1. Jak napisać biznes plan

Jak napisać biznesplan?

Każdy podmiot gospodarczy działa na rynku, który rządzi się określonymi prawami. Rynek natomiast składa się z wielu podmiotów, które ze sobą współdziałają i jednocześnie rywalizują, więc aby odnieść sukces trzeba wiedzieć, jak to zrobić. Innymi słowy – należy mieć plan osiągnięcia wyznaczonych celów. Takim planem jest właśnie biznesplan.
W literaturze przedmiotu funkcjonuje równolegle kilka poprawnych definicji biznesplanu, ale stosunkowo najlepszą i najbardziej przystępną definicję podaje Leksykon zarządzania, wg którego biznesplan to dokument zawierający projekcję celów i działań zmierzających do osiągnięcia, z uwzględnieniem istniejących uwarunkowań rynkowych, finansowych, marketingowych, technologicznych, organizacyjnych, kadrowych. Nazywany jest także planem działalności przedsiębiorstwa . Z definicji tej wynika, że biznesplan to podstawowy, jednocześnie jeden z najważniejszych i najbardziej obszernych dokumentów firmy.

Jak przygotować się do napisania biznesplanu?

Pierwsze co należy zrobić, to uświadomić sobie, że bez skrupulatnego planowania i zarządzania własnym przedsiębiorstwem jesteśmy najczęściej skazani na porażkę. Bez określonego celu, do którego dąży firma, istnieje znikoma szansa na przetrwanie na rynku. Czym więc jest planowanie i zarządzanie przedsiębiorstwem? To nic innego jak stawianie przed sobą celów, a następnie określanie metod i sposobów ich osiągnięcia. Do zobrazowania tego zagadnienia posłuży taki przykład: prowadzimy firmę produkującą dywany z surowców wtórnych. Posiadamy własny sklep internetowy, ale w Internecie funkcjonuje też międzynarodowy sklep, który oferuje podobne produkty do naszych i jest on jednocześnie najpopularniejszym sklepem tej branży w sieci. W takiej sytuacji plan naszego przedsiębiorstwa zakłada rozpoczęcie sprzedaży produktów w tym sklepie. Czas na wykonanie tego zadania określamy na dwa miesiące. Uznajemy, że najlepszym rozwiązaniem będzie bezpośrednie dotarcie do osoby zajmującej się kontrahentami w tym sklepie i wynegocjowanie jak najlepszych warunków sprzedaży naszych produktów. Korzyści płynące z pozyskania tak popularnego kanału sprzedaży to m.in. szansa na zaistnienie na rynku międzynarodowym, a także na zdobycie większej liczby klientów.

Opracowując każdy plan, należy pamiętać, że najlepiej jest jak najbardziej konkretyzować cele, dzięki czemu będziemy w stanie zmieniać i udoskonalać koncepcję, w zależności od zmieniających się cały czas warunków rynkowych. Dzięki elastycznemu planowaniu jesteśmy w stanie odpowiednio zareagować, np. na pojawienie się na rynku nowego konkurenta, a także umiemy odpowiedzieć na zmieniające się potrzeby klienta. Bacznie obserwując rynek, sami jako przedsiębiorcy możemy kreować te potrzeby, wyznaczać trendy i panujące mody. Planowanie strategiczne, czyli długoterminowe pozwala przedsiębiorstwu na określenie celów operacyjnych (krótkoterminowych), a dzięki takim podstawom możemy stworzyć biznesplan, który porządkuje nasze działania. Przy tworzeniu biznesplanu należy przestrzegać określonych zasad i pamiętać o tym, że aby biznesplan był dobry i pomocny przy realizacji naszych założeń, musi on być:

Kluczowe w rozwoju przedsiębiorstwa i w tworzeniu biznesplanu jest to, aby być świadomym tego, że sens pisania tego dokumentu istnieje tylko, kiedy skonkretyzowaliśmy cele i jako firma jesteśmy nastawieni na ich osiągnięcie. Tworzymy potrzeby rynku, a nie tylko je zaspokajamy. Jeśli będziemy mieli tego świadomość i sporządzimy porządny biznesplan, to mamy gwarancję sukcesu.

Jak przygotować i wdrożyć w życie opracowany plan?

