Paragraf 3. PRINCE2 - przykłady dobrych praktyk.

Metodyka PRINCE2 była i jest stosowana z powodzeniem w różnych obszarach działalności projektowej. Z uwagi na podłoże historyczne (Na zamówienie rządu brytyjskiego PROMPT – pierwowzór PRINCE2, został wzbogacony o kwestie zarządzania jakością, a część standardu pod nazwą PROMPT II została w 1983 r. wprowadzona w jednostkach administracji rządowej Wielkiej Brytanii), PRINCE2, wykorzystywany jest często w administracji publicznej. I tak [1] :

Urząd Miasta Edynburg.

W latach 2004-2006 w Departamencie Mieszkaniowym Urzędu Miasta Edynburg został zrealizowany projekt implementacji PRINCE2 o nazwie „Osiąganie Doskonałości poprzez Rozwój Pracowników” [2] . Celem wdrożenia było usprawnienie zdolności zarządzania projektami tej jednostki. Do planu zarządzania personelem włączono szkolenia z PRINCE2. Rozwinięto także wymaganą strukturę organizacyjną w celu implementacji metodyki. Działania te zwiększyły efektywność i stopień zrozumienia aspektów praktycznych planowania projektów, zarządzania projektami, a także dostarczania wymaganych produktów jak i do poszerzania opcji rozwoju zawodowego dla pracowników.

Usprawnione procedury wpłynęły w pożądany sposób na sukces projektów przy założonym czasie i budżecie.

Policja miasta Cheshire.

Policja miasta Cheshire (Wielka Brytania) musiała efektywnie i w pełni rozliczalny sposób zarządzać programem inwestycyjnym o budżecie wielu milionów funtów. Wdrażanie metodyki PRINCE2 rozpoczęto w 1996 roku we wszystkich obszarach związanych z rozwojem projektów [3] . Zadanie to było powiązane z reinżynierią procesów biznesowych organizacji. Jako główną zaletę metodyki uznano uzyskanie przez organizację zdolności do wytwarzania produktów realizujących zakładane cele biznesowe. W opinii Office of Government Commerce jednym z sukcesów wdrożenia metodyki PRINCE2 w policji z Cheshire było zaangażowanie osób na wysokich stanowiskach kierowniczych w program zarządzania zmianami w organizacji.

Stosowanie metodyki PRINCE2 w Polsce.

W Polsce metodykę PRINCE2 stosuje się między innymi w Kancelarii Sejmu Rzeczpospolitej Polskiej, Narodowym Banku Polski, Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa oraz chociażby w Urzędzie Miasta w Dzierżoniowie.

Wady i zalety PRINCE2.

Zgodnie z metodyką PRINCE2 projekt jest środowiskiem zarządczym stworzonym w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych zgodnie z określonym uzasadnieniem biznesowym. Z definicji tej wynika wprost najważniejszy element projektu – jego uzasadnienie biznesowe stanowiące warunek sine qua non jego istnienia i jego siłę napędową oraz podstawę dalszego planowania i realizacji projektu. Definicja określa również sposób, w jaki potrzeba biznesowa związana z uzasadnieniem biznesowym zostanie zaspokojona, mówiąc o produktach biznesowych. To właśnie wytworzone i wdrożone do eksploatacji produkty biznesowe, określane również mianem produktów technicznych bądź specjalistycznych, mają za zadanie zaspokoić potrzebę biznesową.

Dzięki spójnemu podejściu do projektu od potrzeby biznesowej do sposobu jej zaspokojenia przez produkty oraz dzięki produktowemu podejściu do planowania metodyka gwarantuje, że:

• Zakres prac projektowych obejmuje jedynie prace niezbędne do osiągnięcia
celu biznesowego przy akceptowalnym poziomie ryzyka.
• Uzasadnienie biznesowe projektu jest cały czas aktualne i stanowi podstawę do planowania i realizacji wszystkich działań.
• Projekt jest prowadzony w sposób kontrolowany i bezpieczny.
Dodatkowo każdy projekt zarządzany zgodnie z metodyką PRINCE2 musi posiadać następujące cechy:
• Określony i skończony cykl życia;
• Zdefiniowane i mierzalne produkty biznesowe;
• Odpowiedni zestaw działań służących uzyskaniu produktów biznesowych.
• Określoną ilość zasobów.
• Strukturę organizacyjną z określonymi zakresami obowiązków, służącą zarzadzaniu projektem.

