« Powrót

Podrozdział 2. Jak zarządzać wolontariatem pracowniczym?



Decyzja przedsiębiorcy o stworzeniu programu wolontariatu pracowniczego (lub o wspieraniu rozpoczętych już inicjatyw pracowniczych) ma charakter dobrowolny i zazwyczaj związana jest z analizą własnych możliwości organizacyjno-finansowych, określeniem roli działań społecznych w strategii biznesowej przedsiębiorcy oraz stopnia deklarowanego przez pracowników poparcia dla tego typu działań.

Planowanie wolontariatu pracowniczego w przedsiębiorstwie można podzielić na pięć etapówInspirator obywatelski 2.0, czyli pracowniczy wolontariat kompetencji z wykorzystaniem Internetu, red. F. Pazderski, Instytut Spraw Publicznych, Warszawa 2012, s. 25.
">[1]
:
1) diagnozę;
2) określenie celów i rezultatów;
3) wybór metody i zaplanowanie działań;
4) określenie zasobów i sposobu zarządzania;
5) określenie sposobów monitoringu i oceny.
W fazie diagnostycznej dokonywana jest ocena, czy przedsiębiorca jest gotowy do realizacji wolontariatu pracowniczego i jakie cele chce w ten sposób osiągnąć. W przypadku podmiotów zagranicznych impulsem do tworzenia takiego wolontariatu są zazwyczaj wytyczne z centrali. Natomiast polscy przedsiębiorcy albo przyjmują międzynarodowe wzorce, albo reagują bezpośrednio na potrzeby otoczenia.
Wybranie właściwego momentu na podjęcie tego typu działań jest kluczowe dla sukcesu przedsięwzięcia. W niektórych sytuacjach okazuje się, że przedsiębiorstwo nie tyle „dojrzało” do wolontariatu, co wręcz go potrzebuje, „ponieważ wolontariat może być sposobem na zmniejszenie wewnątrzfirmowych napięć, zwiększenie zaangażowania pracowników, a także pogłębienia więzi z otoczeniem”[2] . Wstępna diagnoza powinna również dotyczyć możliwości i chęci prawników, którzy w przyszłości zostaną wolontariuszami, oraz potrzeb otoczenia, czyli potencjalnych beneficjentów ich pracy. Ponieważ zaangażowanie w działania pomocowe ma charakter dobrowolności, osoby odpowiedzialne za wdrażanie programu wolontariatu pracowniczego powinny dysponować wiedzą, w jakie działania w wolontariacie pracownicy są skłonni najchętniej się zaangażować. W uzyskaniu tego typu informacji przydatne mogą okazać się np. ankiety pracownicze lub spotkania wewnątrz przedsiębiorstwa.

Bardzo ważna jest również ocena, jakiego wsparcia dla swych działań przedsiębiorca może oczekiwać z zewnątrz. Chodzi tu o poznanie potencjalnych partnerów, czyli organizacji pozarządowych i innych instytucji społecznych, które można włączyć do współpracy.
Poprawnie wykonana diagnoza „pozwala na wykonanie kroku drugiego, czyli określenie priorytetów, celów i spodziewanych korzyści, które program wolontariatu pracowniczego może przynieść firmie, pracownikom i korzystającym z wolontariatu” , co z kolei prowadzi do wyboru efektywnego sposobu, w jaki program ten będzie wykonywany, zaplanowania szczegółowych działań i harmonogramu ich realizacji.
Realizację wolontariatu pracowniczego powierza się zazwyczaj działowi zarządzania zasobami ludzkimi (HR) lub działowi public relations (PR). Już samo umiejscowienie wolontariatu pracowniczego w strukturze przedsiębiorstwa może mieć duży wpływ na sposób postrzegania tego typu działań. Specjaliści od HR-u będą kłaść większy nacisk na integrującą i motywującą rolę podejmowanych przez pracowników inicjatyw prospołecznych, natomiast w przypadku menedżerów PR akcent zostanie przesunięty w stronę kreowania pożądanego wizerunku przedsiębiorcy.
Wiedząc, co, jak i kiedy będzie realizowane, można przystąpić do planowania niezbędnych zasobów. Chodzi tu nie tylko o przygotowanie niezbędnych narzędzi technicznych, ale przede wszystkim o organizację pracy pracowników-wolontariuszy. Należy m.in. ustalić, czy wolontariat będzie świadczony w godzinach pracy czy w czasie wolnym pracowników, oraz zadbać o odpowiednie przeszkolenie osób chętnych do udziału w programie. Dodatkowo na tym etapie należy dokonać analizy kosztów związanych z realizacją programu wolontariatu pracowniczego.
Ponieważ wdrażanie i realizacja programu wolontariatu pracowniczego są zadaniami złożonymi i niejednokrotnie pochłaniają znaczne nakłady czasu i pieniędzy, nie można zapominać o ich należytej kontroli. Monitoring polega na śledzeniu, czy program realizowany jest zgodnie z planem i czy prowadzi do ustalonych wcześniej rezultatów.
Nowo wdrażany program powinien mieć poparcie na wszystkich szczeblach struktury przedsiębiorstwa, począwszy od najwyższej kadry kierowniczej, aż po szeregowych pracowników. „Doświadczenie pokazuje, że zaangażowanie w aktywność wolontariacką np. zarządu jest bardzo dobrze odbierane przez pracowników i jest dla nich dodatkową motywacją i zachętą dla tego typu aktywności” . Pracownicy powinni mieć stały dostęp do informacji na temat pozytywnych efektów pracy, którą wykonują jako wolontariusze, co przekłada się na wzrost ich zaangażowania i rozbudza motywację do dalszego działania.

