« Powrót

Podrozdział 3. Udzielanie urlopów wypoczynkowych



Jedną z naczelnych zasad prawa pracy jest prawo pracownika do wypoczynku, czyli także do korzystania z urlopu wypoczynkowego udzielonego przez pracodawcę w ustawowym wymiarze. Szczegóły w tym zakresie uregulowane zostały przepisami art. 152–173 Kodeksu pracy .
Urlop wypoczynkowy ma zapewnić regenerację sił pracownika po okresie wykonywania przez niego pracy. Ma on służyć także ochronie jego zdrowia oraz przywróceniu mu pełnej zdolności do pracy. Instytucja urlopu wypoczynkowego leży zatem zarówno w interesie pracownika, jak i pracodawcy .
Nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego
Urlop w najogólniejszym znaczeniu tego słowa jest zagwarantowaną prawem przerwą w wykonywaniu pracy, przysługującą pracownikowi w sytuacjach określonych w ustawie .
Zgodnie z art. 152 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Urlop jest prawem osobistym pracownika, co oznacza, że nie może on tego uprawnienia przenieść na inną osobę, np. na innego pracownika. Umowa między pracodawcą a pracownikiem w tym zakresie jest nieważna. Nawet gdyby doszło do zawarcia i wykonania tego typu umowy, w której pracownik przeniósłby na inną osobę swoje prawo do urlopu lub zrzekłby się dobrowolnie urlopu, to nadal przysługiwać mu będzie urlop wypoczynkowy w zakresie określonym w Kodeksie pracy. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu, zarówno bieżącego, jak i zaległego, jeśli jeszcze nie może go wykorzystać. Od tej zasady prawo pracy nie przewiduje wyjątków .
Nieudzielenie przez pracodawcę urlopu wypoczynkowego jest obarczone sankcją. Na podstawie art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Prawo pracownika do urlopu nie jest również uzależnione od rodzaju umowy o pracę. Pracownik w roku kalendarzowym, w którym podejmuje pracę po raz pierwszy w życiu, nabywa prawo do urlopu po każdym miesiącu pracy, a prawo do kolejnych urlopów nabywa z dniem 1 stycznia każdego następnego roku kalendarzowego. Prawo do urlopu nie podlega dziedziczeniu. W związku z tym w przypadku śmierci pracownika nabyte prawo do urlopu ulega przekształceniu w roszczenie majątkowe ze stosunku pracy .
Tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę mają prawo do urlopu wypoczynkowego. Osoby wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy – umowy cywilnoprawne, np. umowa zlecenie, agencyjna albo w ramach wykonywania działalności gospodarczej – nabywają to prawo, jeżeli umowa przewiduje pełny urlop na zasadach urlopu pracowniczego. Prawo do urlopu osób wykonujących pracę nakładczą wynika z przepisów szczególnych regulujących prawa i obowiązki tych osób .
Udzielanie urlopu wypoczynkowego w polskim prawie opiera się na pięciu podstawowych zasadach:
1. Zasada powszechności uprawnień urlopowych – prawo do posiadania urlopu mają zasadniczo wszyscy po co najmniej miesiącu pracy;
2. Zasada równości uprawnień urlopowych – pracownicy posiadający te same okresy zatrudnienia i ukończone szkoły mają w zasadzie prawo do urlopu w tym samym wymiarze;
3. Zasada odpłatności urlopu – przerwa urlopowa jest zawsze płatną przerwą w wykonywaniu pracy, za którą należy się pracownikowi wynagrodzenie takie, jak za okres wykonywania pracy;
4. Zasada prawa do urlopu w naturze – wypłacenie zastępującego go ekwiwalentu jest dopuszczalne tylko w sytuacjach wyjątkowych, określonych prawem;
5. Zasada prawa do urlopu nieprzerwanego – podział urlopu na części może nastąpić tylko w granicach przewidzianych prawem .
Pierwszy urlop pracownika
Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów nabywa on w każdym następnym roku kalendarzowym.
Przykład
Pracownik podejmuje pierwszą pracę od 1 lipca 2013 r. Okres jednego miesiąca pracy, po upływie którego pracownik nabędzie prawo do 1,66 dnia urlopu wypoczynkowego (1/12 z 20 dni = 1,66), mija 31 lipca 2013 r.
Przykład
Pracownik podejmuje pierwszą pracę w dniu 13 sierpnia 2013 r. Okres jednego miesiąca pracy, po upływie którego pracownik nabędzie prawo do 1,66 dnia urlopu wypoczynkowego, mija 12 września 2013 r.
Przykład
Pan Marek podjął pierwszą pracę w dniu 20 grudnia 2012 r. Nie ma on prawa do urlopu za przepracowane dni w grudniu. Od 1 stycznia 2013 r. pan Marek nabył prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego w przysługującym mu wymiarze za cały rok 2013, jeżeli będzie pozostawał w zatrudnieniu.
Prawo do urlopu przysługuje pracownikowi, a więc osobie świadczącej pracę na podstawie stosunku pracy, bez względu na podstawę prawną jej powstania. Oznacza to, że podstawową przesłanką roszczenia o urlop jest istnienie stosunku pracy. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego dopuszczalna jest w sytuacjach ściśle określonych przepisami prawa, jednak roszczenie to jest surogatem urlopu, a zatem nie może być odmiennie traktowane .
Udzielenie przez zakład pracy pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nie nabył jeszcze prawa do urlopu, nie uprawnia zakładu pracy do „potrącenia” tego urlopu z urlopu należnego pracownikowi w roku następnym. Roszczenie pracownika o przysługujący mu urlop lub o ekwiwalent za urlop (art. 170–171 Kodeksu pracy) podlegałoby w takiej sytuacji oddaleniu tylko wtedy, gdyby sprzeczne było z zasadami współżycia społecznego (art. 8 Kodeksu pracy) .
Wymiar urlopu
Na podstawie art. 154 § 1 Kodeksu pracy wymiar urlopu wynosi:
• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu w wysokości 20 lub 26 dni. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Należy też pamiętać, że wymiar urlopu w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru określonego na zasadach ogólnych, czyli 20 lub 26 dni.
Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu jeden dzień urlopu odpowiada ośmiu godzinom pracy. Taką samą zasadę stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż osiem godzin.
Udzielanie urlopu w wymiarze godzinowym jest niedopuszczalne. Jednakże ustawodawca przewidział tutaj jeden wyjątek. Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.
Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. W przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.
Okres zatrudnienia warunkujący nabycie prawa do urlopu należy rozumieć nie jako czas rzeczywistego świadczenia pracy, ale jako okres faktycznego trwania stosunku pracy. Do okresu tego wlicza się zatem okres niewykonywania pracy, tj. okres pobierania zasiłku chorobowego, macierzyńskiego lub świadczenia rehabilitacyjnego, okres urlopu wypoczynkowego i innych określonych w przepisach prawa pracy zwolnień od pracy. Pracownik nabywa więc prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego, mimo że pozostając w stosunku pracy, nie przepracował w tym roku kalendarzowym ani jednego dnia, w związku z pobieraniem świadczenia rehabilitacyjnego. Zatem w sytuacji gdy pracownik np. przez ponad rok przebywa na świadczeniu rehabilitacyjnym i pracodawca nie rozwiązał z nim stosunku pracy, za cały ten okres pracownikowi przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego. Z uwagi na fakt, że w czasie trwania zwolnienia lekarskiego oraz w okresie pobierania świadczenia rehabilitacyjnego nie było możliwe skorzystanie przez pracownika z urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo – pracodawca jest obowiązany udzielić mu niewykorzystanego urlopu (zarówno zaległego, jak i bieżącego) .
Zgodnie z art. 155 § 1 Kodeksu pracy do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:
• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż trzy lata;
• średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż pięć lat;
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – pięć lat;
• średniej szkoły ogólnokształcącej – cztery lata;
• szkoły policealnej – sześć lat;
• szkoły wyższej – osiem lat.
Wskazane okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.
Staż pracy do urlopu liczony jest na podstawie dostarczonych do pracodawcy świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudniania. Jeżeli pracownik nie dostarczy świadectwa pracy, pracodawca nie ma obowiązku naliczania ewentualnego wyższego wymiaru. Jeżeli dostarczenie świadectw pracy nastąpi długo po dniu zatrudnienia, pracodawca zobowiązany jest do korekty urlopu tylko za bieżący rok, nie musi robić tego wstecz .
Przykład
Pracownikowi zatrudnionemu na 1/2 etatu zwiększono od 1 marca 2012 r. wymiar czasu pracy na 3/4 etatu. Jak należy prawidłowo obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego tego pracownika? Jak postąpić w odwrotnej sytuacji, tj. gdy pracownik był zatrudniony w większym wymiarze czasu pracy, a następnie ten wymiar został zmniejszony? Pracownik ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego.
Ustalenia wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego – w sytuacji kiedy pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy i w ciągu roku kalendarzowego następuje zwiększenie wymiaru jego etatu – należy dokonać w ten sposób, że oddzielnie obliczamy wymiar przysługującego urlopu za okres, kiedy pracownik zatrudniony był na 1/2 etatu, a oddzielnie za okres zatrudnienia w wymiarze 3/4 etatu. Wobec tego za okres od stycznia do lutego pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze dwóch dni (2/12 x 10 dni = 1,66), a za okres od marca do grudnia – 13 dni (10/12 x 15 dni = 12,5), czyli w całym roku kalendarzowym pracownikowi będzie przysługiwał urlop w wymiarze 15 dni.
W odwrotnej sytuacji, tj. jeśli pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego zmniejszono wymiar czasu pracy – przy obliczaniu wymiaru przysługującego mu urlopu należy stosować powyżej opisaną zasadę i również oddzielnie ustalać wymiar urlopu dla okresu zatrudnienia w wyższym, a następnie oddzielnie dla okresu zatrudnienia w niższym wymiarze czasu pracy .
Inne okresy zaliczane do stażu urlopowego
Oprócz okresów pracowniczego zatrudnienia i nauki do stażu, od którego zależą uprawnienia urlopowe pracownika, wlicza się również inne okresy, takie jak:
• okres prowadzenia gospodarstwa rolnego zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy ;
• okres odbywania służby wojskowej, art. 120 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej ;
• okres pracy za granicą, art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ;
• okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych lub stypendium na podstawie art. 79 ustawy o promocji zatrudnienia;
• okres wykonywania pracy nakładczej, w którym wykonawca uzyskiwał wynagrodzenie w wysokości co najmniej 50% najniższego wynagrodzenia (§ 32 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 31 grudnia 1975 r. w sprawie uprawnień pracowniczych osób wykonujących pracę nakładczą) ;
• okres wykonywania przez skazanego odpłatnego zatrudnienia, z wyłączeniem pracy wykonywanej na podstawie umów cywilnoprawnych – art. 128 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonawczy ;
• okres, za który przysługuje odszkodowanie w przypadku skrócenia okresu wypowiedzenia (art. 361 § 2 Kodeksu pracy);
• okres pozostawania bez pracy, za który przyznano wynagrodzenie albo odszkodowanie pracownikowi odwołującemu się od wypowiedzenia albo rozwiązania umowy o pracę (art. 51 § 2, art. 61 Kodeksu pracy);
• okres urlopu bezpłatnego, którego udzielono pracownikowi w celu podjęcia pracy u innego pracodawcy (art. 1741 § 2 Kodeksu pracy);
• okres urlopu bezpłatnego udzielanego młodocianym uczęszczającym do szkoły dla pracujących (art. 205 § 4 Kodeksu pracy);
• okres urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi powołanemu do pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy, pod warunkiem stawienia się do pracy po tym urlopie w ciągu siedmiu dni od rozwiązania stosunku pracy z wyboru (art. 25 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych) ;
• okres pobierania uposażenia przysługującego posłom i senatorom przypadającego w czasie urlopu bezpłatnego udzielonego przez pracodawcę (art. 28 ustawy z dnia 9 maja 1996 r. o wykonywaniu mandatu posła i senatora) ;
• okres urlopu bezpłatnego udzielonego powołanemu do odbycia ćwiczeń wojskowych (art. 124 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej);
• okres pełnienia zawodowej służby wojskowej (art. 121 ustawy z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych) ;
• okres działalności kombatanckiej (art. 9 ustawy o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego) .