Pierwszym krokiem powinna być identyfikacja problemu. Z czym musimy się zmierzyć w działalności naszego przedsiębiorstwa? Co chcemy osiągnąć? Gdzie chcemy być za rok i jakie należy podjąć działania, aby to zrealizować? Odpowiadając na te pytania, identyfikujemy problem, a tym samym pierwszy etap przygotowania planu mamy za sobą. W tym stadium posiadamy koncepcję działania. Co dalej? Kolejnym krokiem do stworzenia planu jest opisanie bieżącej sytuacji przedsiębiorstwa. Co to oznacza w praktyce? To nic innego jak określenie, jakimi zasobami dysponujemy (ile osób dla nas pracuje? Czym się zajmują poszczególni pracownicy przedsiębiorstwa? Czy posiadamy nieruchomości, samochody, maszyny? Jakimi środkami finansowymi zarządzamy?). To również analiza makrootoczenia, w którym funkcjonujemy, czyli charakterystyka czynników prawnych, politycznych, finansowych, społecznych i technologicznych, które wpływają na naszą działalność gospodarczą. Ważna jest również analiza otoczenia konkurencyjnego, to znaczy identyfikacja bezpośrednich i dalszych konkurentów, ich zalet i słabości, ich celów nadrzędnych i podrzędnych. Należy również pamiętać o tym, żeby dokładnie przeanalizować dostawców i klientów, na takiej samej zasadzie jak konkurentów. Jedną z najczęściej stosowanych metod analizy bliższego i dalszego otoczenia jest analiza SWOT, o której więcej informacji znajdziecie dalej.

Drugi krok opracowania planu to wspomniane wcześniej generowanie wariantów, a więc tworzenie scenariuszy działania. Na tym etapie należy skorzystać z wiedzy o najsłabszych stronach naszego przedsiębiorstwa i największych zagrożeniach czyhających na rynku (przy tworzeniu scenariusza pesymistycznego) oraz najsilniejszych stronach biznesu i wykorzystaniu najlepszych szans na rynku (scenariusz optymistyczny), a także silnych i słabych stronach (przy scenariuszu prawdopodobnym). A założenia służące do wygenerowania wariantów powstaną z dobrze i solidnie przeprowadzonej analizy SWOT.

Trzeci krok to wybór wariantu działania i realizacja wybranego scenariusza. Nie wolno jednak zapominać, że na tym nasza praca się nie kończy. Przez cały proces wdrażania strategii i realizowania celów, należy kontrolować wykonanie planu. Bez tego każdy projekt może ponieść fiasko, ponieważ bez nadzoru nad wykonaniem planu nie będziemy w stanie odpowiednio zareagować, kiedy którekolwiek z początkowych założeń zmieni się. Należy więc nieustannie śledzić proces wdrażania i na bieżąco dokonywać korekt metod i zadań niezbędnych do wykonania planu.

Przed rozpoczęciem pisania warto odpowiedzieć na pytanie: dla kogo piszemy biznesplan?

Przede wszystkim dla siebie! A dla siebie to oznacza, że dla przedsiębiorcy, właściciela, zarządcy przedsiębiorstwa. Dlaczego jest to tak ważne dla przedsiębiorcy? Ponieważ dzięki biznesplanowi możliwa jest konkretyzacja celów firmy, ustalenie harmonogramów wdrażania poszczególnych zadań i weryfikacja osiąganych wyników. Dlatego tak istotne jest napisanie biznesplanu przed otworzeniem nowego przedsiębiorstwa, ale również jest to niezbędne w sytuacji, kiedy łączymy się z innym podmiotem lub kiedy potrzebujemy wsparcia środkami finansowymi z zewnątrz i musimy zwrócić się do instytucji finansowych z wnioskiem o pożyczkę lub kredyt. Na podstawie sporządzonego biznesplanu bank ocenia nasz pomysł, jego potencjalny sukces, okres i poziom zwrotu nakładów finansowych i przyznaje określone środki. Właśnie dlatego sporządzenie poprawnego biznesplanu jest niezbędne w prowadzeniu firmy.

Jak powinien wyglądać poprawny biznesplan?

Po pierwsze, pisanie biznesplanu to żmudna i ciężka praca, ale nie wolno się zniechęcać, ponieważ efekty wynagrodzą trudy tworzenia tego dokumentu. Podczas formułowania planu, czy tego chcemy, czy nie, bardzo dokładnie zapoznamy się z branżą, w której działamy. To również niepowtarzalna chwila na dogłębne przemyślenie założeń przedsiębiorstwa, skierowanie swojej oferty do odpowiedniej grupy klientów, zadbanie o niebanalny przekaz marketingowy, dobór właściwej strategii marketingowej, a przede wszystkim dokładne policzenie środków finansowych, którymi dysponujemy na starcie i skonfrontowanie tej kwoty z faktyczną sumą potrzebną do zrealizowania przyjętej wizji.