W polskim prawie brak jest przepisów, które odnosiłyby się wprost do wolontariatu pracowniczego. Taki stan rzeczy utrudnia przedsiębiorcom organizację tego typu programów, ponieważ wymusza znajomość wielu szczególnych aktów prawnych i często rodzi wątpliwości co do sposobu ich stosowania w stosunku to tej specyficznej formy wolontariatu. Ogólne kwestie związane z wolontariatem, czyli dobrowolną i nieodpłatną działalnością wolontariuszy, reguluje ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie , do której zapisów można się odwoływać również w przypadku wolontariatu pracowniczego.
Jednak z uwagi na szczególny charakter wolontariatu pracowniczego oraz różnorodność relacji prawnych powstających między zaangażowanymi w niego podmiotami odpowiednie zastosowanie znajdą tu również ogólnie obowiązujące przepisy prawa, a w szczególności regulacje prawne zawarte w Kodeksie cywilnym oraz Kodeksie pracy , a w określonych sytuacjach prawnych także przepisy innych ustaw, takich jak na przykład:
– ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych ;
– ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych ;
– ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych ;
– ustawa o pomocy społecznej ;
– ustawa o systemie oświaty .

Powyższa lista nie wyczerpuje wszystkich możliwości, ponieważ: „o właściwych powszechnie obowiązujących przepisach prawa, które znajdą zastosowanie w konkretnym przypadku, decydować będzie forma działalności w ramach wolontariatu pracowniczego, które zamierza realizować przedsiębiorca-pracodawca” .
Zgodnie z art. 2 pkt 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie wolontariusz jest osobą fizyczną, która ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia na zasadach określonych w ustawie. Mimo że nie określają tego żadne przepisy, wolontariuszami w programie wolontariatu pracowniczego mogą być nie tylko osoby zatrudnione na umowę o pracę, ale również osoby, z którymi pracodawca współpracuje na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, umowy o dzieło), a nawet na podstawie umowy o świadczenie usługi (w ramach tzw. samozatrudnienia). Kluczowe dla ustalenia, czy w danym przypadku mamy do czynienia z wolontariatem pracowniczym jest „występowanie szeroko rozumianego podporządkowania wolontariusza wobec przedsiębiorcy-pracodawcy” .

