Paragraf 1. Ogólna charakterystyka systemu.

Z czego składa się metodyka PRINCE2? – struktura [1] .

Metodyka PRINCE2 przedstawia zarządzanie projektami jako cztery zintegrowane elementy – pryncypia (zasady), tematy, procesy i środowisko projektu.

1. Pryncypia.

Pryncypia to nakazy przewodnie i dobre praktyki określające, czy projekt jest rzeczywiście zarządzany z wykorzystaniem metodyki PRINCE2. Istnieje siedem pryncypiów i o ile wszystkie z nich nie zostaną zastosowane, projekt nie jest projektem zgodnym z PRINCE2.

Pryncypia w ramach PRINCE2 są:

- uniwersalne – mają zastosowanie w każdym projekcie;
- samopotwierdzające – sprawdzone na przestrzeni lat praktyki;
- inspirujące – zwiększają pewność siebie praktyków metodyki, pozwalają wpływać na projekt, zarządzać i kształtować go.

Pryncypia, na których opiera się PRINCE2, wywodzą się z doświadczeń projektów zarówno zakończonych sukcesem, jak i porażką. Dostarczają one osobom zaangażowanym w projekt strukturę opartą na dobrych praktykach. Jeżeli projekt nie stosuje się do któregokolwiek z tych pryncypiów, nie jest on zarządzany zgodnie z PRINCE2, ponieważ pryncypia te stanowią podstawę tego, co definiuje projekt zgodny z tą metodyką.

Pryncypia PRINCE2:

1. Ciągła zasadność biznesowa (ang. continued business justification).
2. Korzystanie z doświadczeń (ang. learn from experience).
3. Zdefiniowane role i obowiązki (ang. defined roles and responsibilities).
4. Zarządzanie etapowe (ang. manage by stages).
5. Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji (ang. manage by exception).
6. Koncentracja na produktach (ang. focus on products).
7. Dostosowanie do warunków projektu (ang. tailored to suit the project environment).

To właśnie zaadaptowanie tych pryncypiów decyduje o tym, że projekt stosuje metodykę PRINCE2, a nie tylko samo formalne przyjęcie procesów i dokumentacji. Pryncypia ułatwiają dobre wykorzystanie PRINCE2 poprzez zapewnienie, że metodyka ta nie jest stosowana w sposób nadmiernie normatywny lub że przywołuje się tylko jej nazwę, ale że stosuję się ją w sposób wystarczający do tego by, przyczyniła się do sukcesu projektu.

• Ciągła zasadność biznesowa.

Projekt zgodny z PRINCE2 ma ciągle ważne uzasadnienie biznesowe. Wymogiem dla projektu zgodnego z PRINCE2 jest:

• Istnienie uzasadnionego powodu jego rozpoczęcia.
• Uzasadnienie to powinno pozostawać ważne przez cały czas trwania projektu.
• Uzasadnienie jest udokumentowane i zatwierdzone.

Organizacje, które nie przestrzegają rygoru opracowania uzasadnienia biznesowego, mogą znaleźć się w takiej sytuacji, w której niektóre projekty realizowane są nawet wtedy, gdy przynoszą niewiele faktycznych korzyści lub gdy mają tylko niewielki związek ze strategią organizacji Słaba zgodność ze strategią organizacji może także doprowadzić do sytuacji, w której organizacja ma portfele projektów o wzajemnie niespójnych lub duplikujących się celach.

Chociaż uzasadnienie biznesowe powinno pozostawać ważne, może się jednak zmieniać. Jest zatem istotne, aby zapewnić spójność projektu i zmieniającego się jego uzasadnienia. Jeżeli z jakiegokolwiek powodu uzasadnienie biznesowe projektu straci ważność, powinien on zostać przerwany. Przerwanie projektu w takich warunkach jest czymś pozytywnym dla organizacji, ponieważ jej fundusze i zasoby mogą zostać zainwestowane w inne, bardziej korzystne projekty.

• Korzystanie z doświadczeń.

Zespoły projektowe stosujące PRINCE2 uczą się z wcześniejszych doświadczeń: doświadczenia są wyszukiwane, zapisywane i wykorzystywane trakcie całego projektu.

Projekty wiążą się z powołaniem co pewien określony czas tymczasowej organizacji w konkretnym celu biznesowym. Wspólną ich cechą jest to, że projekt zawiera elementy unikalności, które powodują, że nie można zarządzać nimi, wykorzystując istniejące kierownictwo liniowe lub jednostki funkcjonalne. To właśnie te elementy powodują, że projekty są wyzwaniem, ponieważ zespół powoływany jest na pewien czas i może nie mieć wcześniejszych doświadczeń wyniesionych z podobnego.

