Krótko o historii.
Cytując jedno z pierwszych zdań podręcznika dedykowanego PRINCE2 , „PRINCE2 (Projekty w sterowalnym środowisku, ang. PRojects IN Controlled Environments) to ustrukturyzowana metodyka zarządzania projektami, oparta na doświadczeniach pochodzących z tysięcy projektów oraz na wkładzie wniesionym przez niezliczonych sponsorów projektów, Kierowników Projektów, zespoły projektowe, naukowców, szkoleniowców i konsultantów”.
Historycznie u źródeł metodyki PRINCE2 leży PROMPT (Project Resource Organisation Management Planning Technique), metodyka prowadzenia projektów informatycznych opracowana przez firmę Simpact Systems Limited w połowie lat 70. Na zamówienie rządu brytyjskiego wzbogacono ją o kwestię zarządzania jakością, a część standardu pod nazwą PROMPT II została w 1983 r. wprowadzona w jednostkach administracji rządowej Wielkiej Brytanii. Po wykupieniu praw do metodyki PROMPT przez firmę LBMS brytyjska agenda rządowa Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) opublikowała w 1989 r. standard pod nową nazwą – PRINCE (Projects in Controlled Environments) i wskazała jako zbiór najlepszych praktyk zarządzania projektami informatycznymi. Jak się łatwo domyśleć, wkrótce metodyka zaczęła być stosowana także poza obszarem IT i stąd w 1996 r. została opublikowana po raz pierwszy jako PRINCE2 – metoda zarządzania projektami niezależna od dziedziny biznesowej. PRINCE2 szybko zdobywała popularność i stała się standardem prowadzenia projektów w Wielkiej Brytanii, a potem na całym świecie. W 2005 r. Office for Government Commerce (OGC) – następca CCTA, wydała znaczącą aktualizację dokumentacji PRINCE2, a jej obecna wersja funkcjonuje od 2009 r.
Metodyka PRINCE2 jest zatem uznanym światowym standardem – opartym na najlepszych praktykach zarzadzania projektami, a przede wszystkim na doświadczeniu. U jej podstaw leży analiza setek projektów, głównie pod kątem występujących w nich problemów i odpowiedzi na nie. Jako standard jest kompatybilna z innymi uznanymi standardami zarzadzania projektami, pozwala na bezproblemową współpracę z partnerami stosującymi tę samą metodykę bądź inne.
Zarządzanie projektem według PRINCE2.
Według PRINCE2 zarządzanie projektami to planowanie, delegowanie, monitorowanie i kontrolowanie wszystkich aspektów projektu oraz motywowanie zaangażowanych osób, aby osiągnąć cele projektów w granicach docelowych wskaźników wykonania dla: czasu, kosztów, jakości, zakresu, korzyści i ryzyka. Zatem w każdym projekcie występuje sześć zmiennych, a co za tym idzie sześć aspektów efektywności projektu, którymi trzeba zarządzać:
• Koszty.
Projekt musi mieścić się w zakresie możliwości finansowych i, chociaż zostanie rozpoczęty z konkretnym budżetem początkowym, to może wystąpić wiele czynników, które doprowadzą do nadmiernych wydatków, choć niewykluczone jest także pojawienie się okoliczności pozwalających na zmniejszenie kosztów.
• Terminy.
Powiązane z tą zmienną, często zadawane pytanie: „Kiedy to będzie wykonane?” jest pewnie pytaniem najczęściej zadawanym kierownikowi projektu.
• Jakość.
Zakończenie projektu na czas i w ramach budżetu nie jest wystarczające, jeżeli jego rezultaty nie są zgodne z oczekiwaniami. Zgodnie z terminologią PRINCE2 produkty projektu muszą odpowiadać swojemu przeznaczeniu.
• Zakres.