Zgodnie z treścią art. 42 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie wolontariusze mogą wykonywać świadczenia na rzecz:
1) organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 w zakresie ich działalności statutowej, w szczególności w zakresie działalności pożytku publicznego, z wyłączeniem prowadzonej przez nie działalności gospodarczej;
2) organów administracji publicznej, z wyłączeniem prowadzonej przez nie działalności gospodarczej;
3) jednostek organizacyjnych podległych organom administracji publicznej lub nadzorowanych przez te organy, z wyłączeniem prowadzonej przez te jednostki działalności gospodarczej;
4) podmiotów leczniczych w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej w zakresie wykonywanej przez nie działalności leczniczej.
Przywołany wyżej katalog podmiotów uprawnionych do korzystania ze świadczeń wolontariuszy jest katalogiem zamkniętym, co oznacza, że osoby fizyczne nie mogą być bezpośrednio adresatami takich świadczeń (świadczenie wolontariatu na rzecz osób fizycznych nie skutkuje jednak żadną sankcją).
Warto podkreślić, że stosunek prawny łączący pracownika-wolontariusza z korzystającym nie jest stosunkiem pracy, tylko stosunkiem cywilnoprawnym, ponieważ zgodnie z definicją zawartą w art. 22 § 1 Kodeksu pracy jednym z elementów koniecznych stosunku pracy jest zatrudnienie za wynagrodzeniem.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami zakres, sposób i czas wykonywania świadczeń przez wolontariuszy powinny być każdorazowo określone w porozumieniu z korzystającym (art. 44 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie). Oznacza to, że każdy pracownik-wolontariusz jest zobowiązany zawrzeć porozumienie z organizacją lub instytucją przyjmującą jego pomoc, a nie z pracodawcą, który jest de facto organizatorem wolontariatu pracowniczego. Jeżeli świadczenie wolontariusza-pracownika ma być wykonywane przez okres dłuższy niż 30 dni, to porozumienie między nim a podmiotem korzystającym powinno mieć formę pisemną . W przypadku świadczeń wykonywanych przez krótszy okres porozumienie może zostać zawarte w formie ustnej, jednak korzystający ma obowiązek potwierdzić na piśmie treść takiego porozumienia na żądanie wolontariusza.
W praktyce jednak – mimo że nie wymaga tego prawo – podpisywane są dodatkowe porozumienia organizujące wzajemne relacje pomiędzy pracodawcą, pracownikiem a podmiotem, na rzecz którego świadczony jest wolontariat. Dodatkowe unormowania dotyczące wolontariatu pracowniczego mogą zostać ujęte w odrębnych umowach lub włączone do wewnętrznych przepisów prawa pracy obowiązujących u danego pracodawcy (np. do regulaminu pracy).

Do niektórych rodzajów działań podejmowanych w ramach wolontariatu mają zastosowanie przepisy szczególne, nakładające na wolontariusza obowiązek posiadania określonych kwalifikacji i spełnienia określonych wymagań. Przykładowo – wolontariuszem świadczącym pomoc w rodzinnym domu dziecka, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej , nie może być osoba, która jest lub była pozbawiona władzy rodzicielskiej lub władza rodzicielska jest jej ograniczona lub zawieszona, nie wypełnia obowiązku alimentacyjnego, w przypadku gdy taki obowiązek wobec niej wynika z tytułu egzekucyjnego, oraz była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
Obowiązek zapewnienia wolontariuszom ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków ustawa o działalności pożytku publicznego i wolontariacie nakłada na podmiot korzystający . Warto jednak zauważyć, że użyte w przepisie „sformułowanie »zapewnienie« nie przesądza o tym, kto ma ponosić ciężar kosztów związanych z wykupieniem wolontariuszowi-pracownikowi omawianego ubezpieczenia. Nie ma więc przeszkód, aby podmiotem ubezpieczającym, lub wręcz wyłącznie finansującym ubezpieczenie, był przedsiębiorca-pracodawca, z tym tylko zastrzeżeniem, że niezależnie od tego, kto będzie finansował dane ubezpieczenie, odpowiedzialność za ewentualny jego brak spoczywać będzie zawsze na korzystającym” .
Przedsiębiorca-pracodawca może również rozważyć ubezpieczenie pracownika-wolontariusza od odpowiedzialności cywilnej, czyli ewentualnych roszczeń, które mogą być związane z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania wynikającego z zawartego z korzystającym porozumienia o wolontariacie. Mimo że w myśl przepisów Kodeksu pracy pracodawca odpowiada jedynie za szkodę wyrządzoną przez pracownika osobie trzeciej w trakcie wykonywania przez niego obowiązków pracowniczych, a nie dobrowolnych działań, takich jak udział w realizacji programu wolontariatu pracowniczego, to można sobie wyobrazić sytuację, w której przedsiębiorca-pracodawca będzie ponosił odpowiedzialność za wolontariusza na zasadach przewidzianych przepisami Kodeksu cywilnego.

