« Powrót

Paragraf 1. Ogólna charakterystyka systemu.



PMI traktuje zarządzanie projektami jako samodzielną profesję i w przewodniku PMBoK zawiera podstawowe założenia i wskazówki dla wykonujących ten zawód. W myśl metodyki projekt jest charakteryzowany jako działania, które:

• wykonywane są przez ludzi;
• realizowane są przy ograniczonych zasobach;
• są zaplanowane i kontrolowane.

Szczególnie podkreślane jest to, że projekt jest ograniczony w czasie, a podejmowane działania zmierzają do wykonania unikatowego produktu czy też usługi. Zwracanie uwagi na ograniczony czas działania oznacza, że każdy projekt należy rozważać w przedziale czasu od jego rozpoczęcia do zakończenia, czyli w cyklu życia. Ograniczenie czasowe oznacza również, że działania podejmowane w ramach realizacji projektu mogą mieć sens biznesowy jedynie w tym konkretnym czasie, co wynika z szansy rynkowej lub powstałej okazji biznesowej. Na ten określony czas realizacji projektu powoływany jest zespół, który ma określone zadania do wykonania w ramach projektu, ale jest to organizacja zespołu jedynie na potrzeby projektu, po jego ukończeniu jest on rozwiązywany. Kolejnym charakterystycznym elementem projektu jest unikatowość wykonywanego produktu lub usługi, co oznacza, że jest to najczęściej praca pionierska, której nikt wcześniej nie wykonywał. Te cechy są charakterystyczne dla projektów [1] .

Według definicji zarządzanie projektami to proces polegający na wykorzystaniu do działań projektowych wiedzy, umiejętności, narzędzi, technik w celu osiągnięcia lub przekroczenia oczekiwań i potrzeb głównych interesariuszy projektu [2] .

Standard PMI, jako zbiór praktyk zarządzania projektami, spisanych w Project Management Body of Knowledge (PMBoK), zawiera podstawowe założenia i wskazówki dla zarządzania projektami. Wskazówki te ujęte są w postaci 42 procesów, z których każdy przynależy do jednej z pięciu grup i jednego z dziewięciu obszarów wiedzy.

Dnia 31 lipca 2013 r. upłynęła „ważność” czwartej edycji PMBoK i zaczęła obowiązywać piąta edycja PMBOK, w której zaszły zmiany – dodany został nowy obszar wiedzy „Zarządzanie interesariuszami”, zwiększając ogólną liczbę obszarów wiedzy z 9 do 10, pojawiły się też nowe procesy – w sumie jest ich teraz 47 [3] .

Grupy procesów PMI [4] .

Według PMI zarządzanie projektem to zarządzanie szeregiem procesów, pogrupowanych w pięć grup:

• grupa procesów rozpoczęcia;
• grupa procesów planowania;
• grupa procesów realizacji;
• grupa procesów monitorowania i kontroli;
• grupa procesów zakończenia.

Poniżej ich krótka charakterystyka:

• Grupa procesów rozpoczęcia.

Grupa ta składa się z procesów przeprowadzanych w celu określenia nowego projektu lub nowego etapu trwającego już projektu poprzez uzyskanie zatwierdzenia do rozpoczęcia projektu lub jego etapu. W ramach tej grupy procesów określa się wstępny zakres oraz angażuje wstępne zasoby finansowe.
Rozpoznaje się interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych, którzy będą współdziałali i wpływali na całościowy efekt przedsięwzięcia. W ramach tych procesów wybiera się kierownika projektu. Informacje te zamieszcza się w karcie projektu oraz w rejestrze interesariuszy. Z chwilą zatwierdzenia karty projektu następuje jego oficjalna autoryzacja. Wprawdzie zespół zarządzający projektem może pomagać opracowywać kartę projektu, ale jej zatwierdzenie oraz zapewnienie zasobów finansowych następuje poza granicami przedsięwzięcia.
W wypadku dużych lub złożonych projektów częścią grupy procesów rozpoczęcia może być dokonanie podziału na odrębne etapy. W takich przedsięwzięciach procesy rozpoczęcia przeprowadza się na każdym z etapów w celu walidacji decyzji podjętych w ramach początkowych procesów opracowywania karty projektu i rozpoznawania interesariuszy. Przeprowadzenie procesów rozpoczęcia na początku każdego etapu pomaga skupić przedsięwzięcie na potrzebie biznesowej, dla której zaspokojenia podjęto projekt. Weryfikuje się kryteria sukcesu oraz kontroluje wpływy i cele interesariuszy projektu. Następnie podejmuje się decyzję, czy powinno się projekt kontynuować, opóźnić, czy przerwać [5] .

