« Powrót

Podrozdział 2. Otoczenie zewnętrzne.



Można rozmaicie podchodzić do zagadnienia klasyfikowania otoczenia organizacji i rozważania, co na owe otoczenie się składa. Jednym z ujęć jest podział na otoczenie wewnętrzne i zewnętrzne.

Organizacje są systemem otwartym, czyli pozostają w ciągłych interakcjach z otoczeniem, dokonując nieustannej z nim wymiany. Wywierają wpływ na otoczenie i jednocześnie podlegają wpływowi wspólnie z nim ewoluując. Otoczenie organizacji to rzeczywistość poza granicami organizacji. Organizacja utrzymuje z nią istotne dla jej przetrwania więzy wymiany (energii, zasobów, informacji, inspiracji, przyjaźni) [1] .

Otoczenie zewnętrzne można z kolei podzielić na ogólne i zadaniowe, ujmowane w różnych wymiarach. Wymiar ekonomiczny to „ogólna kondycja i żywotność systemu gospodarczego” [2] , w którym funkcjonuje organizacja, koniunktura gospodarcza, panujące bezrobocie. Wymiar techniczny odnosi się do dostępnych metod, które pozwalają pozyskać i przekształcić zasoby w produkty bądź usługi. Dominujące znaczenie ma tutaj zmieniająca się technologia i technika. Wymiar społeczno-kulturowy obejmuje nawyki, obyczaje, normy zachowania, wartości. Normy postępowania różnią się w zależności od kultury, w której występują; to również cechy demograficzne. Wymiar polityczno-prawny to regulacja działalności gospodarczej, stosunki panujące między państwem a gospodarką. Z systemem prawnym wiążą się obowiązki organizacji oraz stabilność polityczna danego kraju czy regionu świata.

Obecnie, w dobie globalizacji, coraz większe znaczenie ma międzynarodowy wymiar otoczenia. Wymiar międzynarodowy określa zakres, w jakim organizacja uczestniczy w działalności gospodarczej innych krajów lub pozostaje pod ich wpływem [3] .

Współczesne organizacje zmieniają się, bo zmienia się też ich otoczenie. Zmianie podlegają również kluczowe zasoby. P. Gajewski, za Tofflerem, przywołuje zasoby rozwoju cywilizacji w okresach historycznych.



Współczesny etap rozwoju zarządzania ma swoje korzenie w dorobku ery przemysłowej (industrialnej). Opierając się na ideach, regułach i prawidłach tej ery współcześni menedżerowie starają się zrozumieć organizacje i zaprojektować niezbędne zmiany. Ostatni z zaprezentowanych etap rozwoju cywilizacji – era wiedzy i informacji – charakteryzuje się tym, że niezwykle ważna jest wiedza, ale też tym, że istnieje duże tempo wzrostu powszechnie dostępnego zbioru wiedzy i informacji. Tempo zmienności w zarządzaniu nigdy nie było tak duże. Ta fundamentalna zmiana wprowadza też nowy sposób postrzegania warunków, w których współczesne firmy realizują swoje działania biznesowe. Istotne jest przełożenie możliwości uczenia się pracowników na uczenie się organizacji [4] . To może też stanowić trudności adaptacyjne, np. dla starszego pokolenia, albo problemy z zarządzaniem młodym pokoleniem, ceniącym równowagę między pracą a życiem prywatnym.

Ta narastająca presja na zwiększanie tempa zmian w środowisku biznesowym stopniowo dezaktualizuje stosowane w organizacjach konwencje systemowe. Konwencje organizacyjne, tworząc podstawy organizacji pracy, muszą nadążać za tymi zmianami. Dotyczy to kształtu struktury, stylu kierowania, poziomu upełnomocnienia, wymiany informacji, kultury organizacyjnej, motywowania oraz rozwoju zasobów ludzkich [5] .

Organizacje w ramach kształtowania otoczenia zewnętrznego komunikują się z nim. Komunikowanie to proces porozumiewania się, udzielania informacji, przekazywania myśli i wiadomości, wymiany znaczeń, utrzymywania z kimś kontaktu [6] . Dobra komunikacja oznacza taki sposób mówienia i słuchania, który doprowadza do zmian w percepcji partnera, w jego emocjach i poglądach. Komunikację dzieli się najczęściej na werbalną i niewerbalną, jedno- i dwukierunkową, formalną i nieformalną.

Istnieje mnogość modeli komunikowania się. Może być to proces jednostronny, w wyniku którego przekazane zostają informacje od nadawcy do odbiorcy. Wówczas występuje w nim kilka elementów omówionych poniżej.

