« Powrót

Podrozdział 1. Wydatkowanie środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych



Prawidłowe dysponowanie środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) to bardzo ważne zadanie dla pracodawców, którzy tworzą go w swojej firmie. Ustawa o ZFŚS określa szczegółowo zasady wydatkowania i gospodarowania środkami tego funduszu.
Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy o ZFŚS środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przeznacza się na:
1. finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu;
2. dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych, do których należą:
• ośrodki wczasowe i kolonijne,
• domy wypoczynkowe,
• sanatoria,
• ogrody działkowe,
• obiekty sportowo-rekreacyjne,
• żłobki,
• kluby dziecięce i przedszkola,
• obiekty służące działalności kulturalnej;
3. tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.
Finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu

Działalność socjalna pracodawcy to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:
• różnych form wypoczynku;
• działalności kulturalno-oświatowej;
• sportowo-rekreacyjnej;
• opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego;
• udzielania pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Dlatego też ze środków funduszu można sfinansować koszty wczasów, w tym tzw. wczasy pod gruszą (dopłaty do wypoczynku), wycieczek, kolonii, obozów i agroturystyki w formach zorganizowanych. Można również wydatkować je na usługi kulturalno-oświatowe (bilety do teatru, kina, muzeum, galerii) oraz sportowo-rekreacyjne (karnety na basen, siłownię, aerobik, organizowanie imprez sportowych) .
Środki funduszu przeznacza się także na wsparcie materialne w formie np. zapomóg dla osób, które znalazły się w trudnej sytuacji finansowej, życiowej i zdrowotnej (pożar domu, kradzież itd.). Ze środków socjalnych można także udzielać pożyczek mieszkaniowych, zarówno zwrotnych, jak i bezzwrotnych. Przepisy nie konkretyzują, o jakie cele chodzi. Trzeba je zatem dokładnie sprecyzować w regulaminie wydatkowania środków socjalnych, a potem w umowie zawieranej z pożyczkobiorcą. Można więc uzyskać pomoc na: budowę domu jednorodzinnego, kupno mieszkania w budynku wielolokalowym, uzupełnienie wkładu budowlanego w spółdzielni mieszkaniowej, remont lub modernizację mieszkania .
Dzięki wyrokowi Trybunału Konstytucyjnego z dnia 28 marca 2007 r. ze środków ZFŚS można sfinansować nie tylko wypoczynek pracowników w kraju, ale także za granicą. Od 4 czerwca 2008 r. obowiązują zmienione w tym zakresie przepisy ustawy o ZFŚS.

Dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych
Wskazany katalog wyszczególniający rodzaje zakładowych obiektów socjalnych ma charakter zamknięty. Trzeba pamiętać również, że ustawa o ZFŚS mówi o dofinansowywaniu, a nie utrzymywaniu bazy w całości. To należy do obowiązków pracodawcy i powinien przeznaczać na to środki z własnej kieszeni. Dlatego też ze środków funduszu pracodawca nie sfinansuje np. kosztów remontu i konserwacji ośrodka wczasowego .
Tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego
Środki funduszu mogą być przeznaczone na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego, czyli np. na zakup, budowę budynku lub pomieszczenia z przeznaczeniem na placówki dla opieki na dziećmi. Natomiast koszty związane z funkcjonowaniem zakładowych żłobków, przedszkoli itp. nie powinny już pochodzić ze środków ZFŚS, lecz z bieżącej działalności pracodawcy .
W piśmiennictwie podkreśla się, że nie podlegają finansowaniu ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wydatki pracodawcy na:
• prowadzenie zbiorowego żywienia w zakładzie pracy w formie barów, stołówek, bufetów;
• dojazdy pracowników do pracy organizowanych w zakresie własnym lub na zlecenie pracodawcy;
• podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników oraz szkolenia;
• organizowanie świąt branżowych, jubileuszy zakładowych itp.;
• ubezpieczenia zdrowotne, emerytalne i na życie;
• organizowanie szczepień ochronnych i profilaktycznych ;
• prywatną klinikę dla zatrudnionych;
• większość imprez integracyjnych .
Przykład
Pracodawca chciałby sfinansować ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych upominki z okazji 15-lecia istnienia przedsiębiorstwa. Czy jest to zgodne z przepisami ustawy o ZFŚS?
Nie. Ze środków funduszu może być sfinansowana działalność o charakterze socjalnym, a nie okolicznościowym. Zakup upominków dla pracowników z okazji święta zakładowego nie ma charakteru socjalnego. Dlatego też pracodawca powinien taki wydatek sfinansować z własnych środków obrotowych.
Należy pamiętać o tym, że świadczenia finansowane ze środków ZFŚS mają charakter uznaniowy. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z niego.
Dlatego też przyjmuje się, że najwłaściwszym kryterium socjalnym, na którego podstawie pracodawca decyduje, czy udzielić pomocy pracownikowi, jest dochód przypadający na członka rodziny uprawnionej. W związku z tym pracodawca musi posiadać dane o sytuacji dochodowej pracownika. Najpopularniejszym sposobem zdobycia tego typu danych jest oświadczenie osoby zainteresowanej uzyskaniem pomocy .

Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
Szczegółowe zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej pracodawca powinien określić w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ma on obowiązek uzgodnić jego treść z działającą (jeżeli jest ich więcej – z działającymi) u niego zakładową organizacją związkową. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Regulamin ZFŚS powinien określać m.in.:
• częstotliwość przyznawania świadczeń. W praktyce spotyka się możliwość dofinansowania wypoczynku raz w roku lub raz na dwa lata. Formalnie nie ma jednak przeszkód, by dofinansowanie to wypłacane było częściej, na przykład dwa razy w roku. Uzależnione jest to tylko od zapisów zawartych w regulaminie i wielkości środków, którymi dysponuje pracodawca;
• długość wypoczynku, która uprawnia do ubiegania się o dofinansowanie. Najczęściej spotyka się zapisy, że wymagany jest co najmniej 14-dniowy wypoczynek (tj. 14 dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego). Niekoniecznie musi to oznaczać 14-dniowy pobyt w miejscowości wypoczynkowej;
• formę wniosków i sposób ich składania;
• termin składania wniosku;
• wymagane dokumenty, takie jak: potwierdzenie odpowiedniej długości urlopu, zaświadczenia o zarobkach pozostałych członków rodziny lub oświadczenia potwierdzające dochody innych członków wspólnego gospodarstwa domowego, potwierdzenie wypoczynku pracownika i/lub dziecka. Dowód ten powinien zawierać kwotę odpłatności, odbiorcę płatności, formę wypoczynku oraz imię i nazwisko osoby, której wypoczynek dotyczy .
Postanowienia regulaminu powinny uwzględniać zasadę przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Celem funduszu jest bowiem łagodzenie różnic w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a także emerytów i rencistów. Adresatami funduszu są zwłaszcza rodziny o najniższych dochodach. W konsekwencji przyznanie przez pracodawcę świadczeń w tej samej wysokości ogółowi pracowników należałoby uznać za niezgodne z ustawą. W tym przypadku związki zawodowe mogłyby wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych na niego środków .
Do najczęściej występujących uchybień mających swoje odzwierciedlenie w treści regulaminów ZFŚS należą:
• przyznawanie wszystkim pracownikom świadczeń w jednakowej wysokości;
• uzależnienie przyznania świadczeń od osiągnięcia przez pracownika u danego pracodawcy określonego stażu pracy;
• uzależnianie możliwości dofinansowania lub wysokości pomocy od czynników niedozwolonych, tj. długość okresu zatrudnienia, staż pracy, wymiar etatu, rodzaj umowy czy ocena pracownicza;
• przeznaczanie środków na niedozwolone świadczenia, wśród których najczęściej wymienia się finansowanie: imprez integracyjnych, opieki medycznej, przyzakładowych stołówek, personalnej obsługi funduszu (wynagrodzenia, szkolenia, materiały edukacyjne), zakupu środków trwałych, profilaktycznych szczepień, ubezpieczeń NNW, na życie czy turystycznych, dojazdów do pracy, świąt branżowych, prezentów czy kwiatów okolicznościowych, szkoleń, kursów i studiów czy premii;
• wykluczenie uprawnionych ustawą grup osób, jak np.: pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych, wychowawczych lub też emerytów i rencistów czy członków rodzin pracowników .
Związkom zawodowym przysługuje także prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie na niego należnych środków.
Mimo ustawowego obowiązku tworzenia regulaminu wielu pracodawców pomija etap jego tworzenia i wypłaca środki według własnego uznania, co może skutkować problemami z urzędem skarbowym. W takiej sytuacji mogą pojawić się wątpliwości, czy środki wypłacane są z ZFŚS i czy podlegają przewidzianym w tym przypadku zwolnieniom od podatku, czy być może powinny być dopisane do dochodu i „ozusowane”. Aby uniknąć późniejszych nieporozumień z organami kontroli skarbowej, ważne jest, aby w sytuacji braku regulaminu rejestrować wypłaty i gromadzić dokumentację potwierdzającą fakt, że przelew środków na ten cel nastąpił z rachunku bankowego służącego do obsługi środków pieniężnych funduszu .
Dodatkowo nieposiadanie regulaminu ZFŚS może skutkować upomnieniem, wezwaniem do uzupełnienia braków lub karą grzywny nałożoną przez organ kontrolujący, jakim jest Państwowa Inspekcja Pracy. Przepisy prawa nakładają obowiązek utworzenia regulaminu ZFŚS i podstawą do pociągnięcia do odpowiedzialności w stosunku do pracodawcy jest art. 12a ustawy o ZFŚS, który mówi, że: „kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym w imieniu pracodawcy za wykonywanie przepisów ustawy nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny”. Brak regulaminu może rodzić również wątpliwości i wewnętrzne roszczenia co do form dofinansowania, wysokości wypłat i kręgu pracowników uprawnionych do korzystania z funduszu. W przypadku braku regulaminu pracodawca nie ma odpowiednich argumentów, aby pewnych form pomocy przewidzianych ustawą nie finansować, realizowane formy pomocy nie mają natomiast jednoznacznie określonych zasad przyznawania i wypłaty .