Świadczenia w ramach wolontariatu pracowniczego mogą być realizowane przez pracowników-wolontariuszy w czasie wolnym od pracy lub – jeśli pracodawca podejmie taką decyzję – w czasie pracy. „Wolontariat pracowniczy ze względu na swoją specyfikę powiązania pracowników-wolontariuszy z pracodawcą, który w dużej mierze organizuje wolontariat pracowniczy, może między innymi przejawiać się w wykonywaniu świadczeń przez wolontariuszy w czasie, który normalnie przeznaczony jest na wykonywanie czynności zawodowych. Jednak na pracę społeczną w czasie świadczenia pracy wolontariusz musi mieć jednoznaczną zgodę swojego pracodawcy, aby uniknąć zarzutu nieusprawiedliwionej nieobecności w firmie lub nienależytego wykonywania obowiązków pracowniczych” . Uzgodnienia dotyczące udzielania płatnego dnia wolnego na prace w ramach wolontariatu pracowniczego powinny być uwzględnione w regulaminie pracy lub odrębnym regulaminie obowiązującym w przedsiębiorstwie. Wskazane jest, by obejmowały one w szczególności takie kwestie, jak wymiar dni wolnych przysługujących wolontariuszom-pracownikom, zasady ich przyznawania, obowiązki spoczywające na wolontariuszu-pracowniku w związku z ich otrzymaniem. Należy pamiętać, że płatne dni wolne od pracy z przeznaczeniem na wolontariat nie mają wpływu na uprawnienia pracownicze wynikające z ogólnych przepisów pracy, w szczególności nie obniżają wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego.
Formą wspierania przez pracodawcę wolontariatu pracowniczego może być również udzielanie pracownikom-wolontariuszom, na ich pisemny wniosek, urlopu bezpłatnego z przeznaczeniem na pracę społeczną.

Wolontariusze świadczą pracę nieodpłatnie, jednak korzystający ma obowiązek pokrywać koszty podróży służbowych i diet wolontariuszy na ogólnych zasadach dotyczących pracowników określonych w odrębnych przepisach. Wolontariuszom przysługuje również zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych udokumentowanych wydatków, związanych z wykonywaniem świadczenia na rzecz korzystającego.
Jak już wspomniano powyżej, poszczególne postanowienia dotyczące wolontariatu pracowniczego mogą zostać umieszczone np. w regulaminie pracy obowiązującym w przedsiębiorstwie, jednak w takim przypadku należy pamiętać, że powinny być one wprowadzane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami Kodeksu pracy , tj. w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową (o ile taka istnieje) oraz przy zachowaniu przewidzianych ustawowo terminów. Najbardziej wskazane jest jednoznaczne i całościowe określenie zasad i warunków funkcjonowania wolontariatu pracowniczego w oddzielnym dokumencie, który powinien określać w szczególności:
1) "formy wolontariatu pracowniczego, które zamierza realizować przedsiębiorca-pracodawca wraz z wolontariuszami-pracownikami;
2) prawa i obowiązki pracowników-wolontariuszy przystępujących do wolontariatu pracowniczego;
3) dodatkowe uprawnienia przysługujące wolontariuszom-pracownikom z tytułu działalności woluntarystycznej;
4) zasady rozliczania czasu poświęcanego przez wolontariuszy-pracowników na działalność woluntarystyczną wykonywaną w czasie pracy;
5) zasady przyznawania środków wolontariuszom-pracownikom na działalność woluntarystyczną;
6) zasady rozliczania wydatków poniesionych przez wolontariuszy-pracowników w związku z działalnością woluntarystyczną;
7) ewentualne dodatkowe ubezpieczenie wolontariuszy-pracowników w ramach wykonywanej działalności woluntarystycznej” .