Złote zasady dotyczące struktury dokumentu:

Struktura biznesplanu

Struktura to szkielet całego dokumentu, na którego podstawie można zbudować dowolny biznesplan dotyczący każdego przedsięwzięcia. Dzięki przejrzystej i usystematyzowanej budowie biznesplan staje się czytelny i przyjazny dla odbiorcy. Przykładowa struktura biznesplanu wygląda następująco:
Przed rozpoczęciem pisania należy pamiętać o tym, że dobrze złożony dokument – czytelny font, przejrzysty układ akapitów, odpowiednio wkomponowany logotyp przedsiębiorstwa, np. na stronie tytułowej, należą również do części składowych decydujących o sukcesie danego przedsięwzięcia.

Strona tytułowa
Powinna zawierać podstawowe informacje dotyczące inwestycji: tytuł, dane przedsiębiorstwa; dobrze umieścić tu również logotyp firmy i dane podmiotu, do którego kierujemy biznesplan.

Spis treści
Jest to mapa biznesplanu. Dzięki niemu czytelnik sprawnie może poruszać się po dokumencie. Należy pamiętać o zastosowaniu numeracji stron, żeby szybko odnajdywać poszczególne części tekstu.

Wstęp
Najlepiej napisać go na ostatnim etapie tworzenia biznesplanu, ponieważ to syntetyczne omówienie całego dokumentu ze wskazaniem na najistotniejsze aspekty danego przedsięwzięcia. A najważniejszym elementem tej części jest wyczerpujące omówienie celu sporządzenia biznesplanu i opis korzyści płynących z inwestycji dla potencjalnych inwestorów. We wstępie warto od razu poinformować czytelnika, jakie środki finansowe potrzebne będą do osiągnięcia wyznaczonego celu. Streszczenie powinno również zawierać krótką charakterystykę produktu lub usługi, zespołu, który został wyznaczony do realizacji celów określonych w biznesplanie, jak również zestawienie podstawowych i najważniejszych informacji finansowych, takich jak: prognozowana sprzedaż i zysk, co pozwoli wstępnie na ocenę, czy przedsięwzięcie jest warte zainteresowania. Ponieważ wstęp to pierwsza część dokumentu, z którą zapoznaje się inwestor, to warto solidnie ją opracować, gdyż niejednokrotnie od streszczenia zależy, czy inwestor będzie czytał biznesplan dalej, czy też od razu odrzuci projekt.

Podstawowe dane przedsiębiorstwa
Należy zamieścić tu informacje, takie jak: nazwa, forma prawna (czyli w zależności do danej sytuacji: działalność gospodarcza, spółka cywilna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka jawna etc.), data rozpoczęcia działalności, numery identyfikacyjne NIP i REGON, adres, telefony kontaktowe. W tej części można również umieścić informacje związane z bankiem, który obsługuje przedsiębiorstwo, czyli numer konta i nazwę banku.

Charakterystyka przedsiębiorstwa
W tej części należy podać informacje związane z firmą, czyli od kiedy istnieje na rynku, na jakim obszarze działa (inaczej: jaki jest jej zasięg terytorialny). Powinny się tu znaleźć również dane dotyczące właścicieli, wspólników, udziałowców (w zależności od formy prawnej), jak również informacje na temat aktualnej organizacji przedsiębiorstwa, stanu finansów i najważniejsze osiągnięcia (sukcesy, jakie odniosły poszczególne produkty, np. agencja reklamowa może umieścić tu informacje o tym, jakich klientów obsługuje, szczególnie jeśli ci klienci podnoszą prestiż firmy). Dodatkowym elementem, którego nie może zabraknąć, jest krótki opis branży (czym się ona zajmuje, jakie przedsiębiorstwa w niej działają, jakie osiągają wyniki etc.). Trzeba też przedstawić najważniejsze informacje dotyczące produktu/usługi, który wprowadzamy na rynek, oraz odpowiedzieć na pytania: jakie potrzeby nabywców zaspokaja, jakie ma mocne i słabe strony, czym odróżnia się od oferty konkurencji, które parametry świadczą o możliwości osiągnięcia pozycji lidera na rynku).
Charakteryzując przedsiębiorstwo, należy także określić jego misję i wizję. Wizja to obraz przedsiębiorstwa w przyszłości. Jest to marzenie, do którego realizacji firma będzie dążyła, angażując wszelkie zasoby, które posiada. Misja ma natomiast bardziej precyzyjny charakter. Podobnie jak wizja, misja także zakotwiczona jest w przyszłości, wyznacza jednak sprecyzowany kierunek rozwoju i stawia przed pracownikami i właścicielami konkretne wyzwania. Misja musi być możliwa do zrealizowania, ale jednocześnie nie może być zbyt szczegółowa, by nie utrudniała wprowadzania zmian. Dodatkowo misja musi być zrozumiała dla każdego pracownika przedsiębiorstwa.