Co tak naprawdę dostarcza projekt? Bez tej wiedzy różne strony w niego zaangażowane mogą często mieć na ten temat bardzo rozbieżne poglądy. Klient może przypuszczać, że na przykład kuchnia lub łazienka z pełnym wyposażeniem uwzględniona jest w cenie domu, podczas gdy dostawca uważa je za dodatki. W dużych projektach określenie ich zakresu jest bardzo subtelne i złożone. Zakres projektu musi być uzgodniony, a kierownik projektu musi dokładnie rozumieć, co w niego wchodzi lub nie wchodzi. Musi też starać się, aby nie przekroczyć zakresu projektu, ponieważ jest to częstym źródłem opóźnień, nadmiernych wydatków oraz niekontrolowanych zmian.
• Ryzyko.
Wszystkie projekty wiążą się z ryzykiem, ale dokładnie jak wielkie ryzyko możemy zaakceptować? Czy powinniśmy zbudować dom w pobliżu opuszczonej kopalni, gdzie potencjalnie będziemy narażeni na liczne tąpnięcia. Jeżeli zdecydujemy się na to, czy możemy coś zrobić w kwestii tego ryzyka? Może powinniśmy się ubezpieczyć od takich zdarzeń lub przeprowadzić dokładne badanie geologiczne?
• Korzyści.
Być może najczęściej pomijanym pytaniem jest „dlaczego to robimy”? Nie wystarczy pomyślnie wybudować dom na czas, w ramach budżetu oraz zgodnie z wymaganiami jakościowymi, jeżeli w końcu nie możemy go sprzedać czy wynająć z zyskiem lub szczęśliwie w nim mieszkać. Kierownik projektu musi dokładnie znać i rozumieć cel projektu jako inwestycji i zagwarantować, że to, co projekt dostarcza, umożliwi osiągnięcie pożądanego zwrotu z inwestycji.
PRINCE2 to zintegrowana struktura składająca się z procesów i tematów obejmujących planowanie, delegowanie, monitorowanie oraz kontrolę wszystkich tych sześciu aspektów efektywności projektu.
Czego PRINCE2 nie obejmuje?
Aspekty specjalistyczne.
Mocną stroną metodyki PRINCE2 jest jej szeroka stosowalność – jest to metodyka całkowicie ogólna. W konsekwencji tego wykluczono działalność specyficzną dla danego przemysłu, branży czy rodzaju projektu. Modele inżynierskie, cykle życia projektu lub konkretne techniki mogą być łatwo użyte w połączeniu z PRINCE2. Kwalifikuje ona wszystkie te aspekty prac projektowych jako „specjalistyczne” (co oznacza, że produkty specjalistyczne, których dotyczy projekt, należy określić i włączyć do zakresu i planów projektu).
Szczegółowe techniki.
Istnieje wiele sprawdzonych technik planowania i kontroli, które można wykorzystać, wspierając nimi tematy PRINCE2. Przykładami są analizy ścieżki krytycznej (w planowaniu) oraz analiza wartości wypracowanej (w kontroli postępu prac). Techniki takie są dobrze udokumentowane gdzie indziej. Opisano tylko techniki zawierające takie podejście.
Zdolności przywódcze.
Przywództwo, umiejętności motywacyjne i inne umiejętności interpersonalne są ogromnie ważne w zarządzaniu projektami, ale niemożliwe do skodyfikowania w jakiejś metodyce. Style przywódcze różnią się znacznie. Styl, który dobrze sprawdza się w jednej sytuacji, może być całkowicie nieodpowiedni w drugiej. Fakt, że łatwo jest wskazać przywódców, którzy odnieśli sukces, przyjmując bardzo różne style, od autokratycznego do opartego na konsensusie, tylko to potwierdza. Z tego powodu PRINCE2 nie może bezpośrednio uwzględnić tego aspektu zarządzania projektami. Istnieje wiele modeli przywództwa oraz programów szkolenia umiejętności przywódczych.
Cytując jedno z pierwszych zdań podręcznika dedykowanego PRINCE2 , „PRINCE2 (Projekty w sterowalnym środowisku, ang. PRojects IN Controlled Environments) to ustrukturyzowana metodyka zarządzania projektami, oparta na doświadczeniach pochodzących z tysięcy projektów oraz na wkładzie wniesionym przez niezliczonych sponsorów projektów, Kierowników Projektów, zespoły projektowe, naukowców, szkoleniowców i konsultantów”.