Dodatkowy urlop wypoczynkowy
Przepisy prawa gwarantują pewnej grupie pracowników prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego. Na wstępie warto zaznaczyć, że prawo do dodatkowego urlopu przysługuje osobom ze względu na:
• stan zdrowia:
• szczególny rodzaj wcześniejszej działalności;
• szczególne warunki wykonywania pracy .
Na podstawie ustaw szczególnych prawo do dodatkowego urlopu przysługuje:
• osobom zaliczonym do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności na podstawie ustawy o rehabilitacji ;
• kombatantom oraz niektórym osobom będącym ofiarami represji wojennych i okresu powojennego na podstawie ustawy o kombatantach;
• inwalidom wojennym pozostającym w zatrudnieniu na podstawie ustawy z dnia 29 maja 1974 r. o zaopatrzeniu inwalidów wojennych i wojskowych oraz ich rodzin ;
• nauczycielom na podstawie ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela ;
• pracownikom socjalnym na podstawie ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej ;
• sędziom na podstawie ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych ;
• prokuratorom na podstawie ustawy z dnia 20 czerwca 1985 r. o prokuraturze .
Istota dodatkowych urlopów wypoczynkowych omówiona zostanie na przykładzie urlopu rehabilitacyjnego dla osoby z niepełnosprawnością.
Zgodnie z art. 19 ustawy o rehabilitacji osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Z przepisu wynika więc, że niepełnosprawny pracownik posiadający orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności nie może skorzystać z dodatkowego uprawnienia urlopowego.
Wymiar urlopu dla pracownika, który jest uprawniony do urlopu dodatkowego, ustala się poprzez obliczenie łącznego wymiaru tego urlopu. Zatem w przypadku osoby zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności łączny wymiar urlopu wypoczynkowego będzie wynosił odpowiednio:
• 30 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
• 36 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
Prawo do pierwszego urlopu dodatkowego uprawniona osoba niepełnosprawna nabywa po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia jej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Niepełnosprawność potwierdza się orzeczeniem o zakwalifikowaniu do jednego z trzech stopni niepełnosprawności, w sprawach których orzekają powiatowe oraz wojewódzkie zespoły do spraw orzekania o niepełnosprawności. Dopiero po roku od wydania takiego orzeczenia pracownik niepełnosprawny jest uprawniony do dodatkowych 10 dni urlopu. Zasada jest taka, że pierwszy urlop dodatkowy przysługuje pracownikowi w wymiarze pełnych 10 dni. Dopiero do kolejnych urlopów, do których pracownik nabędzie prawo w następnych latach kalendarzowych, należy stosować wynikającą z przepisów Kodeksu pracy regułę proporcjonalności. Do dodatkowego urlopu dla niepełnosprawnych stosuje się również przepisy Kodeksu pracy o udzielaniu urlopu wypoczynkowego w wymiarze godzinowym, który odpowiada dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu .
Przykład
Pan Mariusz jest pracownikiem firmy komputerowej. Od grudnia 2009 r. posiada orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, które zostało wydane przez powiatowy zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności. W grudniu 2010 r., czyli rok po wydaniu orzeczenia, uzyskał on prawo do 10 dni dodatkowego urlopu. Pan Mariusz nabył do niego prawa od razu w pełnym wymiarze, a nie w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego.
Dodatkowy urlop wypoczynkowy udzielany jest na takich samych zasadach, jak zwykły urlop wypoczynkowy. Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.
Urlop dodatkowy w wymiarze 10 dni roboczych nie przysługuje osobie uprawnionej do urlopu wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych (np. nauczycielom) lub do urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów (np. sędziom) .
Przykład
Pani Anna posiada orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Jest nauczycielką biologii w liceum ogólnokształcącym. Na podstawie ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze znacznie przekraczającym 10 dni roboczych. Dlatego też nie nabywa ona prawa do dodatkowego urlopu w wymiarze wskazanym przepisami ustawy o rehabilitacji.
Udzielając urlopu wypoczynkowego pracownikom zaliczonym do znacznego bądź umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, należy pamiętać, że jeden dzień urlopu odpowiada siedmiu godzinom pracy (po między 1 stycznia 2012 r. a 9 lipca 2014 r. tylko w przypadku posiadania przez pracownika zaświadczenia o celowości stoasowania skróconej normy czasu pracy).
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w dodatkowych wytycznych wskazuje na dodatkowe cechy urlopu wypoczynkowego, o których powinni pamiętać pracodawcy :
1. Pracownik nabywa prawo do urlopu, nawet jeżeli nie wykonywał pracy z powodu choroby i pobierał w tym czasie zasiłek chorobowy (dotyczy także świadczenia rehabilitacyjnego). Znaczenie ma bowiem pozostawanie w stosunku pracy, a nie jej świadczenie. Wyjątki:
• urlop bezpłatny;
• urlop zdrowotny;
• urlop wychowawczy;
• nieświadczenie pracy w związku z odbywaniem kary pozbawienia wolności, odbywaniem służby wojskowej.
2. Pierwszy dodatkowy urlop osoba niepełnosprawna nabywa w całości, nawet jeżeli uzyska do niego prawo dopiero w grudniu danego roku. Wynika to z brzmienia art. 19 ust. 1 ustawy o rehabilitacji – prawo do pierwszego urlopu dodatkowego osoba ta nabywa po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia jej do jednego z tych stopni niepełnosprawności.
Prawo do kolejnego dodatkowego urlopu wypoczynkowego osoba zaliczona do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nabywa z dniem 1 stycznia każdego roku kalendarzowego, o ile pozostaje w zatrudnieniu.
