudnienia tej osoby u pracodawcy niezapewniającego warunków pracy chronionej, w przypadkach:
• przystosowania przez pracodawcę stanowiska pracy do potrzeb osoby niepełnosprawnej;
• zatrudnienia w formie telepracy.
Oznacza to, że ustawodawca wprost przewidział możliwość pracy osób niepełnosprawnych w formie telepracy, bez konieczności zatrudniania ich w zakładach pracy chronionej.
Zalety i wady telepracy :

	Pracodawca	Pracownik
Potencjalne zalety	·zmniejszenie przestrzeni biurowej ·zmniejszenie kosztów wynikających z pobytu pracownika w zakładzie pracy ·zmniejszenie liczby personelu ·zmniejszony problem nadgodzin i dyżurów ·osiąganie efektu pracy pracownika	·mniejsze koszty materialne i czasowe pracy (brak dojazdów do pracy) ·możliwość wyboru dogodnego czasu wykonywania pracy ·łatwe łączenie pracy z innymi obowiązkami ·większa możliwość świadczenia pracy przez osoby z różnych względów mniej mobilne (np. niepełnosprawni, osoby opiekujące się małymi dziećmi lub przewlekle chorymi członkami rodziny) ·zwiększony geograficznie krąg pracodawców, z którymi można współpracować
Potencjalne zagrożenia	·znacznie zmniejszona możliwość kontroli pracownika i organizowania jego pracy ·problem ze zorganizowaniem współpracy w ramach zespołu pracowników	·konieczność samoorganizacji pracy ·ograniczenie kontaktów z innymi pracownikami ·negatywny wpływ pracy na życie rodzinne i domowe

W praktyce mogą się jednak pojawić wątpliwości, czy w każdym zawodzie można wykonywać pracę w formie telepracy. Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy w kontekście wykonywania telepracy przez przedstawicieli handlowych stwierdził, że zależy to od tego, czy praca wykonywana jest z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Jeśli bowiem zadania tego pracownika obejmują np. poszukiwanie klientów firmy drogą elektroniczną czy też z wykorzystaniem telefonu albo sprzedaż produktów pracodawcy następuje za pośrednictwem sieci internetowej, to należy przyjąć, że zatrudnienie tego pracownika w formie telepracy jest prawnie dopuszczalne. Inaczej będzie jednak w przypadku typowych przedstawicieli handlowych, których praca polega na pracy w terenie i wyjazdach do klientów pracodawcy czy poszukiwaniu potencjalnych klientów w formie kontaktów bezpośrednich. Takie świadczenie pracy, zdaniem departamentu, nie może być uznane za wykonywanie jej z wykorzystywaniem środków komunikacji elektronicznej, gdyż jej istotą jest budowanie osobistych relacji z dotychczasowymi i potencjalnymi klientami. Tym samym praca ta nie może być świadczona w formie telepracy. Nie zmienia tego również fakt przekazywania do siedziby pracodawcy drogą elektroniczną codziennych raportów, np. o liczbie odbytych spotkań czy przyjętych zamówieniach, ponieważ nie jest to zmaterializowany wynik ich pracy, a raczej swoiste sprawozdanie z wykonanych zadań .
Kodeks pracy nie uzależnia telepracy od rodzaju umowy o pracę, a więc może mieć miejsce zarówno w stosunku do umowy na czas nieokreślony, na czas określony (również na zastępstwo), jak i na czas wykonywania określonej pracy czy na okres próbny .
Zasady wykonywania pracy w warunkach telepracy
Warunki stosowania telepracy przez pracodawcę powinny zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a Kodeksu pracy.
Obie strony mają 30 dni na zawarcie porozumienia, licząc od dnia przedstawienia jego projektu związkom zawodowym przez pracodawcę. Jeżeli w tym terminie nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca określi warunki stosowania telepracy w wydanym przez siebie regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.
Z kolei jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, warunki stosowania telepracy określa pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Porozumienie (regulamin) ma za zadanie określenie warunków telepracy. Powinny się tam znaleźć postanowienia dotyczące: dobrowolności podjęcia telepracy, równości w traktowaniu z pozostałymi pracownikami, zwłaszcza w dostępie do szkolenia, niezmienny charakter zatrudnienia, znaczenie informacji o warunkach wykonywania telepracy, wyposażenia w sprzęt, zapewnienia kontaktu z innymi pracownikami, z przedstawicielami pracowników i udziału w reprezentacji pracowników. Literalnie rzecz biorąc, obowiązek zawarcia porozumienia (wydania regulaminu) powinien nastąpić nawet w razie powierzenia telepracy jednemu pracownikowi .
Uzgodnienie między stronami umowy o pracę, że będzie ona wykonywana w warunkach telepracy, może nastąpić na dwa sposoby:
1) przy zawieraniu umowy o pracę;
2) w trakcie zatrudnienia.