Uczenie się na podstawie doświadczeń przenika całą metodykę PRINCE2:

– na początku projektu powinno się dokonać przeglądu poprzednich lub podobnych projektów celu zorientowania się, czy można wykorzystać zgromadzone w nich doświadczenia. Jeżeli projekt jest pierwszym w swoim rodzaju dla pracowników organizacji, jeszcze bardziej istotne jest uczenie się od innych, powinno się też rozważyć poszukiwanie doświadczeń na zewnątrz organizacji;
– w czasie trwania projektu powinno się kontynuować naukę na doświadczeniach. Zgromadzone własne doświadczenia powinny być uwzględnione we wszystkich raportach i przeglądach. Celem jest poszukiwanie możliwości wdrażania usprawnień przez cały czas trwania projektu;
– w czasie zamykania projektu powinno się przekazać dalej swoje doświadczenia. O ile nie spowodują one zmian, są tylko doświadczeniami zarejestrowanymi (a nie nabytymi).
Obowiązkiem każdej osoby zaangażowanej w projekt jest poszukiwanie doświadczeń, a nie tylko czekanie, aż ktoś inny ich dostarczy.

• Zdefiniowane role i obowiązki.

Projekt zgodny z PRINCE2 posiada zdefiniowane i uzgodnione role oraz obowiązki w swojej strukturze organizacyjnej, która uwzględnia interesy biznesu, użytkownika i dostawcy.

Aby projekty mogły się udać, muszą posiadać jasną strukturę zespołu zarządzania projektem, składając się z określonych i uzgodnionych ról i obowiązków osób w niego zaangażowanych oraz muszą zapewnić środki efektywnej komunikacji pomiędzy nimi.

Wszystkie projekty mają następujących głównych interesariuszy:

• Sponsorów „biznesowych”, którzy zatwierdzają cele i gwarantują, że inwestycja biznesowa przyniesie oczekiwaną wartość odpowiadającą poniesionym nakładom.
• „Użytkowników”, którzy po ukończeniu projektu użytkować będą produkty w celu osiągnięcia zamierzonych korzyści.
• „Dostawców”, którzy zapewniają wymagane zasoby oraz kompetencje potrzebne w projekcie (mogą oni pochodzić z wewnątrz lub z zewnątrz organizacji).

Z tego powodu interesy wszystkich trzech stron muszą być skutecznie reprezentowane w zespole zarządzania projektem – reprezentacja dwóch z trzech nie jest wystarczająca. Jeżeli koszty projektu są większe niż korzyści, projekt poniesie porażkę. Wszystko jedno, czy rezultaty projektu nie spełniają potrzeb użytkowników czy eksploatacji lub nie mogą być faktycznie dostarczane przez dostawców – porażka jest nieuchronna.
Określona struktura zespołu zarządzania projektem łączy różne strony we wspólnej realizacji celów projektu.

• Zarządzanie etapowe.

Projekt zgodny z PRINCE2 jest planowany, monitorowany i kontrolowany etap po etapie. Etapy zarządcze dostarczają naczelnemu kierownictwu punkty kontrolne w ważnych momentach w trakcie całego projektu. Na końcu każdego etapu powinien zostać oceniony stan realizacji projektu, należy dokonać przeglądu uzasadnienia biznesowego i planów w celu upewnienia się, że kontynuacja projektu jest zasadna, oraz należy zdecydować, czy kontynuować projekt.
Podział projektu na kilka etapów pozwala zróżnicować zakres kontroli naczelnego kierownictwa nad projektami w zależności od priorytetu biznesowego, ryzyka i złożoności projektu. Krótsze etapy pozwalają na większa kontrolę, podczas gdy dłuższe etapy zmniejszają obciążenia naczelnego kierownictwa.

PRINCE2 rozwiązuje problem właściwego horyzontu planowania w sposób następujący:
• Dzieląc projekt na pewną liczbę etapów zarządczych.
• Opracowując ogólny Plan Projektu i szczegółowy Plan Etapu (dla bieżącego etapu).
• Planując, delegując, monitorując i kontrolując projekt etap po etapie.
• RPINCE2 wymaga co najmniej dwóch etapów zarządczych: etap inicjowania i jednego lub więcej kolejnych etapów zarządczych.

• Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji.

Projekt zgodny z PRINCE2 ma tolerancje określone dla każdego z celów projektu, służące do ustanowienia granic dla delegowanych uprawnień. PRINCE2 tworzy odpowiedni ład zarzadzania projektem, definiując wyraźne obowiązki związane z zarządzaniem strategicznym, zarządzaniem operacyjnym i dostarczaniem produktów projektu oraz jasno określając odpowiedzialność dla każdego szczebla. Odpowiedzialność ustanawiana jest przez:

• Delegowanie uprawnień z jednego szczebla zarządzania na drugi poprzez ustalanie tolerancji dla sześciu docelowych wskaźników wykonania planu odpowiedniego poziomu: czas, koszty, jakość, zakres, ryzyko, korzyść.
• Ustanowenie takich mechanizmów sterowania, że jeżeli przewidywane jest przekroczenie tych tolerancji, informacja o tym jest natychmiast przekazywana na następny poziom zarządzania w celu uzyskania decyzji, jak dalej postępować.
• Ustanowienie takiego mechanizmu nadzoru, aby każdy szczebel zarządczy miał pewność, że wyżej wymienione mechanizmy sterowania są skuteczne.
Wdrożenie „zarządzania z wykorzystaniem tolerancji” pozwala na bardzo efektywne wykorzystanie czasu naczelnego kierownictwa, ponieważ zmniejsza ciężar spoczywający na członkach naczelnego kierownictwa bez ograniczania sprawowanej kontroli, poprzez zapewnienie, że decyzje podejmowane są na właściwym poziomie organizacji.

• Koncentracja na produktach.

Projekt zgodny z PRINCE2 koncentruje się na zdefiniowaniu i dostarczeniu produktów, a w szczególności na spełnieniu określonych dla nich wymagań jakościowych.

Projekt odnoszący sukces to projekt nakierowany na wynik, a nie na działania. Projekt nakierowany na wynik to projekt, który uzgadnia i definiuje produkty projektu przed rozpoczęciem działań wymaganych do ich wytworzenia. Zestaw uzgodnionych produktów określa zakres projektu oraz stanowi podstawę planowania i kontroli.

• Dostosowanie do warunków projektu.

Metodyka PRINCE2 dostosowywana jest do warunków konkretnego projektu, jego rozmiaru, złożoności, znaczenia, możliwości, ryzyka. Wartość metodyki PRINCE2 polega na tym, że jest to uniwersalna metodyka zarządzania projektami, którą stosować można niezależnie od rodzaju projektu, organizacji, położenia geograficznego czy kultury. Może być ona użyta w każdym projekcie, ponieważ jest tak zaprojektowana, aby można ją było dostosować do jego konkretnych potrzeb.

Celem dostosowywania jest:

• Zapewnienie, że metodyka zarządzania projektem powiązana jest z otoczeniem projektu (np. dostosowując metodykę do procesów biznesowych – które mogą wpływać na projekt i go wspierać – takich jak zarządzanie zasobami ludzkimi, finansami, zakupami).
• Zapewnienie, że mechanizmy sterowania projektem uwzględniają skalę, złożoność, ważność, możliwości, ryzyko projektu (np. częstotliwość i stopień sformalizowania raportowania i przeglądów).

2. Tematy/komponenty [2] .

Tematy opisują aspekty zarządzania projektami, którymi należy się zajmować stale i równolegle w trakcie całego projektu. Siedem tematów objaśnia, jakie konkretne postępowanie jest wymagane przez PRINCE2 dla różnych obszarów zarządzania projektami i dlaczego jest ono konieczne.

Metodyka PRINCE2 obejmuje osiem komponentów wykorzystywanych w zarządzaniu projektem:

1. Uzasadnienie biznesowe.
2. Organizacja.
3. Plany.
4. Elementy sterowania.
5. Zarządzanie ryzykiem.
6. Jakość w środowisku projektu.
7. Zarządzanie konfiguracją.
8. Sterowanie zmianami.

• Uzasadnienie biznesowe.

Przeznaczeniem uzasadnienia biznesowego jest określenie mierzalnych celów uzasadniających zaangażowanie zasobów w projekcie. Musi być ono aktualizowane przez cały cykl życia projektu. Właścicielem uzasadnienia biznesowego jest Przewodniczący Komitetu Sterującego.

• Organizacja.

Struktura organizacyjna definiuje role i odpowiedzialności osób zarządzających i realizujących projekt.