Metodyka PRINCE2 stawia na biznes – od samego początku, w samej definicji projektu, identyfikuje uzasadnienie biznesowe projektu jako warunek konieczny jego istnienia. Zapewnia, że istnieje osoba nazywana właścicielem uzasadnienia biznesowego odpowiadająca za zasadność przedsięwzięcia. Zapewnia również, ze uzasadnienie biznesowe jest aktualne przez cały czas życia projektu, a w przypadku jego ustania prowadzi do minimalizacji strat biznesu na skutek nieudanego projektu. Można więc powiedzieć, że za swój cel PRINCE2 stawia bezpieczeństwo biznesu.

Mocne strony PRINCE2.

• Stosowanie tej metodyki zapewnia wysoką standaryzację i powtarzalność projektów o wspólnym podejściu, terminologii i dokumentacji. Zapewnia to możliwość doskonalenia kompetencji.
• Metodyka w sposób racjonalny opiera się na najlepszych praktykach w zarządzaniu projektami.
• Wprowadza management by exception jako podstawową zasadę, która zapewnia kierownikowi projektów swobodę działania bez zbędnej ingerencji, zapewniając jednocześnie zaangażowanie wyższego kierownictwa, wtedy kiedy projekt jest zagrożony wykroczeniem poza granice tolerancji lub przestaje realizować uzasadnienie biznesowe.
• Sprawuje kontrolę nad startem, realizacją i końcem projektu.
• Każdy z dokumentów wymaganych przez PRINCE2 jest dostarczony jako szablon zawierający wymagane metrykę, rozdziały i pola informacyjne, co zapewnia przejrzystość, standaryzację i kompletność dokumentacji.
• Przewiduje możliwość adaptacji do specjalnych potrzeb organizacji, programu lub projektu.
• Jej stosowanie nie wymaga opłat autorskich.
• Materiały PRINCE2 są opublikowane i szeroko dostępne, co ogranicza prace nad wypracowywaniem własnych standardów i przygotowaniem materiałów szkoleniowych.

Słabości PRINCE2.

• Dużo organizacji cierpi na syndrom PINO (Prince In Name Only, tzn. PRINCE2 tylko z nazwy), wybierając bez głębszej analizy tylko niektóre składniki metodyki, nie zwracając uwagi na podstawowe zasady (podobnie jak kilka poniższych zarzutów jest to problem nie metodyki, lecz jej stosowania).
• PRINCE2 kładzie duży nacisk na dokumentowanie jako narzędzie sprawnej kontroli sposobu realizacji projektu. W niektórych organizacjach dokumenty stają się jednak celem samym w sobie, a rzeczywiste projekty kończą się niepowodzeniem. Z tego powodu PRINCE2 oskarżany jest czasem o nadmierną biurokratyzację procesu zarządzania.
• Podobnie uwaga, jaką zwraca PRINCE2 na potrzebę dobrej organizacji i regularną wymianę informacji pomiędzy interesariuszami, odbierana jest niesłusznie jako zachęta do ciągłych bezproduktywnych spotkań zabierających czas niezbędny na rzeczywistą pracę.
• PRINCE2 nie definiuje wprost analizy wymagań. Jako metodyka wdrożeniowa może prowadzić do niepowodzenia projektu z uwagi na przyjęcie fałszywych założeń (z drugiej strony, jasno jest określone, kto ponosi odpowiedzialność za przyjęcie złych założeń i akceptację nietrafnego uzasadnienia biznesowego, a przesłanki tych decyzji są udokumentowane i mogą stanowić nauczkę na przyszłość).
• Zbyt ścisłe przestrzeganie PRINCE2 bez odpowiedniej adaptacji do realiów biznesowych może być zbyt pracochłonne w zastosowaniu do małych projektów.
• Niezbyt „zwinna”.