Z punktu widzenia przedsiębiorstwa wolontariat pracowniczy – podobnie zresztą jak inne formy społecznego zaangażowania biznesu – jest długofalową inwestycją, która musi przynosić korzyści i przekładać się na pomyślność prowadzonej działalności. Takie podejście jest w pełni zrozumiałe i akceptowane społecznie, pod warunkiem zachwiania racjonalnych proporcji. Oznacza to, że prawidłowo zaplanowany i zarządzany wolontariat pracowniczy powinien generować zysk dla wszystkich zaangażowanych w jego działanie stron, jednak ze szczególnym uwzględnieniem organizacji korzystających i ich beneficjentów. Tworząc procedury i ramy organizacyjne dla realizacji wolontariatu pracowniczego, pracodawca-organizator powinien mieć na uwadze, aby nie zatracić tego, co w tego typu akcjach jest najważniejsze, czyli pasji, emocji i szczerej, bezinteresownej chęci pomagania innym, które stanowią siłę napędową pracowników-wolontariuszy. Optymizmem napawają wyniki opublikowanego we wrześniu 2013 r. II Ogólnopolskiego Badania Wolontariatu Pracowniczego, które wskazują, że „na polskim rynku pojawia się coraz więcej zróżnicowanych form wsparcia dla wolontariuszy, a pomoc firm nie ogranicza się jedynie do dofinansowywania działań. (…) Coraz większą wagę przywiązuje się do szkoleń, konferencji i korzystania ze współpracy z ekspertami zewnętrznymi” .
Przypisy
Bibliografia
Lista publikacji dotycząca tematyki artykułu:
1. I. Dyakowska, Wolontariat pracowniczy bez obaw, „Biuletyn Euro Info”, nr 2 (09).
2. Inspirator obywatelski 2.0, czyli pracowniczy wolontariat kompetencji z wykorzystaniem Internetu, red. F. Pazderski, Instytut Spraw Publicznych, Warszawa 2012.
3. G. Hills, A. Mahmud, Volunteering for Impact. Best Practices in International Corporate Volunteering, 2007, http://www.brookings.edu/~/media/research/files/papers/2007/9/volunteering/volunteering_for_impact (odczyt z 27.08.2013).
4. P. Jordan, M. Ochman, Jak pracować z wolontariuszami, Biuro Obsługi Ruchu Inicjatyw Samopomocowych BORIS, Warszawa 1997.
5. P. Komosa, D. Dorska, Wybrane aspekty prawne wolontariatu pracowniczego, Centrum Wolontariatu, Warszawa 2008.
6. K. Lorecka, Wolontariat pracowniczy w praktyce, Mazowieckie Centrum Polityki Społecznej, Warszawa 2011.
7. M. Piwowar, Wolontariat pracowniczy jako element strategii społecznej odpowiedzialności biznesu w przedsiębiorstwie – światowe tendencje i polska rzeczywistość, „Trzeci Sektor”, nr 23 – wiosna 2011.
8. Wolontariat pracowniczy – między emocjami a racjonalnością. Raport z badań jakościowych poświęconych pracowniczemu wolontariatowi kompetencji, Instytut Spraw Publicznych, Warszawa 2011.
9. Wolontariat pracowniczy w Polsce. Przewodnik dla biznesu, CRSinfo, Warszawa 2011.
10. Wolontariat pracowniczy w Polsce: w czym pomaga firmom i pracownikom?, raport ThinkTank 2011, https://mttp.pl/pobieranie/wolontariat.pdf‎ (odczyt z 02.09.2013).
11. I Ogólnopolskie Badania Wolontariatu Pracowniczego – raport, Stowarzyszenie Centrum Wolontariatu w Warszawie, Warszawa 2008, http://bibliotekawolontariatu.pl/biblioteka/e-book/17/ (odczyt z 02.09.2013).
12. II Ogólnopolskie Badania Wolontariatu Pracowniczego, Stowarzyszenie Centrum Wolontariatu w Warszawie, Warszawa 2013, http://bibliotekawolontariatu.pl/biblioteka/e-book/417/ (odczyt z 06.09.2013).

Lista adresów internetowych dotycząca tematyki artykułu, (odczyt z 16.08.2013):
1. www.wolontariatpracowniczy.pl – strona prowadzona przez Centrum Wolontariatu w Warszawie.
2. http://www.pozytek.gov.pl/Wolontariat,pracowniczy,391.html – informacje o wolontariacie pracowniczym na stronie Departamentu Pożytku Publicznego.
3. Wolontariat pracowniczy – bardziej CSR czy wciąż jeszcze wolontariat? (http://wiadomosci.ngo.pl/wiadomosci/679447.html, odczyt 16.09.2013) – artykuł dotyczący roli wolontariatu pracowniczego w strategii przedsiębiorstw.
4. http://bibliotekawolontariatu.pl/ – strona zawiera bazę bezpłatnych publikacji dotyczących wolontariatu pracowniczego.
5. Współpracuję z biznesem, http://poradnik.ngo.pl/x/339573 – poradnik dotyczący współpracy trzeciego sektora z biznesem.