Majątek i posiadane kapitały przedsiębiorstwa
W tej części należy zamieścić szczegółowy opis majątku przedsiębiorstwa. Jeśli w jego posiadaniu są środki trwałe, np. maszyny, urządzenia, to należy dokładnie je opisać i podać ich bieżącą wartość, jeśli firma posiada nieruchomości, to również należy je opisać (jaka jest ich powierzchnia, wartość, gdzie się znajdują, jaki jest ich stan prawny).

Informacje dotyczące produktu lub usługi
W tym rozdziale trzeba, najdokładniej jak tylko się da, opisać produkt bądź usługę, które chcemy sfinansować środkami z zewnątrz. Jeśli na przykład zamierzamy wprowadzić na rynek nową grę edukacyjną dla dzieci, to jak ją opisujemy? Najlepiej zacząć od charakterystyki, czyli do kogo gra jest skierowana (jaki jest wiek i płeć odbiorcy), na czym ona polega, jakie są zasady grania w nią, czym różni się od innych gier istniejących na rynku, jaka ma być dostępność projektowanej gry (należy opisać kanały dystrybucji, określić czy gra będzie dostępna tylko online, czy będzie można ją kupić w sklepie, a jeśli tak, to w jakim, czy będzie w sprzedaży wysyłkowej lub może w formie aplikacji na urządzenie mobilne). Aby zaświadczyć o sukcesie realizacji projektu, nie wolno pominąć informacji o dostawcach potrzebnych do wykonania naszego produktu bądź usługi, określić dostępność materiałów i usług niezbędnych w procesie produkcji. Zgodnie z ideą wielowariantowości należy podać dane dotyczące alternatywnych możliwości zapewnienia materiałów. W tym miejscu warto również poinformować czytelnika, czy zostały podpisane jakiekolwiek umowy dotyczące współpracy z dostawcami, podwykonawcami etc. Jeśli takie czynności miały miejsce, to czy umowy, a jednocześnie ceny materiałów i usług, których one dotyczą, są negocjowane.
Niezbędne jest również podanie informacji na temat załogi realizującej projekt, czyli czy zespół, którym do tej pory dysponowaliśmy, jest wystarczający, a jeśli nie jest, to jaka powinna być docelowa liczba pracowników dedykowana przedsięwzięciu.
Opis samego produktu nie będzie kompletny, jeśli nie uwzględnimy w nim kosztów, jakie on generuje. Przy szacowaniu kosztów należy wziąć pod uwagę koszty zmienne: pracownicze, zużycia materiałów i surowców niezbędnych do wytworzenia gotowego produktu/usługi, koszty podwykonawców itp., a także koszty stałe, np. utrzymania firmy (np. czynsz, prąd, gaz). Przy szacowaniu kosztów rozsądnie jest wprowadzić rezerwę kosztów, zazwyczaj ustala się ją na poziomie ok. 20% wszystkich kosztów. Aby dane dotyczące kosztów były przejrzyste dobrze zawrzeć je w tabeli, którą można umieścić w załącznikach.
W tej części należy również przedstawić informację o planie produkcji; najlepiej zrobić to w formie tabeli z podziałem na poszczególne miesiące lub lata. W zależności od długości prognozy, zaleca się, aby obejmowała ona przynajmniej 3 następujące po sobie lata. W prognozie produkcji należy określić wysokość zdolności produkcyjnej, stopień jej wykorzystania i pożądany plan produkcji, jaki ma zostać osiągnięty. Te informacje, podobnie jak w przypadku kosztów, najlepiej przedstawić w formie tabeli i umieścić w części z załącznikami biznesplanu.