Przykład
Czy w ramach weryfikacji, że dany pracownik spełnia kryterium socjalne, pracodawca może żądać od pracownika okazania rocznego zeznania podatkowego?
Ewentualna weryfikacja na podstawie dokumentu PIT (zawierającego dane osobowe) musi mieć miejsce z uwzględnieniem ustawy o ochronie danych osobowych . Zgodnie z jej art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o danych osobowych przetwarzanie danych osobowych jest możliwe, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. W omawianej sytuacji uprawnienie, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o danych osobowych, występuje. Jest to uprawnienie do pomocy socjalnej z funduszu. Pozostaje więc już tylko pytanie, czy PIT jest niezbędny do jego realizacji. Niezbędność ta nie wynika z samej ustawy o ZFŚS. Może jednak wynikać z innych przepisów prawa pracy – w tym przypadku z regulaminu zasad wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jeżeli więc pracodawca chciałby badać spełnianie kryterium socjalnego na podstawie PIT-u, to powinien zadbać o odpowiednią treść regulaminu .
Przykład
Pracodawca uprawniony do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zapisał w regulaminie, że uprawnionymi do otrzymywania świadczeń socjalnych są tylko pracownicy, którzy mają umowy na czas nieokreślony, ze stażem pracy w przedsiębiorstwie powyżej czterech lat. Ten zapis jest oczywiście niezgodny z przepisami ustawy o ZFŚS i pracodawca powinien go usunąć z regulaminu.
Przykład
Pracodawca przeznaczył środki funduszu socjalnego na finansowanie bieżącej działalności zakładu, m.in. na wynagrodzenia dla pracowników. To postępowanie z pewnością będzie zakwestionowane przy okazji kontroli inspektorów pracy, ponieważ jest to niezgodne z przepisami ustawy o ZFŚS.
Pracodawcy mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie tylko indywidualnie, ale również współpracując ze sobą. Ustawa o ZFŚS w art. 9 stanowi, że pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w zawartej między sobą umowie. Określa ona w szczególności przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Umowa może także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu.
Tworzenie funduszu socjalnego przez kilku pracodawców na podstawie odrębnej umowy w praktyce polega na tym, że kilka firm łączy część albo całość własnych zasobów socjalnych (w częściach równych bądź różnych), a potem ich pracownicy korzystają z nich na jednakowych zasadach, bez względu na udział w nich poszczególnych pracodawców. Przepisy nie wymagają jednak, aby wnosili oni jednakowe kwoty do wspólnej działalności socjalnej. Umowa zakreśla wielkość ich udziałów zazwyczaj wskaźnikiem procentowym (np. 30, 50 czy 70% połączonych środków funduszu). Następnie osoby zatrudnione u wszystkich koalicjantów i inni uprawnieni korzystają z nich na jednolitych zasadach .
Dysponentem środków funduszu jest pracodawca, gdyż zgodnie z ustawą o ZFŚS to on ma obowiązek administrować zakładowym funduszem. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 20 sierpnia 2001 r.: „pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu” .
Przypisy
Bibliografia
Wykaz zalecanej literatury:
1) L. Florek, T. Zieliński, Prawo pracy, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2006.
2) Prawo pracy 2010, red. K. Jaśkowski, Wydawnictwo Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2010.
3) R. Majewska, J. Stefaniak, Przepisy o funduszu socjalnym z komentarzem, „Rzeczpospolita”, 29 września 2011 r., nr 227/2011.
4) M. Barzycka-Banaszczyk, Prawo pracy, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2010.
5) A. Abramowska, Firmowy pączek z funduszu socjalnego, http://prawo.rp.pl/artykul/56632,812892-Firmowy-paczek-nie-z-funduszu-socjalnego.html (odczyt z 07.10.2013).
6) M. Pigulski, Zasady korygowania odpisów socjalnych, http://prawo.rp.pl/artykul/56632,775943-ZFSS--zasady-korygowania-odpisow-socjalnych.html (odczyt z 07.10.2013).

Wykaz adresów internetowych:
1) Baza wiedzy o funduszu socjalnym: http://www.xn--zfs-dza.pl/.
2) Porady Państwowej Inspekcji Pracy na temat funduszu socjalnego: http://www.pip.gov.pl/html/pl/porady/07068000.htm.
3) ZFŚS w szkole i przedszkolu: http://www.portaloswiatowy.pl/porady/zfss-w-szkole-i-przedszkolu.
4) Jak rozliczyć wydatki na fundusz socjalny? http://prawo.rp.pl/artykul/56632,723903-ZFSS--wydatki-na-cele-socjalne-mozna-odliczyc.html.
5) Jak zabezpieczyć pożyczkę z funduszu socjalnego? http://prawo.rp.pl/artykul/56632,664747-Jak-zabezpieczac-pozyczke-mieszkaniowa-z-funduszu-socjalnego.html.