• Grupa procesów planowania.


Grupa procesów planowania składa się z procesów wymaganych do określenia zakresu projektu, ustalenia i doprecyzowania celów oraz wyznaczenia kierunku działań niezbędnych do ich osiągnięcia. W wyniku procesów planowania powstaje plan zarządzania projektem oraz dokumenty projektu, które wykorzystuje się do prowadzenia przedsięwzięcia.
Zbieranie i poznawanie kolejnych informacji i cech charakterystycznych projektu może wymagać określonych dodatkowych działań związanych z planowaniem. W wyniku istotnych zmian występujących w trakcie cyklu życia projektu powstaje potrzeba powrotu do jednego lub kilku procesów planowania, a niekiedy nawet do niektórych procesów rozpoczęcia. Takie stopniowe uszczegóławianie planu zarządzania projektem zwane jest często kroczącym, co oznacza, że planowanie jest procesem powtarzalnym i ciągłym [6] .

W ramach grupy występują procesy:

- Opracowywanie planu zarządzania projektem to proces dokumentowania działań potrzebnych do określenia, przygotowania, scalenia i skoordynowania wszystkich planów pomocniczych. Plan zarządzania projektem staje się podstawowym źródłem informacji na temat sposobu planowania, realizacji, monitorowania i kontroli oraz zamykania projektu.
- Zbieranie wymagań interesariuszy to proces określania i dokumentowania potrzeb interesariuszy, by osiągnąć cele projektu.
- Precyzowanie zakresu to proces tworzenia szczegółowego opisu projektu oraz produktu.
- Tworzenie struktury podziału pracy (WBS) to proces dzielenia produktów cząstkowych oraz prac projektu na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu komponenty.
- Określenie działań to proces ustalania konkretnych działań, które trzeba wykonywać, by uzyskać produkty cząstkowe projektu.
- Określenie kolejności działań to proces ustalania i dokumentowania wzajemnych relacji między działaniami projektu.
- Szacowanie zasobów działań to proces szacowania typu oraz ilości materiałów, ludzi, sprzętu i akcesoriów potrzebnych do wykonania każdego działania.
- Szacowanie czasu trwania działań to proces ustalania przybliżonej liczy okresów roboczych potrzebnych do ukończenia poszczególnych działań przy użyciu oszacowanych zasobów.
- Opracowywanie harmonogramu to proces analizowania kolejności działań, ich czasów trwania, zasobów wymaganych do ich wykonania oraz ograniczeń czasowych w celu utworzenia harmonogramu przedsięwzięcia.
- Szacowanie kosztów to proces ustalania przybliżonej ilości zasobów pieniężnych potrzebnych do wykonania działań projektu.
- Oszacowanie budżetu to proces sumowania oszacowanych kosztów poszczególnych działań lub pakietów roboczych w celu określenia zatwierdzonego bazowego planu kosztów.
- Planowanie jakości to proces określania wymagań lub norm jakościowych dla projektu i produktu oraz dokumentowania, w jaki sposób wykaże się zgodność z tymi wymaganiami i normami.
- Opracowywanie planu zasobów ludzkich to proces określania potrzeb informacyjnych interesariuszy projektu oraz ustalania sposobów podejścia do komunikowania się w projekcie.
- Planowanie komunikacji to proces określania potrzeb informacyjnych interesariuszy projektu oraz ustalania sposobów podejścia do komunikowania się w projekcie.
- Planowanie zarządzania ryzykiem to proces określania, w jaki sposób przeprowadzać w projekcie działania związane z zarządzaniem ryzykiem.
- Rozpoznawanie ryzyk to proces określania, jakie ryzyka mogą wpływać na projekty, oraz dokumentowania cech charakterystycznych tych ryzyk.
- Przeprowadzanie jakościowej analizy ryzyk to proces hierarchizacji ryzyk poprzedzający ich dalszą analizę lub działania z nimi związane i realizowane poprzez ocenę i odniesienie do siebie ich prawdopodobieństw oraz skutków wystąpienia.
- Planowanie reakcji na ryzyka to proces opracowywania możliwych rozwiązań oraz działań zwiększających szanse i zmniejszających zagrożenia dla celów projektu.
- Planowanie zamówień to proces dokumentowania decyzji zakupowych dotyczących projektu, ustalania sposobu podejścia do zamówień oraz określania potencjalnych dostawców.