Jeżeli do uzgodnienia dotyczącego wykonywania pracy w formie telepracy dochodzi przy zawieraniu umowy o pracę, w umowie dodatkowo określa się warunki wykonywania pracy w tej formie.
Przede wszystkim telepracownik powinien spełnić wszystkie wymagania związane z przyjęciem do pracy. Są one takie same jak w przypadku pozostałych pracowników, np. odbycie wstępnych badań lekarskich, na które skieruje pracodawca .
W trakcie zatrudnienia zmiana warunków wykonywania pracy na telepracę może nastąpić na mocy porozumienia stron, z inicjatywy pracownika lub pracodawcy. Jednakże pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy w formie telepracy. Nie jest natomiast dopuszczalne powierzenie wykonywania pracy w formie telepracy na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy, czyli powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym. W żadnym przypadku pracodawca nie może jednostronnie powierzyć pracownikowi wykonywania pracy w formie telepracy. Pracownik musi zawsze wyrazić zgodę, że chce pracować na takich warunkach .
Jeżeli podjęcie pracy w formie telepracy następuje przy zawieraniu umowy o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 Kodeksu pracy, powinna dodatkowo obejmować co najmniej:
1) określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika;
2) wskazanie osoby i organu pracodawcy, odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.
Jeżeli natomiast podjęcie telepracy następuje w trakcie zatrudnienia, pierwszym krokiem powinno być wystąpienie z wnioskiem przez jedną ze stron stosunku pracy w tym zakresie. Z inicjatywą zmiany może bowiem wystąpić zarówno pracodawca, jak i pracownik. Przepisy określają, że gdy z inicjatywą wystąpi pracownik, wówczas pracodawca powinien w miarę możliwości rozpatrzyć pozytywnie ten wniosek.
W przypadku zawarcia umowy w trakcie zatrudnienia pracodawca przekazuje na piśmie telepracownikowi informacje dotyczące określenia jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika oraz wskazanie osoby i organu pracodawcy, odpowiedzialnych za współpracę z nim oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy w tej formie.
Sama umowa o pracę z telepracownikiem powinna zawierać te same wymogi jak umowa ze zwykłym pracownikiem. Zgodnie z art. 29 § 1 Kodeksu pracy umowa ta powinna określać:
• strony umowy;
• rodzaj umowy, datę jej zawarcia;
• warunki pracy i płacy, w szczególności: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy.
Nie ma natomiast konieczności tytułować umowy zawieranej z pracownikiem jako umowy o telepracę .
Brak zgody pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy za porozumieniem stron w trakcie zatrudnienia, a także zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy, nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.
Przepis art. 678 Kodeksu pracy zawiera regulacje dotyczące możliwości rezygnacji z wykonywania pracy w formie telepracy. W terminie trzech miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków jej wykonywania. Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeżeli wniosek telepracownika zostanie złożony po upływie terminu wspomnianych trzech miesięcy, pracodawca powinien – w miarę możliwości – uwzględnić ten wniosek. Także po upływie terminu przywrócenie przez pracodawcę poprzednich warunków wykonywania pracy może nastąpić w trybie wypowiedzenia warunków pracy i płacy.
Kodeks pracy, jak wynika z nowych przepisów, nie traktuje telepracy jako rodzaju pracy, np. prowadzenia księgowości czy marketingu, ale jako sposobu wykonywania pracy, który może znaleźć zastosowanie do różnych rodzajów pracy. Określenie sposobu pracy należy do uprawnień kierowniczych pracodawcy, jednakże ustawodawca uznał takie uprawnienia za daleko idące i dlatego wprowadził regulację ograniczającą te uprawnienia, czyli możliwość rezygnacji z telepracy. Okres trzech miesięcy Kodeks pracy traktuje jako specyficzny okres próbny .
Prawa i obowiązki pracodawcy związane z telepracą
Na podstawie art. 6711 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany:
• dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy;
• ubezpieczyć sprzęt;
• pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu;
• zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.
Co do wskazanych obowiązków pracodawca i telepracownik mogą zawrzeć odrębną umowę i uregulować w niej kwestie inaczej, niż stanowi o tym Kodeks pracy.
W odrębnej umowie pracodawca i telepracownik mogą także określić w szczególności:
• zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika;
• zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy;
• sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.
Sprzęt niezbędny do wykonywania pracy przez telepracownika, będący jego własnością bądź zapewniony przez pracodawcę, powinien spełniać odpowiednie wymagania techniczne, tj. zgodnie z art. 215 Kodeksu pracy stosowane maszyny i inne urządzenia techniczne powinny:
1) zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności zabezpieczać pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy;
2) uwzględniać zasady ergonomii.