3. Jeżeli osoba zaliczona do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności utraci status osoby niepełnosprawnej lub też zostanie zaliczona do lekkiego stopnia niepełnosprawności, nie traci prawa do urlopów, do których nabyła prawo przed utratą tego statusu lub zmianą stopnia niepełnosprawności na lekki (zarówno zaległych, jak i bieżących). W takim przypadku brak jest podstaw do zastosowania zasady urlopu w wymiarze proporcjonalnym. Utrata bądź zmiana stopnia niepełnosprawności powoduje utratę prawa do kolejnego dodatkowego urlopu wypoczynkowego.
4. Prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi zaliczonemu do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, chociażby nie wystąpił do pracodawcy o jego przyznanie. Ani przepisy ustawy o rehabilitacji, ani przepisy Kodeksu pracy nie uzależniają prawa do urlopu wypoczynkowego od wniosku osoby do urlopu uprawnionej. Nieuzyskanie przez pracodawcę wiadomości o przysługującym pracownikowi z mocy prawa prawie do dodatkowego urlopu wypoczynkowego może – w konkretnych okolicznościach – oznaczać tylko tyle, że pracodawcy nie można zarzucić zawinionego niewykonywania zobowiązania do udzielenia urlopu zgodnie z przepisami prawa pracy.
5. Dodatkowy urlop wypoczynkowy przechodzi na rok następny. Urlopu dodatkowego niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z planem urlopów na dany rok należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca trzeciego kwartału następnego roku kalendarzowego.
6. Roszczenia ze stosunku pracy, w tym dotyczące udzielenia dodatkowego urlopu wypoczynkowego, ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Trzyletni termin przedawnienia prawa do urlopu rozpoczyna się najwcześniej w ostatnim dniu roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył to prawo.
Zatrudnienie poza granicami kraju a prawo do urlopu w Polsce
Coraz więcej pracowników wykonujących pracę zarobkową na terenie Unii Europejskiej wraca do Polski i podejmuje pracę u krajowych pracodawców. Zgodnie z przepisami unijnymi pracodawca nie może dyskryminować pracowników wykonujących pracę na terenie któregoś z państw członkowskich. Stwierdzić więc należy, że nieuznawanie stażu pracy nabytego w jednym z państw Unii Europejskiej jest przejawem dyskryminacji pośredniej w wolnym i swobodnym dostępie do zatrudnienia. Akceptowanie okresów pracy poza granicami Polski dotyczy:
• obywateli polskich;
• obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do UE;
• obywateli państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, którzy mogą korzystać ze swobody przepływu osób na podstawie umów zawartych przez te państwa ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi (Szwajcaria) .
Urlop uzupełniający
Zgodnie z art. 158 Kodeksu pracy pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający.
Prawo do urlopu w zwiększonym wymiarze, w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabywa prawo do wyższego wymiaru urlopu, powstaje nie z początkiem tego roku, tylko w terminie zaistnienia okoliczności powodującej podwyższenie wymiaru. Wynika z tego, że w sytuacji, gdy pracownik wykorzystał cały urlop wypoczynkowy za dany rok kalendarzowy, a następnie w trakcie tego roku nabył prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, to przysługuje mu urlop uzupełniający w wymiarze różnicy między nabytym wymiarem a wymiarem poprzednio przysługującym. W sytuacji natomiast, gdy pracownik przed nabyciem prawa do urlopu w zwiększonym wymiarze nie wykorzystał urlopu przysługującego mu w danym roku, to po wystąpieniu okoliczności powodujących zwiększenie wymiaru przysługuje mu za ten rok jeden urlop w podwyższonym wymiarze. Konstrukcja urlopu uzupełniającego jest w takim przypadku niecelowa .
Urlop uzupełniający dotyczy wyłącznie kolejnego urlopu wypoczynkowego. Jeżeli pracownik przed uzyskaniem prawa do pierwszego urlopu ukończy szkołę, np. studia wyższe, a w konsekwencji zaliczy mu się okres nauki do stażu urlopowego i powiększy wymiar urlopu, to z chwilą osiągnięcia stażu uprawniającego do pierwszego urlopu nabędzie on od razu prawo do urlopu w podwyższonym wymiarze.
Przykład
Pracownik obecnie ma prawo do 20 dni urlopu. We wrześniu 2013 r. nabył prawo do 26 dni. Pracownikowi należy się we wrześniu 2013 r. urlop uzupełniający w wymiarze sześciu dni. Jeżeli pracownik do tej pory nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego za dany rok, we wrześniu 2013 r. przysługiwać mu więc będzie prawo do 26 dni.
Urlop proporcjonalny
W myśl art. 1551 § 1 Kodeksu pracy w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi temu przysługuje urlop:
1) u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze;
2) u kolejnego pracodawcy – w wymiarze:
a) proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego;
b) proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.
Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż okres proporcjonalny do okresu przepracowanego u dotychczasowego pracodawcy, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze. Łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.
Natomiast takie same zasady dotyczące wymiaru urlopu wypoczynkowego u kolejnego pracodawcy, wskazane w art. 1551 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, stosuje się:
1) do pracownika podejmującego pracę u kolejnego pracodawcy w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawcą;
2) do pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej jeden miesiąc okresie:
• urlopu bezpłatnego;
• urlopu wychowawczego;
• odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych;
• tymczasowego aresztowania;
• odbywania kary pozbawienia wolności;
• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Jeżeli okres urlopu bezpłatnego, odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych, tymczasowego aresztowania – przypada po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu w danym roku kalendarzowym, odbywania kary pozbawienia wolności, odbywania kary pozbawienia wolności, nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy – wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem tego okresu pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.
Powyższa zasada nie dotyczy jednak powrotu pracownika z urlopu wychowawczego.
Zasada proporcjonalnego urlopu za przepracowany okres dotyczy wszystkich bez wyjątku pracowników. Stosuje się ją także w przypadku rozwiązania stosunku pracy w związku z uzyskaniem przez pracownika uprawnień emerytalnych . Należy wspomnieć, że postanowienia układów zbiorowych pracy mogą być korzystniejsze niż przepisy ogólnie obowiązujące i nie ma przeszkód prawnych, aby w przepisach wewnątrzzakładowych zamieścić regulacje, na mocy których wieloletnim pracownikom rozwiązującym stosunek pracy z powodu przejścia na emeryturę będzie udzielany urlop wypoczynkowy za dany rok w pełnym wymiarze .