Korzyści ze stosowania metodyki PRINCE2.

PRINCE2 jasno definiuje korzyści wynikające ze stosowania strukturalnej metodyki zarządzania projektami, określając metodykę jako:

• powtarzalną – realizowaną na podstawie powtarzalnych mechanizmów, takich jak jednoznacznie zidentyfikowane i opisane procesy oraz komponenty i techniki umożliwiające realizacje procesów;
• możliwą do nauczenia – jak każdy rodzaj ustrukturyzowanej wiedzy logicznie uzasadnia każdy ze swoich elementów;
• opartą na doświadczeniach – dzięki czemu nie stanowi wiedzy teoretycznej, tylko praktyczne odpowiedzi na zidentyfikowane problemy realnych projektów;
• definiującą role i odpowiedzialność – zapewnia, że za każdy, nawet najmniejszy element projektu jest ściśle przypisana jednostkowa odpowiedzialność, a uczestnicy projektu podejmując swoje role, dostają odpowiedni pakiet kompetencji, by realizować zadania, za które są odpowiedzialni;
• ostrzegającą o możliwych problemach – dzięki jasno zdefiniowanemu mechanizmowi sterowania połączonego z odpowiednim systemem raportowania o odchyleniach pozwala wcześnie identyfikować i odpowiednio reagować na problemy w projektach;
• proaktywną – jest zdolna do dostosowywania się do nagłych, nieoczekiwanych wydarzeń, co stanowi cechę szczególnie istotną w narażonym na gwałtowne zmiany środowisku projektowym.

Kiedy warto stosować metodykę PRINCE2?

Wówczas gdy:

• Istotą naszego biznesu jest prowadzenie projektów lub też jesteśmy w fazie zmian związanych z rozwojem i inwestycjami oraz planujemy w najbliższym czasie strategiczne przedsięwzięcia, od których zależy powodzenie naszego biznesu.
• Nie mamy wdrożonej formalnej metodyki zarządzania projektami.
• Chcemy prowadzić projekty zgodnie z jednolitym, powtarzalnym schematem, minimalizując tym samym ich ryzyko, a zwiększając szanse powodzenia.
• Chcemy w sposób efektywny zarządzać całym portfelem przedsięwzięć w firmie. Należy podkreślić, że wdrożenie metodyki zarządzania projektami w firmie samo w sobie jest projektem i powinno mieć uzasadnienie biznesowe i jednoznacznie określone korzyści – wprowadzanie metodyki dla samego stosowania metodyki jest nieporozumieniem.

Jako projekt wdrożenie metodyki wprowadza do organizacji zmiany (każdy projekt jest związany ze zmianą środowiska, w którym jest realizowany). W naturze ludzkiej leży naturalny opór przed zmianą, dlatego należy je wprowadzać w sposób łagodzący ten opór. Dzięki swojej skalowalności i rozdzieleniu na poszczególne składowe metodykę można dostosować do specyficznych wymagań firmy, maksymalnie dostosowując do istniejących już standardów niestojących w sprzeczności z dobrymi praktykami zarządzania projektami. Poszczególne elementy można wprowadzać stopniowo, sprawdzając, jakie ich wdrożenie przyniosło praktyczny skutek.

Źle wdrożona metodyka stanie się kulą u nogi nawet doświadczonego kierownika projektów. Pamiętajmy zatem o dwóch zasadach określonych w metodyce: adopt and adapt – stosujmy metodykę, ale dopasujmy ją do potrzeb swoich i swoich projektów – oraz o zdrowym rozsądku.