Historycznie u źródeł metodyki PRINCE2 leży PROMPT (Project Resource Organisation Management Planning Technique), metodyka prowadzenia projektów informatycznych opracowana przez firmę Simpact Systems Limited w połowie lat 70. Na zamówienie rządu brytyjskiego wzbogacono ją o kwestię zarządzania jakością, a część standardu pod nazwą PROMPT II została w 1983 r. wprowadzona w jednostkach administracji rządowej Wielkiej Brytanii. Po wykupieniu praw do metodyki PROMPT przez firmę LBMS brytyjska agenda rządowa Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) opublikowała w 1989 r. standard pod nową nazwą – PRINCE (Projects in Controlled Environments) i wskazała jako zbiór najlepszych praktyk zarządzania projektami informatycznymi. Jak się łatwo domyśleć, wkrótce metodyka zaczęła być stosowana także poza obszarem IT i stąd w 1996 r. została opublikowana po raz pierwszy jako PRINCE2 – metoda zarządzania projektami niezależna od dziedziny biznesowej. PRINCE2 szybko zdobywała popularność i stała się standardem prowadzenia projektów w Wielkiej Brytanii, a potem na całym świecie. W 2005 r. Office for Government Commerce (OGC) – następca CCTA, wydała znaczącą aktualizację dokumentacji PRINCE2, a jej obecna wersja funkcjonuje od 2009 r.
Metodyka PRINCE2 jest zatem uznanym światowym standardem – opartym na najlepszych praktykach zarzadzania projektami, a przede wszystkim na doświadczeniu. U jej podstaw leży analiza setek projektów, głównie pod kątem występujących w nich problemów i odpowiedzi na nie. Jako standard jest kompatybilna z innymi uznanymi standardami zarzadzania projektami, pozwala na bezproblemową współpracę z partnerami stosującymi tę samą metodykę bądź inne.
Zarządzanie projektem według PRINCE2.
Według PRINCE2 zarządzanie projektami to planowanie, delegowanie, monitorowanie i kontrolowanie wszystkich aspektów projektu oraz motywowanie zaangażowanych osób, aby osiągnąć cele projektów w granicach docelowych wskaźników wykonania dla: czasu, kosztów, jakości, zakresu, korzyści i ryzyka. Zatem w każdym projekcie występuje sześć zmiennych, a co za tym idzie sześć aspektów efektywności projektu, którymi trzeba zarządzać:
• Koszty.
Projekt musi mieścić się w zakresie możliwości finansowych i, chociaż zostanie rozpoczęty z konkretnym budżetem początkowym, to może wystąpić wiele czynników, które doprowadzą do nadmiernych wydatków, choć niewykluczone jest także pojawienie się okoliczności pozwalających na zmniejszenie kosztów.
• Terminy.
Powiązane z tą zmienną, często zadawane pytanie: „Kiedy to będzie wykonane?” jest pewnie pytaniem najczęściej zadawanym kierownikowi projektu.
• Jakość.
Zakończenie projektu na czas i w ramach budżetu nie jest wystarczające, jeżeli jego rezultaty nie są zgodne z oczekiwaniami. Zgodnie z terminologią PRINCE2 produkty projektu muszą odpowiadać swojemu przeznaczeniu.
• Zakres.
Co tak naprawdę dostarcza projekt? Bez tej wiedzy różne strony w niego zaangażowane mogą często mieć na ten temat bardzo rozbieżne poglądy. Klient może przypuszczać, że na przykład kuchnia lub łazienka z pełnym wyposażeniem uwzględniona jest w cenie domu, podczas gdy dostawca uważa je za dodatki. W dużych projektach określenie ich zakresu jest bardzo subtelne i złożone. Zakres projektu musi być uzgodniony, a kierownik projektu musi dokładnie rozumieć, co w niego wchodzi lub nie wchodzi. Musi też starać się, aby nie przekroczyć zakresu projektu, ponieważ jest to częstym źródłem opóźnień, nadmiernych wydatków oraz niekontrolowanych zmian.
