« Powrót

Paragraf 3. PMI - przykłady dobrych praktyk.



Chcąc przedstawić dobre praktyki zarządzania projektami według metodyki PMI, warto przytoczyć, krótko opisać jeden z „Projektów Roku”. (Projekt Roku to prestiżowe wyróżnienie polskiego oddziału Project Management Institute, które ma na celu wyłonienie firm i ich osiągnięć w zakresie zarządzania projektami w różnych dziedzinach. Promuje ono dobre praktyki i umiejętności zastosowania ich w środowisku projektowym.)

Nagrodzony Projekt Roku 2010, to projekt SAP HR w Grupie Animex. Poniżej jego szczegółowy opis przedstawiony za „Strefa PMI” - publikacja wydawana przez PMI [1] :

Animex to jeden z liderów na rynku mięsa w Polsce, z ponad 60-letnią tradycją i doświadczeniem. Jest też największym w Polsce eksporterem mięsa. Lata 2009-2011 w Animeksie upłynęły pod znakiem dużych projektów biznesowo-informatyczny. Jako pierwszy wystartował projekt wdrożenia rozwiązania SAP HR. W drugiej kolejności uruchomiono oddzielny projekt wdrożenia systemu SAP ERP. Obydwa wdrożenia były prowadzone przez firmę BCC (BCC jest niezależną firmą konsultingową, specjalizującą się w usługach związanych z systemami SAP i w outsourcingu IT.), zgodnie z autorską metodyką Go Forward. Metodyka Go Forward została wypracowana w oparciu o kilkunastoletnie doświadczenia BCC w realizacji projektów SAP. Go Forward bazuje na światowych standardach zarządzania projektami, zdefiniowanych przez organizację Project Management Institute (PMI), a także na wymaganiach związanych z obowiązującymi w BCC systemami zarządzania: jakością, bezpieczeństwem informacji i usługami IT [2] .

W terminie, w budżecie, w zakresie.

Jak podkreśla Robert T. Żelewski, Dyrektor Zarządzający ds. HR w Grupie Animex: „Wdrożenie SAP HR od początku było silnie związane z biznesowym projektem reorganizacji i ujednolicenia sposobu zarządzania obszarem kadrowo-płacowym w firmie. To nie lada przedsięwzięcie, także organizacyjne, bo zmiana docelowo miała objąć ponad 8 tys. pracowników w 16 spółkach i warszawskiej centrali. Oczywiście gdy już podjęliśmy decyzję o projekcie, zależało nam na jak najszybszym uruchomieniu rozwiązania, jednak skala zmian i troska o bezpieczeństwo skłoniły nas do podzielenia wdrożenia na etapy”.

W pierwszej kolejności przeprowadzono projekt pilotażowy w trzech wybranych spółkach grupy: Centrali Grupy Drobiarskiej, Zakładzie Produkcyjnym w Iławie oraz Grupie Surowcowej. Ich wybór był dobrze przemyślany. Obsługa HR tych trzech spółek ma miejsce w jednej lokalizacji. To nie tylko pozwoliło obniżyć koszty logistyczne, ale także było znacznym ułatwieniem organizacyjnym przy budowie wzorca systemu dla grupy kapitałowej. Celem pilotażowego wdrożenia było nie tylko uruchomienie systemu w wybranych spółkach, ale równocześnie przygotowanie wzorcowego modelu, który w szybkim tempie miał być przenoszony do kolejnych jednostek.

Budowa systemu na podstawie doświadczeń trzech spółek, przy udziale osób z pozostałych oddziałów znacznie wpłynęła na kompleksowość rozwiązania i sprawne przeprowadzenie kolejnych faz rolloutów. Dzięki temu zminimalizowano konieczność rozszerzania zaplanowanego na początku zakresu projektu.

Zakres modelu obejmował tzw. twarde komponenty systemu SAP HR, niezbędne do realizacji podstawowych procesów kadrowo-płacowych w organizacji (Zarządzanie organizacją, Administracja Kadrami, Rozliczanie list płac, Zarządzanie czasem pracy, Raportowanie korporacyjne HR). Konsekwentnie ograniczano liczbę modyfikacji i rozszerzeń systemu poprzez dodatkowe aplikacje, poszukując standardowych rozwiązań w ramach dostępnych funkcjonalności SAP HR. Takie podejście pozwoliło na trzymanie w ryzach budżetu i harmonogramu projektu. Jednak nawet przy tak rygorystycznych założeniach grafik, w jakim zaplanowano projekt, wydawał się bardzo napięty – pierwsze spotkania projektowe odbyły się we wrześniu 2009 r., a start produktywny nastąpił już 1 lutego 2010 r. W ciągu tych zaledwie pięciu miesięcy przygotowano, przetestowano i uruchomiono rozwiązanie wzorcowe.