Analiza rynkowa i marketingowa
Dzięki odpowiedniemu marketingowi budowana jest marka przedsiębiorstwa. W zależności od tego, w jaki sposób zostanie wykreowany komunikat marketingowy, firma osiągnie określoną pozycję na rynku. Warto to dokładnie przeanalizować, zanim zostanie podjęta decyzja dotycząca wyboru konkretnej strategii marketingowej, ponieważ dość trudno jest zmienić, przesunąć przedsiębiorstwo z jednego segmentu rynku w inny, bardziej pożądany. Oczywiście nie jest to niewykonalne, ale niesie ze sobą ogromne koszty finansowe i nakłady pracy. Dobrze przeprowadzona analiza rynku pozwoli na wybór odpowiednich narzędzi marketingowych, a tym samym na skuteczne pozycjonowanie produktu/usługi, który stanowi przedmiot biznesplanu. W szerszej perspektywie szyty na miarę marketing dobrze pozycjonuje samo przedsiębiorstwo na rynku i stanowi o jego znaczeniu w branży.

Od czego zacząć analizę rynku? Najlepiej od scharakteryzowania branży, w której działa przedsiębiorstwo, nie zapominając jednocześnie o przedstawieniu prognoz rozwoju. W praktyce, w analizie rynku chodzi o jak najdokładniejsze określenie liczby potencjalnych klientów zainteresowanych projektem. Najprościej rozpocząć pracę od opisania rynku w ujęciu geograficznym, czyli czy zamierzamy produkt kierować na rynek lokalny bądź krajowy, a może nawet międzynarodowy. Następnie należy odpowiedzieć na pytanie, kim jest nasz klient. Ile ma lat, jakiej jest płci, jakie ma wykształcenie, jakie trendy mają na niego wpływ, czym się interesuje, jakie ma dochody, czy ma rodzinę, czy jest samotny etc? Należy pozyskać jak najwięcej informacji na temat ostatecznego odbiorcy produktu lub usługi ponieważ, dzięki tym danym, istnieje perspektywa na znalezienie nowego klienta. A jeśli będziemy w stanie odpowiadać na potrzeby, ba! kreować te potrzeby, u ostatecznego odbiorcy, to mamy ogromną szansę na zdobycie lojalnego klienta, o którym marzy każde przedsiębiorstwo. W świecie mediów społecznościowych takie badanie rynku możemy wykonać w mikroskali nawet sami. Istnieje gros narzędzi pomocnych w przeprowadzaniu np. ankiet (w sieci są specjalne strony, na których można samodzielnie skonstruować internetową ankietę, której wyniki będą się automatycznie zliczały). Taką własnym sumptem ułożoną ankietę, można rozesłać pocztą elektroniczną do interesujących nas przedstawicieli wyodrębnionej grupy, która docelowo ma zostać naszym odbiorcą.

Kiedy ostateczny klient został już scharakteryzowany, należy zbadać konkurencję. Sukces możliwy jest do osiągnięcia tylko, jeśli dokładnie określimy siłę konkurentów. Dzięki temu można opracować sposoby przejęcia klientów. Poza tym, dokładna wiedza na temat finansów, sposobu zarządzania, produktów, narzędzi marketingowych używanych przez rywali, pozwala na znalezienie ich słabych punktów i odpowiadanie na nie. Jedną z możliwości reagowania na działania konkurencji jest zastosowanie odpowiedniej polityki cenowej. To nic innego jak ustalenie, co wpływa na poziom oferowanych przez przedsiębiorstwo cen produktów czy usług. Cena może być kształtowana w zależności od: kosztów produkcji, powiększonych o marżę przedsiębiorstwa, ale jednocześnie może zawierać w sobie takie czynniki, jak: sytuacja na rynku – sposób kształtowania się popytu i podaży, czy popyt ma cechy sezonowe. Polityka cenowa powinna również uwzględniać potencjalne wzrosty cen i badanie, czy cena wywiera wpływ na popyt. Dodatkowo warto skonfrontować ustaloną przez nas politykę cenową z konkurencją, co będzie pomocne w kształtowaniu swoich cen i prognozowaniu sprzedaży.