Przy ustalaniu wymiaru urlopu proporcjonalnego kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi zgodnie z art. 154 § 1 i 2 Kodeksu pracy. Z kolei niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje tylko dotychczasowy pracodawca.
Przy ustalaniu wymiaru urlopu proporcjonalnego niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Wymiar urlopu należny pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru wynikającego z art. 154 § 1 i 2 Kodeksu pracy.
Przykład
W dniu 6 maja 2013 r. pracodawca zatrudnił w pełnym wymiarze czasu pracy pracownika legitymującego się 13-letnim stażem urlopowym. W poprzednim zatrudnieniu, które ustało z końcem marca 2013 r., pracownik ten wykorzystał pełny urlop wypoczynkowy w wymiarze 26 dni. W świetle powyższego w obecnym zatrudnieniu pracownik nie nabył prawa do urlopu wypoczynkowego w ogóle.
Przykład
Pracownik z ośmioletnim stażem został zatrudniony na czas określony od 15 marca do 31 grudnia 2013 r. w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracował już w tym roku u innego pracodawcy na 3/4 etatu przez cały styczeń i 20 dni lutego. Ze świadectwa pracy wynika, że wykorzystał 24 godziny urlopu. W poprzednim zakładzie pracownik nabył prawo do trzech dni urlopu, co wynika z wyliczenia:
3/4 etatu x 20 dni = 15 dni;
2/12 x 15 dni = 2,5 dnia, po zaokrągleniu trzy dni.
Wykorzystał zatem urlop w przysługującym wymiarze.
U aktualnego pracodawcy pracownikowi przysługuje 17 dni (10/12 x 20 dni = 16,66 dnia, po zaokrągleniu 17 dni) urlopu .
Udzielanie i plan urlopów
Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo. Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający.
Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 1672 Kodeksu pracy, czyli czterech dni urlopu na żądanie.
Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.
Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, dotyczy to także pracownika-ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego.
Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Zasada ta nie dotyczy części urlopu udzielanego na żądanie. Zdaniem Sądu Najwyższego w takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w powołanym przepisie, tj. do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (wyrok wydano w poprzednim stanie prawnym – urlop niewykorzystany należało wtedy udzielić pracownikowi do 31 marca każdego roku). Udzielenie na podstawie art. 186 Kodeksu pracy urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata w pierwszym kwartale następnego roku nie wymaga zgody pracownika także wówczas, gdy w tym samym czasie biegnie okres wypowiedzenia umowy o pracę .
Zgodnie z art. 164 § 1 Kodeksu pracy przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Jest to także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.
Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:
• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby;
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
• powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do trzech miesięcy;
• urlopu macierzyńskiego;
pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na późniejszy termin.
Natomiast część urlopu niewykorzystaną z powodu:
• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby;
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
• odbywania ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez czas do trzech miesięcy;
• urlopu macierzyńskiego;
pracodawca jest obowiązany udzielić w późniejszym terminie.
Powyższy katalog jest katalogiem zamkniętym. Do zdarzeń tych nie zalicza się wystąpienia okoliczności uzasadniającej zwolnienie od pracy, takiej jak np. zgon kogoś bliskiego z rodziny pracownika. Po zakończonym urlopie wypoczynkowym pracodawca także nie ma obowiązku udzielić zwolnienia od pracy, ponieważ przysługuje ono w związku z okolicznością, w dniu jej wystąpienia lub w bardzo bliskim terminie. Urlop okolicznościowy ma szczególny charakter i nie można traktować go jak dodatkowego dnia wolnego, który w razie jego niewykorzystania uprawnia do odebrania go w innym czasie. Jeśli jednak pracownik wykaże, że wykorzystanie przysługującego zwolnienia od pracy w późniejszym terminie jest uzasadnione, należy takiego zwolnienia udzielić. Taka sytuacja może mieć miejsce np. wtedy, gdy pogrzeb odbył się w dniu przypadającym po zakończeniu urlopu wypoczynkowego .
Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Zobowiązany jest również do zwrotu kosztów związanych z odwołaniem z urlopu wypoczynkowego. Dotyczy to przede wszystkim zwrotu kosztów: biletów, przejazdów czy zakwaterowania. Chodzi tu o wysokość kosztów, których pracownik nie odzyska. W wyjątkowych przypadkach pracodawca zobowiązany jest pokryć również koszty członków rodziny, którzy przebywali na wypoczynku razem z pracownikiem i nie mogą samodzielnie kontynuować wyjazdu, dotyczy to głównie małoletnich dzieci, gdy odwołany z urlopu pracownik był jedynym opiekunem. Pracodawca nie musi pokrywać dodatkowych wydatków wyjazdu związanych na przykład z zakupem sprzętu sportowego. W celu zwrotu kosztów pracownik powinien skierować do pracodawcy żądanie wypłaty wraz z potwierdzeniem kosztów. W przypadku braku żądanej płatności pracownik ma trzy lata na roszczenie z tytułu niewypłaconego zwrotu kosztów .
Przepis art. 167 Kodeksu pracy należy, jak się wydaje, stosować analogicznie do sytuacji, kiedy pracownik uzyskał akceptację swojego wniosku urlopowego, a następnie zorganizował i opłacił sobie wypoczynek, jednak przed jego rozpoczęciem otrzymał polecenie pozostania i świadczenia pracy. Należy przyjąć, że byłoby to dopuszczalne, jeśli powody, dla których urlop został odwołany, nie były znane w chwili akceptacji wniosku o jego udzielenie. Analogicznie także należy stosować przepis o zwrocie poniesionych przez pracownika kosztów .
Jeżeli pracodawca skontaktuje się z pracownikiem, urlop należy uznać za odwołany, a niestawienie się we wskazanym czasie kwalifikowane jest jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i skutkować może rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. W przypadku nieuzasadnionego odwołania z urlopu pracownik może skierować roszczenie na drogę sądową. Podstawą roszczeń w tym przypadku są przepisy prawa cywilnego i w momencie uznania roszczenia pracodawca będzie miał obowiązek naprawienia szkody w pełnej wysokości, a nie tylko kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem .
Zgodnie z art. 1671 Kodeksu pracy w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru wynikającego z ogólnych przepisów art. 1551 Kodeksu pracy, który określa zasadę urlopu proporcjonalnego w przypadku zmiany pracodawcy.
Należy wtedy pamiętać, że podczas okresu wypowiedzenia to pracodawca decyduje, czy wyśle pracownika na urlop, czy zdecyduje o świadczeniu przez niego pracy i wypłacie ewentualnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, naliczony proporcjonalnie do okresu zatrudniania. Ekwiwalent wypłacany powinien być w sytuacji niemożliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Pracodawca w trakcie wypowiedzenia umowy o pracę, niezależnie od tego, która ze stron złożyła oświadczenie, może wysłać pracownika jednostronnie, bez jego zgody i dotyczy to zarówno urlopu zaległego, jak i bieżącego. W trakcie okresu wypowiedzenia urlop wypoczynkowy zaległy powinien zostać udzielony w całości, a urlop bieżący w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia .
Urlop na żądanie
Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż czterech dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.
Łączny wymiar urlopu na żądanie nie może przekroczyć w roku kalendarzowym czterech dni, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy.
Zatem, przykładowo, w sytuacji kiedy pracownik uprawniony do 26 dni urlopu wypoczynkowego nie wykorzystał w 2011 r. sześciu dni urlopu, w tym czterech dni urlopu na żądanie, w 2012 r. będzie miał sześć dni urlopu zaległego. Jednakże obowiązek wykorzystania zaległego urlopu do 30 września 2012 r. będzie dotyczył tylko dwóch dni urlopu wypoczynkowego, gdyż pozostałe cztery dni urlopu zaległego były niewykorzystanym w 2011 r. urlopem na żądanie.
Ponadto stosownie do przepisów art. 1672 Kodeksu pracy w danym roku kalendarzowym pracownikowi przysługują tylko cztery dni urlopu na żądanie i w sytuacji, kiedy danym roku kalendarzowym nie wykorzystał on czterech dni urlopu na żądanie – cztery dni urlopu „przechodzą” na rok następny, ale już jako „normalne” dni urlopu .
Ustawodawca nie określa, w jakiej formie pracownik może zgłosić żądanie udzielenia tego urlopu. Przyjmuje się, że może być ona dowolna, np. telefoniczna czy elektroniczna, za pośrednictwem innej osoby, w każdym razie taka, dzięki której oświadczenie woli pracownika dotrze do pracodawcy tego samego dnia, w którym pracownik korzysta z urlopu. Pracownik może skorzystać z urlopu w omawianym trybie czterokrotnie po jednym dniu na przestrzeni roku kalendarzowego albo łącznie z dwóch, trzech, a nawet czterech dni – zgłaszając żądanie udzielenia tego urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Należy wyjaśnić, że pracownik jest uprawniony do skorzystania z czterech dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym, bez względu na liczbę pracodawców, u których był zatrudniony. Dlatego jest konieczne, aby pracodawcy odrębnie ewidencjonowali ten szczególny urlop, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę podawali informację o jego wykorzystaniu w treści świadectwa pracy .
Urlop na żądanie charakteryzuje się następującymi cechami:
• łączny wymiar urlopu nie może przekroczyć czterech dni w roku kalendarzowym, jeżeli więc u dotychczasowego pracodawcy pracownik wykorzystał już cztery dni urlopu na żądanie, to kolejny pracodawca nie ma już obowiązku udzielania mu urlopu na żądanie w tym właśnie roku;
• pracodawca jest zobowiązany do udzielenia urlopu;
• termin jego rozpoczęcia wskazuje pracownik;
• pracownik może zgłosić żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia w dowolnej formie (np. telefonicznie);
• urlop ten nie jest obejmowany w planie urlopów na dany rok ani w ustaleniach między stronami co do terminu urlopu;
• nie dotyczy go zasada proporcjonalności udzielania urlopu, gdyż pracownikowi zmieniającemu pracodawcę w tym samym roku kalendarzowym, kolejny pracodawca powinien udzielić tyle dni urlopu na żądanie, aby w sumie w danym roku urlop ten wynosił 4 dni;
• nie dotyczy go zasada, że urlopu niewykorzystanego w danym roku kalendarzowym należy udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego, niewykorzystana w danym roku część urlopu na żądanie staje się w dniu 1 stycznia następnego roku kalendarzowego urlopem, do którego stosuje się takie same zasady wykorzystania jak do pozostałej części urlopu .
Wynagrodzenie za niewykorzystany urlop i ekwiwalent pieniężny
Uprawnienie do urlopu wypoczynkowego związane jest z wypłatą pracownikowi:
• wynagrodzenia za niewykorzystany urlop;
• ekwiwalentu pieniężnego.
W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Pracodawca nie ma natomiast obowiązku wypłacenia tego ekwiwalentu w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.
Jeżeli pracodawca na podstawie odrębnych przepisów jest obowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu, pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie za niewykorzystany urlop lub ekwiwalent pieniężny. Jeżeli świadczenie pieniężne za czas urlopu wynikające z ubezpieczenia gwarancyjnego jest niższe od wynagrodzenia za niewykorzystany urlop wskazanego w art. 172 Kodeksu pracy lub od ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 171 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany wypłacić pracownikowi kwotę stanowiącą różnicę między tymi należnościami.
Szczegóły dotyczące wypłaty wynagrodzenia za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz ekwiwalentu pieniężnego określa rozporządzenie w sprawie urlopu wypoczynkowego .
Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie urlopu wypoczynkowego wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego (wynagrodzenie urlopowe) ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:
• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie;
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju;
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych;
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego;
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę;
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej;
• odpraw emerytalnych lub rentownych albo innych odpraw pieniężnych;
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy – stosuje się zasady określone powyżej w § 7–11 rozporządzenia w sprawie urlopu wypoczynkowego.
Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Składniki te przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem składników wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości tych składników wynagrodzenia mogą być one uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
Wynagrodzenie ustalone w powyższy sposób stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego.