• nadawca – podmiot przekazujący dane, odpowiednio je kodujący. Dla uzyskania pełnej aprobaty przez odbiorcę, nadawca musi być osobą wiarygodną, kompetentną, obiektywną, posiadać autorytet nadawczy, np. w środowisku zawodowym;
• przekaz – informacje, które są przekazywane do odbiorcy. Dlatego też wszelkie treści, które uważane są za kluczowe dla danego zagadnienia, powinny być powtarzane tak długo, aż zostaną usłyszane i odebrane (odkodowane):
- argumenty rzeczowe i emocjonalne – argumentacja emocjonalna ma dotrzeć do uczuć odbiorcy. Argumenty, którymi posługuje się nadawca mogą być: jednostronne (zawierają jedynie zalety przekazu) lub dwustronne (zawierają zalety i wady przekazu);
- język – powinien być dostosowany do języka partnera, aby nie stanowił dodatkowej bariery w komunikacji;
• kanał – czyli sposób, w jaki dokonujemy przekazu. Najczęściej stosowane kanały to:
- rozmowa bezpośrednia z odbiorcą; rozmowa w obecności osób trzecich (mediator lub arbiter – uspokaja w trudnych sytuacjach, gdy następuje kryzys w osiągnięciu porozumienia, jest pośrednikiem w kontaktach stron, w sytuacji ostrego konfliktu);
- korespondencja – prowadzona bezpośrednio z partnerem lub za pomocą pośrednika, drogą telefoniczną, przez Internet, listownie, faksem itp.;
- procedura jednego tekstu – polega na zestawieniu warunków i ofert obu stron w jednym tekście, podlegającym tak wielu korektom, aż będzie odpowiadał partnerom;
• odbiorca – podmiot odbierający i odpowiednio odkodowujący dane. Odebrany komunikat powinien wywołać zamierzony skutek [7] .

Na ostateczny kształt komunikatu ma wpływ wiele sfer; analizując to uwzględnić należy wpływ przynajmniej poniższych aspektów:

• konkretnej sytuacji, w której znajduje się nadawca i odbiorca;
• kultury, w której zostali wychowani i z której czerpią wzorce;
• osobowości nadawcy i odbiorcy;
• relacji, w jakich pozostają ze sobą komunikujący się (przełożony–podwładny, uczeń–nauczyciel, kolega–kolega) [8] .

Tak więc organizacje tworząc relacje z otoczeniem komunikują mu swoją strategię, wartości, plany i zmierzenia. Otwarta, moderowana przez specjalistów komunikacja ma szczególnie ważne znaczenie w przypadku społeczeństwa informacyjnego. Społeczeństwo informacyjne to takie, którego głównym zasobem staje się wiedza teoretyczna oraz działalność informacyjna, a ponadto charakteryzuje się:

• tercjalizacją, czyli dominacją sektora usług w gospodarce oraz sektorów: finanse, ubezpieczenia i zdrowie, oświata, nauka. Rośnie znaczenie przemysłów kreatywnych;
• wzrostem znaczenia środków masowej komunikacji;
• rozwojem techniki i nowoczesnych technologii;
• dominacją specjalistów i naukowców w strukturze zawodowej;
• znaczeniem wiedzy teoretycznej jako źródła innowacji;
• tworzeniem „technologii intelektualnej” jako podstawy do podejmowania decyzji związanych z polityką i społeczeństwem;
• tworzeniem wirtualnej rzeczywistości (e-banki, e-urzędy, e-learning);
• postępującym w coraz większym tempie procesem globalizacji;
• wzrostem znaczenia indywidualizmu i pluralizmu;
• rozwojem społeczności lokalnych w myśl hasał „myśl globalnie, działaj lokalnie”.

Zjawiska te powodują zmiany nie tylko w sferach organizacji, zarządzania, polityki, kultury, ale także wpływają na całe społeczeństwo. W społeczeństwie informacyjnym dominującym zasobem ekonomicznym, kapitałem takiego społeczeństwa jest wiedza, głównie wiedza informatyczna umożliwiająca poruszanie się w świecie.

Innowacyjność i kreatywność staje się kluczową wartością. Kreatywność przestaje być utożsamiana z działalnością artystyczną, znajduje zastosowanie w wielu sektorach gospodarki. Łączenie kreatywności i innowacyjności pozwala kształtować produkty i usługi tak, aby stały się atrakcyjne dla klientów. Design jest kreatywnością stosowaną, gdyż łączy kreatywność i innowacyjność – to np. projektowanie przemysłowe, mody, grafiki, wnętrz, architektura i architektura krajobrazu.
Przypisy