Głównymi rolami w projekcie są:
• komitet sterujący (Project Board):
- przewodniczący komitetu sterującego (Executive),
- główny użytkownik (Senior User),
- główny dostawca (Senior Supplier);
• kierownik projektu (Project Manager);
• nadzór projektu (Project Assurance);
• kierownik zespołu – rola opcjonalna (Team Manager);
• wsparcie projektu – rola opcjonalna (Project Support).

• Plany.

Plany zgodnie z PRINCE2 muszą być zatwierdzone, zanim zostaną przekazane do realizacji. Wyróżnia się trzy poziomy planu:

• plan projektu (Project Plans);
• plan etapu (Stage Plans);
• plan pracy zespołu (Team Plans).

Ponadto czwartym typem planu jest plan naprawczy (Exception Plan), który zastępuje plan etapu w wypadku pojawienia się zagrożenia istotnymi odchyleniami przekraczającymi tolerancję.

• Elementy sterowania.

Elementy sterowania mają zapewnić, że projekt jest prowadzony zgodnie z planem i uzasadnieniem biznesowym. PRINCE2 stosuje metodę zwaną „management by exception”, która angażuje komitet sterujący tylko wtedy, kiedy pojawia się odchylenie wskazujące na możliwość wykroczenia projektu poza ramy określone tolerancją i uzasadnieniem biznesowym. Cała odpowiedzialność za bieżące zarządzanie projektem oraz podejmowanie decyzji zmierzających do realizacji zadań projektowych zgodnie z planem spoczywa na kierowniku projektu.

Podstawowymi elementami sterowania są:

• inicjowanie projektu (Project Initiation);
• raporty o ważnych wydarzeniach (Highlight report);
• raporty o istotnych odchyleniach (Exception report);
• ocena nadzwyczajna (Exception assessment);
• ocena końcowa etapu (End stage assessment);
• zamknięcie projektu (Project closure);
• tolerancja (Tolerance).

• Zarządzanie ryzykiem.

Każdy projekt z uwagi na niepowtarzalność parametrów realizacyjnych oraz zmiany w otoczeniu biznesowym musi brać pod uwagę możliwość wystąpienia zdarzeń nieplanowanych mogących mieć istotny wpływ na sposób jego realizacji. Ryzyko to niepewność wyniku. Zarządzanie ryzykiem polega na utrzymywaniu go w akceptowalnych granicach w sposób efektywny i racjonalny kosztowo.

Zarządzanie ryzykiem opiera się na trzech zasadach:

• tolerancji na ryzyko (Risk Tolerance);
• odpowiedzialności za ryzyko (Risk Responsibility);
• własności ryzyka (Risk Ownership).

• Jakość w środowisku projektowym.

Celem projektu jest wytworzenie produktów zgodnych z ich przeznaczeniem, zaspokajających potrzeby oraz oczekiwania jakościowe klienta. Oczekiwania jakościowe są określone w zleceniu projektu (Project Mandate), założeniach projektu (Project Brief) oraz dokumencie inicjującym projekt (Project Initiation Document).

Zarządzanie jakością opiera się na czterech składnikach:

• systemie zarządzania jakością (Quality Management System);
• funkcji zapewniania jakości (Quality Assurance Function);
• planowaniu jakości (Quality Planning);
• kontroli jakości (Quality Control).

• Zarządzanie konfiguracją.

Zarządzanie konfiguracją zajmuje się kontrolowaniem wszystkich produktów projektu. Konfiguracja to zbiór logicznie powiązanych produktów, które muszą być traktowane i zarządzane jako złożona całość uwzględniająca zależności pomiędzy wersjami części składowych i ich statusami.

Zarządzanie konfiguracją składa się z pięciu elementów:

• planowanie (Planning);
• identyfikacja (Identification);
• kontrola (Control);
• charakteryzowanie statusu (Status accounting);
• weryfikacja (Verification).

• Sterowanie zmianami.

Sterowanie zmianami opiera się na technice sterowania zmianami. PRINCE2 definiuje trzy techniki projektowe:

• planowanie oparte na produktach;
• sterowanie zmianami;
• przeglądy jakości.

Planowanie oparte na produktach.

PRINCE2 stosuje planowanie oparte na produktach, nie zaś oparte na działaniach. Polega to na tym, że PRINCE2 planuje i mierzy postęp projektu realizacją poszczególnych precyzyjnie zdefiniowanych produktów, a nie subiektywnie mierzonych działań.