• Grupa procesów realizacji.

Grupa procesów realizacji składa się z procesów przeprowadzanych w celu wykonania prac określonych w planie zarządzania projektem i zmierzających do realizacji celów projektu. Ta grupa procesów obejmuje koordynację ludzi, zasobów, a także powiązanie i wykonanie działań zgodnie z planem zarządzania projektem.

W trakcie realizacji projektu uzyskiwane wyniki powodują konieczność wprowadzania aktualizacji w planach oraz korekty planów bazowych. Zmiany te mogą dotyczyć oczekiwanych czasów trwania działań, produktywności i dostępności zasobów oraz nieprzewidywanych ryzyk. Odchylenia te mogą wpływać na plan zarządzania projektem lub dokumenty projektu i mogą wymagać od kierownictwa szczegółowej analizy oraz wypracowania odpowiedniej reakcji. Wyniki takiej analizy mogą inicjować żądania zmiany, które w razie zatwierdzenia mogą wpłynąć na plan zarządzania projektem lub inne dokumenty projektu, a niekiedy również wywołać konieczność wyznaczenia nowego planu bazowego.

W ramach grupy występują procesy:

- Przeprowadzanie zapewniania jakości to proces badania wymagań jakościowych oraz wyników pomiarów związanych z kontrolą jakości w celu upewnienia się, że stosuje się odpowiednie normy jakościowe i definicje operacyjne.
- Pozyskiwanie zespołu projektowego to proces potwierdzania dostępności zasobów ludzkich i otrzymywania zespołu potrzebnego do wykonywania zadań w projekcie.
- Kształtowanie zespołu projektu to proces doskonalenia kompetencji, wzajemnych oddziaływań oraz ogólnych uwarunkowań w zespole w celu usprawnienia wykonania projektu.
- Zarządzanie zespołem projektu to proces śledzenia wyników członków zespołu, przekazywania im informacji zwrotnych, rozwiązywania trudnych kwestii oraz zarządzania zmianami w celu optymalizacji wykonania projektu.
- Dostarczanie informacji to proces planowego udostępniania istotnych informacji interesariuszom projektu.
- Kształtowanie oczekiwań interesariuszy to proces komunikowania się oraz współpracowania z interesariuszami w celu zaspokojenia ich potrzeb oraz zajęcia się powstającymi trudnymi kwestiami.
- Dokonywanie zamówień to proces uzyskiwania odpowiedzi od sprzedawców, wybierania sprzedawcy oraz zawierania kontraktu.

• Grupa procesów monitorowania i kontroli.

Składa się ona z procesów wymaganych do śledzenia, sprawdzania, regulowania postępu oraz wykonania projektu, określenia wszelkich obszarów, w których potrzebne są zmiany w planie, oraz inicjowania takich zmian. Ta grupa procesów umożliwia przede wszystkim regularną i konsekwentną obserwację oraz dokonywanie pomiaru wykonania projektu w celu określenia odchyleń od planu zarządzania projektem. Ciągły monitoring pozwala zespołowi projektu na poznanie kondycji projektu oraz wskazuje obszary wymagające dodatkowej uwagi. Grupa procesów monitorowania i kontroli dotyczy nie tylko monitorowania i kontroli prac wykonywanych w ramach tej grupy procesów, ale również monitorowania i kontroli całości prac projektu. Rezultatem takiego przeglądu mogą być zalecane i zaakceptowane aktualizacje planu zarządzania projektem.