Po zakończeniu etapu wsparcia i ustabilizowaniu się systemu, po kilku miesiącach przystąpiono do roll-outów. Prace podzielono na dalsze cztery etapy, w każdym z nich uruchamiano system w od trzech do czterech spółek grupy (w zależności od ich wielkości). Ostatni etap, obejmujący zakłady w Krakowie, Grodkowie, Zamościu i Dębicy, zakończył się w grudniu 2011 roku.

Zarówno projekt pilotażowy, jak i kolejne roll-outy zostały zrealizowane zgodnie z metodyką projektową BCC Go Forward, opartą na dobrych praktykach PMI skodyfikowanych w Project Management Body of Knowledge (PMBOK).Obecnie system SAP HR obsługuje kadry i płace dla 8 tys. pracowników Animeksu.

Usprawnienie w ujednoliceniu.

Podstawowym celem projektu było uruchomienie nowoczesnego systemu informatycznego, wspomagającego obszar zarządzania zasobami ludzkimi. Wśród najważniejszych korzyści związanych wykorzystaniem SAP HR w pierwszej kolejności należy wymienić usprawnienie organizacji pracy dzięki ujednoliceniu procesów kadrowo-płacowych w całej grupie.
Wymiana starych, niestabilnych aplikacji kadrowo-płacowych na jeden, spójny system dla całej grupy pozwoliła na zautomatyzowanie procesów administracji kadrowej i eliminację części dokumentów papierowych. To także przekłada się na oszczędności wynikające z utrzymywania kompetencji związanych z obsługą systemu w ramach grupy i ułatwia mobilność pracowników w Grupie.

Po wdrożeniu SAP HR we wszystkich jednostkach osiągnięto pełną automatyzację procesu naliczania wynagrodzeń (w tym rozliczeń wstecznych). Obecnie wszyscy pracownicy otrzymują wynagrodzenia naliczone według tych samych zasad. W tym celu zweryfikowano katalog składników wynagrodzeń w grupie. Został on ujednolicony i uproszczony. Tam gdzie było to możliwe, zastąpiono specyficzne dla danego zakładu składniki innymi, wspólnymi dla grupy.

Bezpieczeństwo prawne i danych.

Jeden system w grupie otwiera niedostępne wcześniej możliwości porównywania wybranych danych zakładów produkcyjnych czy wybranych jednostek, aż do poziomu pojedynczych pracowników. Ważną przesłanką wyboru SAP HR było też gwarantowane przez producenta systemu wsparcie w zakresie jego dostosowania do zmieniających się przepisów prawa. Wspólny dla całej grupy system kadrowo-płacowy to także ograniczenie kosztów utrzymania systemów i rozwoju kompetencji pracowników. Po okresie, gdy użytkownicy końcowi dobrze już poznają rozwiązanie i zasady pracy z nim, zarząd oczekuje zmniejszenia nakładu pracy działów HR na realizację podstawowych procesów kadrowo-płacowych i uwolnienia zasobów do budowania lepszej, efektywniejszej polityki personalnej, w tym także opartej na „miękkich” narzędziach SAP HR. Integracja rozwiązania SAP HR z uruchamianym właśnie w grupie systemem SAP ERP gwarantuje realizację wszystkich procesów biznesowych firmy w jednym, spójnym rozwiązaniu informatycznym.

Wady i zalety PMI.


Standard PMI to zbiór praktyk zarządzania projektami spisanych w Project Management Body of Knowledge (PMBoK) – opisane wcześniej procesy i obszary wiedzy. Korzystając z tych wytycznych, organizacje tworzą dostosowane do własnych potrzeb metodyki zarządzania projektami czy też tak zwane ramy pracy w projekcie, które są mniej lub bardziej elastyczne. To wydaje się jedną z największych zalet PMBoK-owego podejścia – możliwość zdefiniowania dostosowanego do potrzeb procesu, w którego skład wchodzą fazy wraz z punktami decyzyjnymi, role i odpowiedzialności oraz wzorce podstawowych dokumentów. Proces ten nie tylko porządkuje sposób prowadzenia projektu, ale również wyznacza odpowiedzialność oraz ułatwia komunikację. Trzeb podkreślić, że projekty to ludzie, a nie diagramy PERT czy harmonogramy Gantta, więc dobrze zdefiniowany proces, metody i narzędzia zarządzania projektami nie wystarczą, aby osiągnąć sukces. Coraz częściej ludzkie i społeczne aspekty decydują o powodzeniu lub porażce. Zachowania ludzi, czyli dzielenie się pomysłami, stawianie czoła problemom, podejmowanie decyzji czy dotrzymywanie obietnic – to obszary, których nie można pominąć.