• Ryzyko.
Wszystkie projekty wiążą się z ryzykiem, ale dokładnie jak wielkie ryzyko możemy zaakceptować? Czy powinniśmy zbudować dom w pobliżu opuszczonej kopalni, gdzie potencjalnie będziemy narażeni na liczne tąpnięcia. Jeżeli zdecydujemy się na to, czy możemy coś zrobić w kwestii tego ryzyka? Może powinniśmy się ubezpieczyć od takich zdarzeń lub przeprowadzić dokładne badanie geologiczne?
• Korzyści.
Być może najczęściej pomijanym pytaniem jest „dlaczego to robimy”? Nie wystarczy pomyślnie wybudować dom na czas, w ramach budżetu oraz zgodnie z wymaganiami jakościowymi, jeżeli w końcu nie możemy go sprzedać czy wynająć z zyskiem lub szczęśliwie w nim mieszkać. Kierownik projektu musi dokładnie znać i rozumieć cel projektu jako inwestycji i zagwarantować, że to, co projekt dostarcza, umożliwi osiągnięcie pożądanego zwrotu z inwestycji.
PRINCE2 to zintegrowana struktura składająca się z procesów i tematów obejmujących planowanie, delegowanie, monitorowanie oraz kontrolę wszystkich tych sześciu aspektów efektywności projektu.
Czego PRINCE2 nie obejmuje?
Aspekty specjalistyczne.
Mocną stroną metodyki PRINCE2 jest jej szeroka stosowalność – jest to metodyka całkowicie ogólna. W konsekwencji tego wykluczono działalność specyficzną dla danego przemysłu, branży czy rodzaju projektu. Modele inżynierskie, cykle życia projektu lub konkretne techniki mogą być łatwo użyte w połączeniu z PRINCE2. Kwalifikuje ona wszystkie te aspekty prac projektowych jako „specjalistyczne” (co oznacza, że produkty specjalistyczne, których dotyczy projekt, należy określić i włączyć do zakresu i planów projektu).
Szczegółowe techniki.
Istnieje wiele sprawdzonych technik planowania i kontroli, które można wykorzystać, wspierając nimi tematy PRINCE2. Przykładami są analizy ścieżki krytycznej (w planowaniu) oraz analiza wartości wypracowanej (w kontroli postępu prac). Techniki takie są dobrze udokumentowane gdzie indziej. Opisano tylko techniki zawierające takie podejście.
Zdolności przywódcze.
Przywództwo, umiejętności motywacyjne i inne umiejętności interpersonalne są ogromnie ważne w zarządzaniu projektami, ale niemożliwe do skodyfikowania w jakiejś metodyce. Style przywódcze różnią się znacznie. Styl, który dobrze sprawdza się w jednej sytuacji, może być całkowicie nieodpowiedni w drugiej. Fakt, że łatwo jest wskazać przywódców, którzy odnieśli sukces, przyjmując bardzo różne style, od autokratycznego do opartego na konsensusie, tylko to potwierdza. Z tego powodu PRINCE2 nie może bezpośrednio uwzględnić tego aspektu zarządzania projektami. Istnieje wiele modeli przywództwa oraz programów szkolenia umiejętności przywódczych.
Przypisy
Bibliografia
1. W. Walczak, Orientacja na cele w zarządzaniu projektami, Master of Business Administration 4 (99)/2009, Akademia Leona Koźmińskiego, Warszawa 2009.