Planowanie oparte na produktach stosuje następujące produkty:

• struktura produktowa (Product Breakdown Structure);
• opisy produktów (Product Description);
• diagram następstwa produktów (Product Flow Diagram).

Sterowanie zmianami.

W PRINCE2 wszystkie zmiany są traktowane jako zagadnienia projektowe:

• Wnioski o zmianę (Request for change) – dotyczące zmiany w wymaganiach albo produkcie;
• Odstępstwo (Off specification) – rejestrowane, kiedy produkt nie spełnia wymagań;
• Sugestie (Suggestions);
• Zapytania (Queries);
• Zagadnienia ogólne (General issue).

Obsługa wszystkich zagadnień projektowych jest w gestii kierownika projektu. Ich zgłoszenia muszą być udokumentowane w rejestrze zagadnień (Issue Log). Wnioski o zmianę muszą być zaakceptowane przez komitet sterujący lub komitet ds. zmian (Change Authority). Przed akceptacją zmiany musi być wykonana analiza wpływu zmiany. Odstępstwa (Off specification) mogą być załatwiane w ramach działań korygujących przez kierownika projektu, o ile nie wykraczają one poza określone dla projektu granice tolerancji. Komitet sterujący może zaakceptować odstępstwa bez uruchamiania działań korygujących, definiując jako ustępstwo.

Przeglądy jakości.

PRINCE2 wymaga, aby produkty podlegały przeglądowi jakości. Zadaniem przeglądów jakości jest określenie, czy produkt spełnia kryteria jakości określone w opisie produktu, tzn. czy nie zawiera błędów, braków lub innych niezgodności.

3. Dostosowanie PRINCE2 do środowiska projektu [3] .

Podrozdział ten odnosi się do potrzeby każdorazowego dostosowania PRINCE2 do konkretnego kontekstu projektu. PRINCE2 nie jest rozwiązaniem typu „jedno rozwiązanie pasujące do wszystkiego”, ale jest to elastyczna struktura, którą można łatwo dostosowywać do każdego rodzaju czy wielkości projektu.

Metodyka PRINCE2 może być wykorzystywana niezależnie od skali, złożoności, położenia geograficznego lub środowiska kulturowego projektu oraz niezależnie od tego, czy projekt jest częścią programu czy też jest realizowany jako samodzielny projekt. Istotnie jedną z zasad metodyki jest to, że projekt realizowany zgodnie z PRINCE2 dostosowuje metodykę tak, aby odpowiadała warunkom danego projektu.

Dostosowanie oznacza właściwe wykorzystanie metodyki PRINCE2 w danym projekcie, zapewniając mu odpowiedni poziom planowania, kontroli, ładu wykorzystania procesów i tematów, natomiast wprowadzenie metodyki PRINCE2 w całej organizacji jest nazywane wdrożeniem.

Dostosowanie nie polega na pomijaniu elementów PRINCE2. Metodyka ta nie jest szeregiem odizolowanych silosów, w którym dowolny element można pominąć bez wpływu na pozostałe. PRINCE2 to sieć wzajemnie powiązanych elementów: tematy metodyki są wykorzystywane w jej procesach, techniki służą do wdrażania tych tematów w życie, a osoby pełniące określone role w projekcie tworzą produkty zarządcze. Jeżeli pominie się któryś z elementów, to ucierpi na tym zarządzanie projektem.

Dlatego dostosowanie polega na adaptacji metodyki PRINCE2 do czynników zewnętrznych (takich jak standardy firmowe, które muszą być zastosowane) oraz czynników wewnętrznych projektu wymagających rozważenia (takich jak skala projektu). Celem jest wprowadzenie takiego poziomu zarządzania projektem, który nie spowoduje nadmiernego obciążenia projektu, ale który zapewni poziom kontroli właściwy dla czynników zewnętrznych i wewnętrznych projektu.

Niebezpieczeństwo wynikające z niedostosowania metodyki PRINCE2 polega na tym, że może to doprowadzić do „automatyzmu” w zarządzaniu projektem, prowadzącego do tego, że bez głębszego zastanowienia wykonuje się każde działanie procesu i wytwarza wszystkie produkty zarządcze. Jest to pułapka, w którą często wpada zarządzanie projektami oparte na szablonach.

Dostosowanie polega zatem na przemyśleniu, w jaki sposób zastosować metodykę PRINCE2 w konkretnym projekcie, a następnie na stosowaniu jej bez zbędnych obciążeń.