W ramach grupy występują procesy:

- Monitorowanie i kontrolowanie prac w projekcie to proces śledzenia, sprawdzania i regulowania postępu wykonania zmierzający do osiągnięcia celów wydajnościowych określonych w planie zarządzania projektem. Monitorowanie obejmuje przekazywanie raportów o stanie wykonania, pomiaru postępu wykonania oraz prognozowanie.
- Przeprowadzanie zintegrowanej kontroli zmian to proces sprawdzania wszystkich żądań zmiany, zatwierdzania zmian oraz zarządzania zmianami w produktach cząstkowych, aktywach procesów organizacyjnych, dokumentach projektu oraz planie zarządzania projektem.
- Weryfikowanie zakresu to proces formalizowania akceptacji ukończonych produktów cząstkowych projektu.
- Kontrolowanie zakresu to proces monitorowania stanu wykonania zakresu projektu i zakresu produktu oraz zarządzania zmianami w planie bazowym zakresu.
- Kontrolowanie harmonogramu to proces monitorowania stanu wykonania projektu, mającego na celu aktualizację postępu wykonania, oraz zarządzania zmianami w harmonogramie bazowym.
- Kontrolowanie kosztów to proces monitorowania stanu wykonania projektu w celu aktualizacji budżetu projektu oraz zarządzania zmianami w planie bazowym kosztów.
- Przeprowadzanie kontroli jakości to proces monitorowania i rejestrowania rezultatów wykonywania działań związanych z zarządzaniem jakością, mający na celu ocenę wykonania i zalecania potrzebnych zmian.
- Przekazywanie raportów z wykonania to proces gromadzenia i przekazywania informacji o wykonaniu obejmujących raporty o stanie wykonania, pomiary postępu wykonania i prognozy.
- Monitorowanie i kontrolowanie ryzyk to proces wdrażania planów reakcji na ryzyka, śledzenia rozpoznawanych ryzyk, monitorowania ryzyk rezydualnych, rozpoznawania nowych ryzyk oraz oceny skuteczności tego procesu przez cały czas trwania projektu.
- Administrowanie zamówieniami to proces zarządzania relacjami dotyczącymi zamówień, monitorowania wykonania kontraktów oraz wprowadzania potrzebnych zmian i korekt.

• Grupa procesów zakończenia.

Grupa procesów zakończenia składa się z procesów przeprowadzanych w celu finalizacji wszystkich działań wykonywanych w ramach wszystkich grup procesów i zmierzających do formalnego zamknięcia projektu lub jego etapu. Zakończenie tej grupy procesów oznacza weryfikację zakończenia określonych procesów we wszystkich grupach procesów, pozwalających zamknąć projekt lub jego etap i formalnie stwierdzić, że projekt lub jego etap jest zakończony.

W ramach zamknięcia projektu lub etapu mogą wystąpić następujące działania:

- Uzyskanie akceptacji (odbioru) przez odbiorcę lub sponsora.
- Przeprowadzenie przeglądu poprojektowego lub przeglądu na zakończenie etapu.
- Zarejestrowanie zmian wprowadzanych we wszystkich procesach.
- Udokumentowanie nabytej wiedzy.
- Wprowadzenie odpowiedniej aktualizacji w aktywach procesów organizacyjnych.
- Archiwizacja wszystkich istotnych dokumentów projektu w systemie informatycznym wspierającym zarządzanie projektami, pozwalające wykorzystywać je jako dane archiwalne.
- Zamknięcie zamówień.

Procesy w ramach PMI – podsumowanie.

Podsumowując – przedstawione powyżej procesy w ramach PMI to zbiór powiązanych ze sobą działań przeprowadzonych w celu wytworzenia, otrzymania lub dostarczenia określonego zestawu wyrobów, rezultatów lub usług. Każdy proces jest opisany za pomocą stosowanych w nim narzędzi i technik oraz powstających rezultatów. Kierownik projektu musi brać pod uwagę aktywa procesów organizacyjnych oraz czynniki środowiskowe prowadzonej działalności. Aktywa procesów organizacyjnych zawierają zasady i kryteria dostosowywania procesów organizacyjnych do konkretnych potrzeb projektów.