Kolejnym elementem analizy rynku jest wybór właściwej formy dystrybucji oferowanej usługi/produktu. Ma to olbrzymie znaczenie, szczególnie w dobie Internetu, kiedy konkurencja stała się globalna. Należy więc opisać kluczowych klientów i formy sprzedaży preferowane przez nich oraz to, jak kształtuje się ta sprzedaż. Na tej podstawie opracowana zostaje polityka dystrybucji, czyli określenie, przez jakie kanały oferowany jest produkt lub usługa. Dodatkowo powinny zostać tu podane takie rzeczy, jak: wysokość marż, sugerowane ceny detaliczne i hurtowe, zasady realizacji zamówień oraz opisany proces realizacji zamówienia (jak się odbywa, kto go wykonuje, na jakich zasadach opłacani są pracownicy etc.). Dla lepszego zobrazowania tego etapu posłuży przykład: młody projektant strojów kąpielowych dla kobiet określił swoją grupę docelową jako kobiety w wieku 18-30 lat, z wykształceniem wyższym lub średnim, mieszkanki dużych miast, nastawione prospołecznie, lubiące nowinki technologiczne, aktywne w mediach społecznościowych. W takim przypadku, aby ograniczać koszty, na początku działalności warto zdecydować się na dystrybucję produktów przez Internet. Projektant zakłada stronę internetową, jest aktywny w mediach społecznościowych, decyduje się więc na sprzedaż swoich produktów poprzez kanał internetowy. Otwiera sklep na swojej stronie, w mediach społecznościowych dodaje aplikację sklepową i do tego jeszcze jest obecny w multibrandowych sklepach internetowych, takich jak www.showroom.pl. Ustala cenę detaliczną w swoim sklepie na poziomie 100 zł. Marża dla innych sklepów to np. 10%. Decyduje, że 90% produktów będzie dystrybuowanych przez jego sklep, a pozostałe 10% będzie sprzedawane przez pośredników. Proces zamówienia odbywa się tak, że klient składa zamówienie, płaci, a po otrzymanym przelewie projektant wysyła przedmiot i prosi klienta o wypełnienie ankiety sondującej, co można jeszcze usprawnić, żeby wygodniej robiło się zakupy. Wyniki ankiety mogą go skłonić do zatrudnienia nowej osoby, która np. będzie się zajmowała tylko wysyłkami, co pozwoli na rozwój firmy, bo projektant zyska czas na wymyślanie nowych wzorów.

Następnym istotnym elementem jest wybór odpowiednich narzędzi marketingowych, które również należy opisać w tej części dokumentu. Ważne, aby ów wybór został poprzedzony odpowiednimi badaniami wybranej grupy docelowej. Można np. wykonać ankietę, przeprowadzić rozmowy fokusowe, czyli dyskusje grupowe, a także wywiad bezpośredni. Oczywiście istnieją na rynku specjalistyczne firmy zajmujące się prowadzeniem badań, ale jeśli dysponujemy ograniczonymi środkami, można takie badanie, w odpowiednio mniejszej skali, przeprowadzić samodzielnie. Po przeprowadzeniu badania dobieramy narzędzia marketingowe i opisujemy je. Zastanawiamy się, jakie media zostaną wykorzystane do promocji i reklamy przedsięwzięcia, jakie materiały promocyjne należy wykonać i jak będą one dystrybuowane? Czy zostaną przeprowadzone promocje sprzedaży, a jeśli tak, to jakie, i czy planowane są działania z zakresu public relations? Oczywiście wszystkie te informacje powinny zostać podparte liczbami, więc należy wykonać kosztorys działań marketingowych, również z uwzględnieniem interwałów czasowych. Sam kosztorys można przenieść do części z złącznikami. Jak to może wyglądać w praktyce? Jeśli na przykład projektant i producent lamp z surowców wtórnych dystrybuuje swoje produkty tylko w Internecie, a ponieważ główny kanał dystrybucji to sieć, zatem projektant zdecyduje się na reklamę też w Internecie. Prowadzi akcję reklamową na www.facebook.com, gdzie również ma swoją stronę i aplikację sklepową. Na Facebooku tak zindywidualizował swoją reklamę, że dociera do dokładnie określonej przez siebie grupy docelowej. Dodatkowo, zastosował mailing reklamowy z aktualnymi promocjami do klientów swojego sklepu. Poza tym wdraża działania z zakresu PR, włączając się w akcje aktywistów społecznych i wspierając je swoimi produktami. Oprócz tego zdecydował się również na udział w targach EkoNatura, w których swoją obecność deklaruje ¾ jego grupy docelowej. Kampania przewidziana jest na 3 miesiące. Koszty miesięcznej kampanii reklamowej na www.facebook.com oszacował na 200 zł, mailing prowadzi sam, a wynajęcie najmniejszego stoiska na targach kosztuje 300 zł. Koszt całej kampanii to 900 zł.