Jeśli chodzi o wady, to często zarzuca się podejściu PMBoK-owemu sztywność i nadmierną dokumentację, natomiast to wszystko zależy od konkretnego przypadku. Przez ostatnie kilka lat obserwuje się też trend „odchudzania” procesów zarządzania projektami oraz dostosowywania do dzisiejszej szybko zmieniającej się i złożonej rzeczywistości. Era wiedzy ustępuje erze interakcji i kreatywności – dziś liczy się, jak szybko dostarczymy nową wartość dla klienta. W najbliższym czasie zostanie opublikowane rozszerzenie standardu o zagadnienia zarządzania projektami informatycznymi (Software Extension to the PMBoK Guide Fifth Edition).
Przypisy
Bibliografia

1. W. Walczak, Orientacja na cele w zarządzaniu projektami, Master of Business Administration 4 (99)/2009, Akademia Leona Koźmińskiego, Warszawa 2009.
2. D.I. Cleland, L.R. Ireland, Project manager’s portable handbook, McGraw – Hill Companies Inc., New York 2004.
3. K. Dziekoński, Zarządzanie projektami w małych i średnich przedsiębiorstwach, Economy and Management 4/2010.
4. P. Szczęsny, Zarządzanie projektami, Warszawa 2003.
5. S.E. Portny, Zarządzanie projektami dla bystrzaków, Helion, Gliwice 2013.
6. M. Bonikowska, B.Grucza, Podręcznik zarządzania projektami miękkimi, MRR, Warszawa 2006.
7. M. Trocki, Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa 2003.
8. E. Aronson, Th. Wilson, R. Akert, Psychologia społeczna, serce i umysł, Zysk i S-ka, Poznań 1997.
9. N. Mingus Zarządzanie projektami, Helion, Gliwice 2009.
10. J. Kurnal, Teoria organizacji i zarządzania, Warszawa 1981.
11. Zarządzanie. Teoria i praktyka, red. A.K. Koźmiński i W. Piotrowski, Warszawa 1995.
12. J. Penc, Nowoczesne kierowanie ludźmi, Difin, Warszawa 2011.
13. P. Hersey, K. Blanchard, Jednominutowy menedżer. Najpopularniejsza na świecie metoda zarządzania, MT Biznes, Warszawa 2011.
14. M. Trocki, Inicjowanie i definiowanie projektu, Bizarre, Warszawa 2005.
15. J. Grzywacz, Współpraca przedsiębiorstwa z bankiem, Difin, Warszawa 2004.
16. K. Król, Crowdfunding. Od pomysłu do biznesu, dzięki społeczności, Crowdfunding.pl, Warszawa 2013.
17. E. Griffin, Podstawy komunikacji społecznej, GWP, Gdańsk 2010.
18. J. Mika, Zarządzanie projektami, wybrane elementy – materiały do zajęć, PSF, Warszawa 2010.
19. P. Wachowiak, Profesjonalny menedżer, Difin, Warszawa 2001.

Strony internetowe:

1. www.analiza-swot.pl – serwis internetowy, powstał z myślą o ułatwieniu pracy każdemu, kto zamierza opracować analizę SWOT dowolnej organizacji (firmy, gminy) lub konkretnego zjawiska (rozwój sektora, branży) czy innych zagadnień. W serwisie znajdują się zagadnienia teoretyczne dotyczące analizy SWOT i szereg gotowych opracowań, które mogą posłużyć jako kompletne analizy lub jako bardzo dobra baza pomysłów do przekształcania według własnych potrzeb.

2. www.crowdfunding.pl/ – strona poruszająca tematykę finansowania społecznościowego pomysłów.

3. www.projektsukces.pl – ciekawe podejście do rozwoju osobistego, na portalu przedstawione są zagadnienia z zakresu ważnego dla kierownika projektu czy członka zespołu realizującego wspólne przedsięwzięcie, które dotyczą m.in. motywacji, zarządzania czasem czy realizacji celów.

4. www.funduszeeuropejskie.gov.pl – portal poruszający w bardzo szerokim zakresie tematykę funduszy europejskich, zarówno od strony formalnej, jak i użytecznych poradników i wsparcia w pozyskiwaniu środków UE na realizację pomysłów projektowych.

5. www.asana.com – proste internetowe narzędzie wspierające zarządzanie i komunikację w projektach.

6. www.activecollab.com – zaawansowana aplikacja do prowadzenia projektów, uwzględniająca planowanie, pilnowanie harmonogramów, zarządzanie informacją i komunikowanie się w projekcie.

7. www.zarzadzanie-projektami.org.pl – strona Politechniki Warszawskiej, prowadzącej specjalny kierunek studiów podyplomowych o tematyce zarządzania projektami.

8. www.zarzadzanieprojekt.pl – ogromna skarbnica wiedzy na temat zarządzania projektami przy wykorzystaniu metodologii Prince2, PMI oraz Scrum.

9. www.mapy-mysli.com – jedna ze stron poświęcona tematyce tworzenia map myśli, przydatnych na etapie rozważania pomysłów na projekt oraz w każdej chwili, kiedy warto jakieś z zagadnień projektu przemyśleć kompleksowo. Pomaga uporządkować myśli.

10. www.ankietka.pl – jeden z wielu ciekawych serwisów pozwalających na wykonywanie badań ankietowych drogą internetową. Bardzo przydatne na etapie określania potrzeb klientów we wstępnej fazie precyzowania projektu, jak również na końcowym etapie ewaluacji.