Dążąc do udanego zakończenia przedsięwzięcia, zespół projektu musi [7] :

• Wybrać odpowiednie procesy potrzebne do osiągnięcia celów danego przedsięwzięcia.
• Wykorzystać opisane już sposoby podejścia, które można dostosować tak, by spełniały wymagania.
• Zachować zgodność z wymaganiami w celu spełnienia potrzeb i oczekiwań interesariuszy.
• Utrzymywać równowagę między trudnymi do pogodzenia wymaganiami dotyczącymi zakresu, czasu, kosztów, jakości, zasobów oraz ryzyka w celu stworzenia wyboru, usługi lub rezultatu opisanego w specyfikacjach.

Procesy projektu przeprowadzane przez zespół projektowy można ogólnie podzielić na dwie podstawowe kategorie [8] :

• Procesy zarządzania projektami zapewniające skuteczny przebieg przedsięwzięcia przez cały czas jego trwania. Zawierają one narzędzia i techniki związane ze stosowaniem umiejętności i zdolności opisanych w poszczególnych obszarach wiedzy.
• Procesy zorientowane na produkt pozwalające uściślić i stworzyć jego produkt. Wynikają one na ogół z określonego cyklu życia projektu i różnią się między sobą w zależności od obszarów zastosowań. Nie można sprecyzować zakresu projektu, nie rozumiejąc pewnych podstaw dotyczących tworzenia określonego produktu.

W przewodniku PMI opisane są szczegółowo wszystkie procesy związane z zarządzaniem projektem. Opisy te wykonane są w jednorodnej konwencji – (Wejście -> Proces-> Wyjście). W opisie znajdziemy specyfikacje dokumentów i produktów, które są konieczne do rozpoczęcia prac. Opisane są poszczególne aktywności podejmowane w ramach danego procesu oraz wyspecyfikowane są wyjścia powstałe w wyniku realizacji opisywanego procesu. W opisach procesów wskazywane są sugerowane metody i techniki realizacji działań. Produkty będące rezultatem na wyjściu jednego etapu projektu stanowią elementy na wejściu etapu następnego. Kolejne fazy i ich produkty składają się na całościowy cykl życia projektu.

Cykl życia projektu decyduje o tym, jakie elementy mają zasilić każdą z faz projektu oraz jakie rezultaty fazy te mają dostarczać. Jest to procesowe podejście do zarządzania projektem. Większość modeli cyklu życia, zaprezentowanych w przewodniku PMI, to modele kaskadowe. W zależności od obszaru, w jakim realizowany jest projekt, każdy model kaskadowy kładzie nacisk na inne aspekty cyklu życia projektu, co jest widoczne w podziale prac projektowych. Wspólnym pierwiastkiem jest układanie zadań projektowych w formie kaskady prowadzącej od początku do końca wdrożenia systemu.

Przewodnik PMBoK kładzie duży nacisk na dobrze przeprowadzoną organizację zespołu realizującego projekt. Odnosi się to nie tylko do bezpośrednich wykonawców projektu, lecz także do pozostałych osób zaangażowanych w realizację projektu z dokładnym opisem ról i odpowiedzialności w różnych fazach jego realizacji. Projekt jest kompozycją procesów, a proces jest określoną aktywnością przynoszącą założony rezultat.
Przypisy
Bibliografia