Struktura organizacyjna
Istotną częścią biznesplanu, która zaświadcza o zdolności organizacji do podźwignięcia nowych wyzwań, jest opis struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Dokładne opracowanie tego fragmentu biznesplanu pozwala na uniknięcie późniejszych problemów z podziałem pracy i odpowiedzialnością za powierzone zadania. Powinny się tu znaleźć informacje o właścicielach –biznesowy życiorys, czyli jakie mają kwalifikacje, jak długo prowadzą firmę, za jakie zadania są odpowiedzialni, jakie kursy i szkolenia specjalistyczne przeszli. Dodatkowo, od razu warto opracować i opisać model podejmowania decyzji w przypadku, kiedy jest kilku właścicieli, co pozwoli na skuteczne rozwiązywanie konfliktów.

W tej części biznesplanu należy również opisać sposób wynagradzania właścicieli i podział zysku, jaki wypracowuje przedsiębiorstwo. Należy również określić, ilu pracowników ma zostać docelowo zatrudnionych i na jakich warunkach (jakie będą pełnili funkcje w przedsiębiorstwie, za co będą odpowiedzialni, jakie otrzymają stanowiska, pensje i umowy). Kolejnym ważnym elementem związanym z polityką personalną firmy są systemy motywacyjne. Trzeba się zastanowić, w jaki sposób przedsiębiorstwo zamierza motywować swoją załogę? Jest to niezwykle istotny czynnik dobrego środowiska pracy i budowania zgranego i efektywnego zespołu, który z chęcią wykonuje swoje zadania. Podstawowym motywatorem jest oczywiście wysokość uzyskiwanych dochodów, można również zastosować system premiowy (jeśli przedsiębiorstwo stosuje taki system, to należy dokładnie opisać, kiedy przyznawana jest premia, za co i w jakiej wysokości), system bonusów socjalnych, np. karta na siłownię, wykupiony pakiet zdrowotny w prywatnej klinice. Ale motywować można również przez organizowanie kursów i szkoleń dla pracowników, którzy chcą podwyższać swoje kwalifikacje. Oczywiście wszystkie te informacje muszą zostać wsparte przez liczby, czyli należy obliczyć koszty prawnicze, koszty systemu motywacyjnego etc. Najlepiej zaprezentować je w formie tabeli, w załączniku.

Warto pokusić się także o przedstawienie struktury organizacyjnej w formie schematu i dołączenie go w załącznikach do biznesplanu. Jeśli organizacja posiada informatyczny system zarządzania pracownikami, przedsiębiorstwem i aktywnie z niego korzysta przy codziennej działalności, to również ten system należy tu opisać.

Analiza podstawowych danych finansowych
Biznesplan jest niepełny, jeśli inwestor nie znajdzie w nim informacji nt. kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Niezbędne jest więc zaprezentowanie najważniejszych danych finansowych. Powinno się tu umieścić informację o uzyskanych zyskach bądź poniesionych stratach w minionych okresach działalności firmy. Jeśli jest to nowo powstałe przedsiębiorstwo, to oczywiście nie możemy takich informacji podać, bo ich po prostu nie ma. Wtedy należy przedstawić dane dotyczące poniesionych wydatków i zaznaczyć, z jakich źródeł zostały one sfinansowane, bo jeśli ze źródeł zewnętrznych, to należy poinformować, czy zadłużenie zostało już spłacone, a jeśli nie, to jak duże zobowiązania ma nadal przedsiębiorstwo. W tej części trzeba zaprezentować plan finansowy (najwygodniej oczywiście w formie tabeli), czyli podstawowe informacje o prognozach finansowych (jaki jest spodziewany zysk ze sprzedaży, jakie są koszty). Do dobrego przygotowania tej części biznesplanu warto zwrócić się o pomoc do wykwalifikowanej osoby, np. księgowej, która prowadzi sprawy przedsiębiorstwa. W zależności od tego, jakie formy rozliczeń obowiązują, należy tu przedstawić wyciąg z księgi przychodów i rozchodów lub bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływów finansowych. Te dokumenty pozwolą inwestorowi na zapoznanie się z sytuacją finansową przedsiębiorstwa, a samej firmie na ocenę opłacalności przedsięwzięcia. Podstawową metodą tej oceny jest wyznaczanie progu rentowności (Break Even Point – BEP), czyli miejsca, gdzie przychód ze sprzedaży równa się kosztom całkowitym (suma kosztów zmiennych i stałych). W tym punkcie opłacalność projektu jest zerowa. Wyrażony ilościowo próg rentowności obliczamy jako iloraz poziomu kosztów stałych i różnicy ceny wyrobu/usługi oraz jednostkowego kosztu zmiennego. Analiza progu rentowności pozwala wyznaczyć wartości minimalne ceny lub jednostkowego kosztu zmiennego przy stałych kosztach całkowitych, które gwarantują zrównanie poziomu sprzedaży z kosztami, czyli najprościej mówiąc, wyznaczenie wartości, przy których biznes wychodzi na zero.