W przypadku wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy przysługuje mu ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie o stosowaniu telepracy w przedsiębiorstwie lub w odrębnej umowie. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.
Pracownik pobierający ekwiwalent z zakładu pracy z tytułu wykorzystania własnych narzędzi pracy może skorzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych. Warunkiem jest jednak prawidłowe udokumentowanie przez pracownika, że istniały podstawy do wypłacenia ekwiwalentu przez pracodawcę, a także udokumentowania własności używanych przez pracownika przedmiotów. Co więcej, ciężar udowodnienia, że uzyskana kwota podlega zwolnieniu podatkowego, spoczywa całkowicie na podatniku. Oznacza to, że uzyskiwane przez pracownika środki niezbędne do świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy, tj. łącze internetowe, komputer, drukarka, materiały biurowe, są przychodem wynikającym ze stosunku pracy. Przychód ten będzie jednak mógł skorzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego. Podstawową dokumentacją potwierdzającą wysokość wydatków poniesionych przez pracodawcę na rzecz pracownika jest faktura zakupu materiałów, urządzeń, a także wydruk połączeń telefonicznych pracownika. Należy jednak zaznaczyć, że w przypadku uzyskania od pracodawcy refundacji kosztów nabycia sprzętów, materiałów, środków podlegają one opodatkowaniu podatkiem dochodowym tak samo jak pozostałe składniki wynagrodzenia, tj. dodatki, nagrody, premie .
Innym uprawnieniem pracodawcy jest prawo kontrolowania wykonywania pracy przez telepracownika w miejscu wykonywania pracy. Jeżeli natomiast praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę:
1) wykonywania pracy;
2) w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji;
3) w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
– za uprzednią zgodą telepracownika wyrażoną na piśmie albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.
Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy i charakteru pracy. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Pierwszą kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przeprowadza się, na wniosek telepracownika, przed rozpoczęciem przez niego wykonywania pracy.
Nie należy zapominać, że sposób przeprowadzenia kontroli w miejscu pracy pracownika nie może naruszać jego prywatności, a tym bardziej utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych. Pracodawca zważywszy na ten fakt, jest zobowiązany do powiadomienia pracownika o planowanej kontroli i uzyskania na nią zgody pracownika. Należy jednak podkreślić, że telepracownik zawierający umowę o pracę w takiej formie poniekąd automatycznie wyraża zgodę na ten sposób sprawowania nad nim kontroli. Nieudostępnienie pomieszczenia domowego do dokonania kontroli może być potraktowane jako niewywiązanie się z obowiązków pracownika i tym samym być podstawą do niewypłacenia właściwego wynagrodzenia. Kontrola pracownika za pomocą telefonu bądź urządzeń elektronicznych może odbywać się w sposób dowolnie ustalony przez pracodawcę. Nie narusza ona bowiem prywatności pracownika .
Pracodawca powinien także umożliwić telepracownikowi, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.
Pracodawca powinien określić zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi oraz przeprowadza, w miarę potrzeb, instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Telepracownik potwierdza na piśmie zapoznanie się z zasadami ochrony danych oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.
Prawa i obowiązki pracownika związane z telepracą
Telepracownik i pracodawca przekazują informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.
Telepracownik nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy w formie telepracy. Pracownik nie może być także w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu podjęcia pracy w formie telepracy, jak również odmowy podjęcia takiej pracy.
Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca realizuje wobec niego, w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, obowiązki określone w dziale 10 Kodeksu pracy, który dotyczy bezpieczeństwa i higieny pracy, z wyłączeniem:
• obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy;
• obowiązków określonych w rozdziale III tego działu, które dotyczą obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy;
• obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych, określonego w art. 233 Kodeksu pracy.
Wyżej wymienione obowiązki nie są możliwe do wykonania przez pracodawcę, gdyż telepracownik wykonuje swoją pracę poza siedzibą pracodawcy, w prywatnym mieszkaniu.
Telepracownik rozlicza się wobec pracodawcy, podobnie jak ma to miejsce przy zadaniowym czasie pracy czy akordzie, wynikami pracy. Organizacja czasu pracy należy do telepracownika. Decyduje on o rozkładzie czasu swej pracy, niemniej jednak rozmiar przydzielonej mu pracy musi odpowiadać rozmiarowi, jaki może wykonać w ramach ustawowego czasu pracy. Telepracownik może być zatrudniony w rozmiarze odpowiadającym części wymiaru czasu pracy i wykonuje swą pracę osobiście, co ma szczególne znaczenie dla ochrony danych. Stawki wynagrodzenia muszą odpowiadać stawkom stosowanym przez pracodawcę przy pracy pracowników w jego zakładzie .