1. W. Walczak, Orientacja na cele w zarządzaniu projektami, Master of Business Administration 4 (99)/2009, Akademia Leona Koźmińskiego, Warszawa 2009.
2. D.I. Cleland, L.R. Ireland, Project manager’s portable handbook, McGraw – Hill Companies Inc., New York 2004.
3. K. Dziekoński, Zarządzanie projektami w małych i średnich przedsiębiorstwach, Economy and Management 4/2010.
4. P. Szczęsny, Zarządzanie projektami, Warszawa 2003.
5. S.E. Portny, Zarządzanie projektami dla bystrzaków, Helion, Gliwice 2013.
6. M. Bonikowska, B.Grucza, Podręcznik zarządzania projektami miękkimi, MRR, Warszawa 2006.
7. M. Trocki, Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa 2003.
8. E. Aronson, Th. Wilson, R. Akert, Psychologia społeczna, serce i umysł, Zysk i S-ka, Poznań 1997.
9. N. Mingus Zarządzanie projektami, Helion, Gliwice 2009.
10. J. Kurnal, Teoria organizacji i zarządzania, Warszawa 1981.
11. Zarządzanie. Teoria i praktyka, red. A.K. Koźmiński i W. Piotrowski, Warszawa 1995.
12. J. Penc, Nowoczesne kierowanie ludźmi, Difin, Warszawa 2011.
13. P. Hersey, K. Blanchard, Jednominutowy menedżer. Najpopularniejsza na świecie metoda zarządzania, MT Biznes, Warszawa 2011.
14. M. Trocki, Inicjowanie i definiowanie projektu, Bizarre, Warszawa 2005.
15. J. Grzywacz, Współpraca przedsiębiorstwa z bankiem, Difin, Warszawa 2004.
16. K. Król, Crowdfunding. Od pomysłu do biznesu, dzięki społeczności, Crowdfunding.pl, Warszawa 2013.
17. E. Griffin, Podstawy komunikacji społecznej, GWP, Gdańsk 2010.
18. J. Mika, Zarządzanie projektami, wybrane elementy – materiały do zajęć, PSF, Warszawa 2010.
19. P. Wachowiak, Profesjonalny menedżer, Difin, Warszawa 2001.

Strony internetowe:

1. www.analiza-swot.pl – serwis internetowy, powstał z myślą o ułatwieniu pracy każdemu, kto zamierza opracować analizę SWOT dowolnej organizacji (firmy, gminy) lub konkretnego zjawiska (rozwój sektora, branży) czy innych zagadnień. W serwisie znajdują się zagadnienia teoretyczne dotyczące analizy SWOT i szereg gotowych opracowań, które mogą posłużyć jako kompletne analizy lub jako bardzo dobra baza pomysłów do przekształcania według własnych potrzeb.

2. www.crowdfunding.pl/ – strona poruszająca tematykę finansowania społecznościowego pomysłów.

3. www.projektsukces.pl – ciekawe podejście do rozwoju osobistego, na portalu przedstawione są zagadnienia z zakresu ważnego dla kierownika projektu czy członka zespołu realizującego wspólne przedsięwzięcie, które dotyczą m.in. motywacji, zarządzania czasem czy realizacji celów.

4. www.funduszeeuropejskie.gov.pl – portal poruszający w bardzo szerokim zakresie tematykę funduszy europejskich, zarówno od strony formalnej, jak i użytecznych poradników i wsparcia w pozyskiwaniu środków UE na realizację pomysłów projektowych.

5. www.asana.com – proste internetowe narzędzie wspierające zarządzanie i komunikację w projektach.

6. www.activecollab.com – zaawansowana aplikacja do prowadzenia projektów, uwzględniająca planowanie, pilnowanie harmonogramów, zarządzanie informacją i komunikowanie się w projekcie.

7. www.zarzadzanie-projektami.org.pl – strona Politechniki Warszawskiej, prowadzącej specjalny kierunek studiów podyplomowych o tematyce zarządzania projektami.

8. www.zarzadzanieprojekt.pl – ogromna skarbnica wiedzy na temat zarządzania projektami przy wykorzystaniu metodologii Prince2, PMI oraz Scrum.

9. www.mapy-mysli.com – jedna ze stron poświęcona tematyce tworzenia map myśli, przydatnych na etapie rozważania pomysłów na projekt oraz w każdej chwili, kiedy warto jakieś z zagadnień projektu przemyśleć kompleksowo. Pomaga uporządkować myśli.

10. www.ankietka.pl – jeden z wielu ciekawych serwisów pozwalających na wykonywanie badań ankietowych drogą internetową. Bardzo przydatne na etapie określania potrzeb klientów we wstępnej fazie precyzowania projektu, jak również na końcowym etapie ewaluacji.