Analiza SWOT
Analiza SWOT to metoda analizy pozycji konkurencyjnej i strategicznej przedsiębiorstwa. Jej nazwa to akronim czterech słów: strengths (mocne strony), weaknesses (słabe strony), opportunities (szanse), threats (zagrożenia). Analiza ta polega na zgromadzeniu najważniejszych informacji dotyczących pozycji przedsiębiorstwa na rynku i podzielenia ich, a następnie umieszczenia w czteropolowej macierzy SWOT. Metoda ta pozwala na podział czynników mających wpływ na firmę wg zdarzeń zewnętrznych i wewnętrznych, a także sposobu oddziaływania na firmę wg zdarzeń pozytywnych i negatywnych. Zapisujemy to w czterech polach: mocne strony (zdarzenia pozytywne wewnątrz przedsiębiorstwa), słabe strony (zdarzenia negatywne wewnątrz przedsiębiorstwa), szanse (pozytywne zdarzenia wynikające z otoczenia), zagrożenia (zdarzenia negatywne spoza przedsiębiorstwa).

Analiza SWOT pozwala na zidentyfikowanie czterech zasadniczych grup czynników wpływających na pozycję strategiczną firmy i wskazanie działań, które podmiot może podjąć, aby te czynniki wzmocnić lub osłabić. Wykonanie porządnej i dogłębnej analizy SWOT gwarantuje zajęcie mocnej pozycji na rynku i ograniczenie wpływu konkurencji.

Harmonogramy i organizacja przedsięwzięcia
Niezwykle pomocna w prowadzeniu firmy jest dobra organizacja pracy. Najwygodniej opisać przełomowe wydarzenia w życiu przedsiębiorstwa, cele które przedsiębiorstwo ma zrealizować i określić nieprzekraczalny termin, w którym mają być osiągnięte. Najlepiej wykonać harmonogram pracy z podziałem na poszczególne okresy (w pierwszym roku działalności interwały powinny być miesięczne, a w kolejnych trzymiesięczne i półroczne). Przy tworzeniu harmonogramu należy wziąć pod uwagę ryzyko związane z poszczególnymi czynnościami i wkalkulować je w założony czas realizacji. Wyznaczone daty, czyli początek i koniec poszczególnych czynności, są nieprzekraczalne. Takie założenie gwarantuje reżim czasowy i brak problemów z dotrzymywaniem terminów. Do poszczególnych zadań należy przypisać osoby odpowiedzialne za wykonanie i wyznaczyć sankcje płynące z przekroczenia terminu. Warto również pamiętać, że poszczególne czynności można przeprowadzać równolegle, aby optymalizować wykorzystanie zasobów. Harmonogram najlepiej przygotować w formie tabeli i umieścić go w załączniku.

Wnioski i podsumowanie
W podsumowaniu należy wskazać na najmocniejsze strony przedsięwzięcia, ale nie wolno pominąć zagrożeń płynących ze strony rynku. Wnioski to miejsce na przedstawienie realnych niebezpieczeństw dla biznesu i problemów, jakie przedsiębiorstwo może napotkać podczas wdrażania biznesplanu w życie. Potencjalny inwestor musi mieć pełen obraz sytuacji. Nie można niczego zatajać ani koloryzować, ponieważ byłoby to nieuczciwe. Należy jednak wskazać sposoby rozwiązania trudnych sytuacji, wypracowane modele wyjścia z kryzysu, metody reagowania w nagłych i nieprzewidzianych przypadkach. Mając tak przejrzysty opis stanu rzeczy, realną ocenę możliwości przedsiębiorstwa i potencjalnych niebezpieczeństw, inwestor będzie w stanie podjąć obiektywną decyzję, czy wesprzeć projekt swoimi środkami finansowymi.

Napisanie dobrego biznesplanu do żmudna i ciężka praca, która jednak może zaowocować rozwojem przedsiębiorstwa. Warto przyłożyć się do tego zadania i nie zniechęcać się, kiedy dokument zostanie odrzucony. Należy go wtedy poprawić i pamiętać o tym, że marzenia zawsze się spełniają, ale czasami droga do nich bywa wyboista.