Z kolei zgodnie z § 14 rozporządzenia w sprawie urlopu wypoczynkowego ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ze zmianami określonymi w § 15–19.
Ustalanie wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu pieniężnego za urlop (porównanie) :

Składniki wynagrodzenia Wynagrodzenie za urlop Ekwiwalent pieniężny za urlop
W stałej miesięcznej wysokości Uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu Uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu
Przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc Uwzględnia się w średniej wysokości wpłaconej w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu – przy znacznych wahaniach tych składników – z okresu dłuższego niż trzy miesiące – nie dłuższego niż 12 miesięcy Uwzględnia się w średniej wysokości wypłaconej w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu
Przysługujące za okresy dłuższe niż jeden miesiąc Nie wlicza się do podstawy wymiaru. Są wypłacane w zwykłych terminach wypłaty Uwzględnia się w średniej wysokości wypłaconej w okresie ostatnich 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu
Urlop bezpłatny
Prawa do urlopu wypoczynkowego nie należy mylić z urlopem bezpłatnym.
Zgodnie z art. 174 § 1 Kodeksu pracy na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Przy udzielaniu urlopu bezpłatnego, dłuższego niż trzy miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.
Udzielenie urlopu bezpłatnego zależy od porozumienia (zgody) pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Jeśli z inicjatywą udzielenia urlopu bezpłatnego wystąpi pracownik, o jego udzieleniu zdecyduje pracodawca. Może on odmówić prośbie pracownika. Najczęściej odmowa udzielenia urlopu bezpłatnego ma formę pisemną, np. adnotacji na podaniu pracownika o treści „nie wyrażam zgody”, albo jest odrębnym pismem. W sytuacji gdy pracownik posiadający prawo do urlopu wypoczynkowego wystąpi o urlop bezpłatny, w interesie pracodawcy będzie odmowa udzielenia zgody lub uzależnienie jej od wcześniejszego wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Skorzystanie bowiem przez pracownika z urlopu bezpłatnego może spowodować, że nie wykorzysta on należnego mu urlopu wypoczynkowego w zakreślonym przez przepisy Kodeksu pracy terminie, tj. do końca danego roku albo do końca marca następnego roku. Ponadto gdyby umowa o pracę uległa rozwiązaniu, pracodawca będzie miał obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy .
Zwolnienia od pracy
Urlopu wypoczynkowego nie należy także mylić ze zwolnieniami od pracy, które przysługują pracownikowi na podstawie rozporządzenia w sprawie udzielania pracownikom zwolnień od pracy .
Zgodnie z § 4 rozporządzenia w sprawie udzielania pracownikom zwolnień od pracy pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z Kodeksu pracy, z przepisów wykonawczych do Kodeksu pracy albo z innych przepisów prawa. Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika:
• wezwanego do osobistego stawienia się przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony na czas niezbędny w celu załatwienia sprawy będącej przedmiotem wezwania;
• na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia;
• wezwanego w celu wykonywania czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym, karnym przygotowawczym, sądowym lub przed kolegium do spraw wykroczeń. Łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać sześciu dni w ciągu roku kalendarzowego;
• na czas niezbędny do wzięcia udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej w charakterze jej członka. Dotyczy to także pracownika będącego stroną lub świadkiem w postępowaniu pojednawczym;
• na czas niezbędny do przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych;
• wezwanego w charakterze świadka w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez Najwyższą Izbę Kontroli i pracownika powołanego do udziału w tym postępowaniu w charakterze specjalisty;
• będącego członkiem ochotniczej straży pożarnej na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a także – w wymiarze nieprzekraczającym łącznie sześciu dni w ciągu roku kalendarzowego – na szkolenie pożarnicze;
• będącego ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego – na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu;
• będącego członkiem doraźnym Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych, ujętym na liście ministra właściwego do spraw transportu, na czas wyznaczenia przez przewodniczącego Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych do udziału w postępowaniu;
• będącego członkiem ochotniczej drużyny ratowniczej działającej w brzegowej stacji ratowniczej Morskiej Służby Poszukiwania i Ratownictwa „Służba SAR” – na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu oraz na czas udziału w szkoleniach organizowanych przez Morską Służbę Poszukiwania i Ratownictwa;
• na czas wykonywania obowiązku świadczeń osobistych, w trybie i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach;
• będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi. Pracodawca jest również obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy;
• w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w szkole zawodowej, w szkole wyższej, w placówce naukowej albo w jednostce badawczo-rozwojowej. Łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać sześciu godzin w tygodniu lub 24 godz. w miesiącu (stosuje się odpowiednio do pracownika w razie prowadzenia szkolenia na kursie zawodowym);
• będącego członkiem rady nadzorczej, działającej u zatrudniającego go pracodawcy, na czas niezbędny do uczestniczenia w posiedzeniach tej rady;
• na czas obejmujący:
– dwa dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
– jeden dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Za czas zwolnienia od pracy (np. za czas niezbędnych badań lekarskich, za czas oddania krwi, w razie ślubu lub urodzenia się jego dziecka, albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika, jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy) pracownika zachowuje on prawo do wynagrodzenia ustalonego w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 297 Kodeksu pracy.
W razie skorzystania przez pracownika ze zwolnienia od pracy polegającego na np. wezwaniu do osobistego stawienia się przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony pracodawca wydaje zaświadczenie określające wysokość utraconego wynagrodzenia za czas tego zwolnienia w celu uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu – w wysokości i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia za czas zwolnienia.
Usprawiedliwiona nieobecność w pracy
Urlop wypoczynkowy nie jest udzielany pracownikowi w sytuacji, kiedy z usprawiedliwionych przyczyn nie może on pojawić się w zakładzie pracy.
Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Zgodnie z § 2 rozporządzenia w sprawie urlopu wypoczynkowego pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli jej przyczyna jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.
W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.
Niedotrzymanie terminu powiadomienia przewidzianego może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku określonego w tym przepisie, zwłaszcza jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. Zasadę dotyczącą zawiadomienia pracodawcy stosuje się odpowiednio po ustaniu przyczyn uniemożliwiających terminowe zawiadomienie pracodawcy o przyczynie i okresie nieobecności pracownika w pracy.
Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:
• zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy;
• decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami;
• oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez niego osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do ośmiu lat z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza;
• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie;
• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.
Przedawnienie prawa do urlopu wypoczynkowego
Według art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Dotyczy to również żądania udzielenia urlopu wypoczynkowego.
Prawo do urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od chwili jego wymagalności. Pracodawca nie musi więc przyznawać go po tym terminie. Jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Bieg przedawnienia roszczenia pracownika o urlop wypoczynkowy rozpoczyna się ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył prawo do urlopu, chyba że szczególne przepisy Kodeksu pracy lub innych aktów normatywnych przewidują obowiązek udzielenia przez pracodawcę urlopu w innych terminach .
Przykład
Pracownik ma kilka dni niewykorzystanego urlopu za 2009 r. Firma nie chce mu go udzielić, twierdząc, że się przedawnił. W tej sytuacji, jeśli pracownikowi pozostało kilka dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego za 2009 r., bieg przedawnienia roszczenia pracownika o ten urlop rozpoczął się 31 grudnia 2006. Zatem należy stwierdzić, że roszczenie to przedawniło się z upływem 31 grudnia 2012 r. (najpóźniej 30 września 2013 r.).
Przesunięcie terminu na wykorzystanie zaległego wypoczynku (do końca września) powoduje, że wydłużył się też okres przedawnienia roszczenia o jego udzielenie. Zgodnie z obowiązującymi przepisami przedawni się ono najpóźniej z upływem trzech lat od 30 września roku następującego po tym, w którym pracownik nabył prawo do urlopu. Do upływu tego terminu zatrudniony może żądać jego udzielenia. Później zależy to jedynie od dobrej woli pracodawcy .
Lista najczęściej popełnianych błędów
W praktyce do najczęściej popełnianych błędów przy udzielaniu urlopów wypoczynkowych należą m.in.:
• liczenie miesięcy według Kodeksu cywilnego przy nabywaniu prawa do urlopu;
• zaokrąglanie wymiaru urlopu w sposób matematyczny;
• kumulowanie zaległych urlopów wśród pracowników zarządzających przedsiębiorstwem;
• niezapewnianie pracownikowi co najmniej jednej części urlopu obejmującej minimum 14 dni kalendarzowych (nawet jeśli jest zgodne z wolą pracownika);
• udzielanie urlopów w trakcie przestoju przedsiębiorstwa;
• planowanie całości urlopu w planie urlopów (tj. łącznie z urlopem na żądanie);
• nieuwzględnianie trwających okresów zatrudnienia, których pracownik nie może udokumentować okazaniem świadectwa pracy;
• nietworzenie harmonogramów czasu pracy na zaplanowany z góry okres urlopowy pracownikom świadczącym pracę przez różną liczbę godzin w poszczególnych dniach (np. zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy) .


Przypisy
Bibliografia
Wykaz zalecanej literatury:
1) L. Florek, T. Zieliński, Prawo pracy, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2006.
2) Prawo pracy 2010, red. K. Jaśkowski, Wydawnictwo Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2010.
3) Kodeks pracy. Komentarz, red. W. Muszalski, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2013.
4) M. Barzycka-Banaszczyk, Prawo pracy, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2010.
5) T. Zwolak, Zasady udzielania urlopu bezpłatnego, http://www.prawopracy.org/content/view/142/16/ (odczyt z 10.11.2013).
6) A. Minkowicz-Flanek, Pracodawca może przerwać pracownikowi urlop wypoczynkowy, http://serwisy.gazetaprawna.pl/akademia/artykuly/714646,pracodawca-moze-przerwac-pracownikowi-urlop-wypoczynkowy.html (odczyt z 10.11.2013).
7) C. Bodek, A. Lankamer-Prasołek i in., Kontrola pracodawcy przez Państwową Inspekcję Pracy, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2009.
8) J. Wratny, Kodeks pracy. Komentarz, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2013.
9) Kodeks pracy. Komentarz dla praktyków, red. A. Patulski, G. Orłowski, ODDK – Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk 2013.
10) Regulaminy i procedury w zakładzie pracy, red. E. Drzewiecka, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2009.
11) M. Jaroszewska, Urlopy wypoczynkowe, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2009.
12) Kodeks pracy. Komentarz, red. W.K. Baran, Wydawnictwo Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2012.
13) M.A. Świątkowski, Kodeks pracy. Komentarz, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2012.
14) W. Sanetra, J. Iwulski, Kodeks pracy. Komentarz, Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis, Warszawa 2013.
15) R. Mroczkowska, P. Potocka-Szmoń, Dokumentacja pracownicza 2010, ODDK – Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk 2010.
16) A. Marek, Prawo do urlopu wypoczynkowego się przedawnia, http://praca.gazetaprawna.pl/artykuly/456640,prawo_do_urlopu_wypoczynkowego_sie_przedawnia.html (odczyt z 10.11.2013).

Wykaz adresów internetowych (odczyt z dnia 10.11.2013):
1) Porady prawne na temat urlopów pracowniczych, http://www.pip.gov.pl/html/pl/porady/07064000.htm.
2) Informacje dotyczące urlopu wypoczynkowego, http://www.urlopypracownicze.pl/dzial,81,urlopy-wypoczynkowe.html?gclid=CPul0Ybp3roCFQlb3godkncAbg.
3) Komentarz do Kodeksu pracy – urlopy wypoczynkowe, http://www.rp.pl/artykul/694505.html.
4) Dopuszczalność odmowy udzielenia urlopu na żądanie, http://biznes.onet.pl/dopuszczalnosc-odmowy-udzielenia-urlopu-na-zadanie,18490,5557307,news-detal.
5) Wskaźniki wynikające z wymiaru urlopu wypoczynkowego. http://www.wskazniki.pl/?doc_id=237333&iid=255676.
6) Jak obliczyć urlop uzupełniający?, http://msp.money.pl/wiadomosci/kadry/artykul/jak;obliczyc;urlop;uzupelniajacy,231,0,930535.html