2. D.I. Cleland, L.R. Ireland, Project manager’s portable handbook, McGraw – Hill Companies Inc., New York 2004.
3. K. Dziekoński, Zarządzanie projektami w małych i średnich przedsiębiorstwach, Economy and Management 4/2010.
4. P. Szczęsny, Zarządzanie projektami, Warszawa 2003.
5. S.E. Portny, Zarządzanie projektami dla bystrzaków, Helion, Gliwice 2013.
6. M. Bonikowska, B.Grucza, Podręcznik zarządzania projektami miękkimi, MRR, Warszawa 2006.
7. M. Trocki, Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa 2003.
8. E. Aronson, Th. Wilson, R. Akert, Psychologia społeczna, serce i umysł, Zysk i S-ka, Poznań 1997.
9. N. Mingus Zarządzanie projektami, Helion, Gliwice 2009.
10. J. Kurnal, Teoria organizacji i zarządzania, Warszawa 1981.
11. Zarządzanie. Teoria i praktyka, red. A.K. Koźmiński i W. Piotrowski, Warszawa 1995.
12. J. Penc, Nowoczesne kierowanie ludźmi, Difin, Warszawa 2011.
13. P. Hersey, K. Blanchard, Jednominutowy menedżer. Najpopularniejsza na świecie metoda zarządzania, MT Biznes, Warszawa 2011.
14. M. Trocki, Inicjowanie i definiowanie projektu, Bizarre, Warszawa 2005.
15. J. Grzywacz, Współpraca przedsiębiorstwa z bankiem, Difin, Warszawa 2004.
16. K. Król, Crowdfunding. Od pomysłu do biznesu, dzięki społeczności, Crowdfunding.pl, Warszawa 2013.
17. E. Griffin, Podstawy komunikacji społecznej, GWP, Gdańsk 2010.
18. J. Mika, Zarządzanie projektami, wybrane elementy – materiały do zajęć, PSF, Warszawa 2010.
19. P. Wachowiak, Profesjonalny menedżer, Difin, Warszawa 2001.
Strony internetowe:
1. www.analiza-swot.pl – serwis internetowy, powstał z myślą o ułatwieniu pracy każdemu, kto zamierza opracować analizę SWOT dowolnej organizacji (firmy, gminy) lub konkretnego zjawiska (rozwój sektora, branży) czy innych zagadnień. W serwisie znajdują się zagadnienia teoretyczne dotyczące analizy SWOT i szereg gotowych opracowań, które mogą posłużyć jako kompletne analizy lub jako bardzo dobra baza pomysłów do przekształcania według własnych potrzeb.
2. www.crowdfunding.pl/ – strona poruszająca tematykę finansowania społecznościowego pomysłów.
3. www.projektsukces.pl – ciekawe podejście do rozwoju osobistego, na portalu przedstawione są zagadnienia z zakresu ważnego dla kierownika projektu czy członka zespołu realizującego wspólne przedsięwzięcie, które dotyczą m.in. motywacji, zarządzania czasem czy realizacji celów.
4. www.funduszeeuropejskie.gov.pl – portal poruszający w bardzo szerokim zakresie tematykę funduszy europejskich, zarówno od strony formalnej, jak i użytecznych poradników i wsparcia w pozyskiwaniu środków UE na realizację pomysłów projektowych.
5. www.asana.com – proste internetowe narzędzie wspierające zarządzanie i komunikację w projektach.
6. www.activecollab.com – zaawansowana aplikacja do prowadzenia projektów, uwzględniająca planowanie, pilnowanie harmonogramów, zarządzanie informacją i komunikowanie się w projekcie.
7. www.zarzadzanie-projektami.org.pl – strona Politechniki Warszawskiej, prowadzącej specjalny kierunek studiów podyplomowych o tematyce zarządzania projektami.
8. www.zarzadzanieprojekt.pl – ogromna skarbnica wiedzy na temat zarządzania projektami przy wykorzystaniu metodologii Prince2, PMI oraz Scrum.
9. www.mapy-mysli.com – jedna ze stron poświęcona tematyce tworzenia map myśli, przydatnych na etapie rozważania pomysłów na projekt oraz w każdej chwili, kiedy warto jakieś z zagadnień projektu przemyśleć kompleksowo. Pomaga uporządkować myśli.
10. www.ankietka.pl – jeden z wielu ciekawych serwisów pozwalających na wykonywanie badań ankietowych drogą internetową. Bardzo przydatne na etapie określania potrzeb klientów we wstępnej fazie precyzowania projektu, jak również na końcowym etapie ewaluacji.