12. Na co zwracać uwagę podpisując umowę

Wstęp

Obrót gospodarczy podlega nieustannym przemianom, które były widoczne zwłaszcza w ostatnich latach ze względu na postęp gospodarczy, technologiczny, jak również na skutek przystąpienia Polski do Unii Europejskiej. Umowy stały się podstawowym instrumentem prawnym wykorzystywanym w obrocie prawno-gospodarczym.

Umowy są niezwykle ważne dla stosunków gospodarczych. Dotyczy to nie tylko kontraktów o wartości wielu milionów złotych, ale także umów, przy pomocy których mali i średni przedsiębiorcy prowadzą swoją działalność, oraz tysięcy umów zawieranych codziennie poza profesjonalnym obrotem.

Odpowiednia regulacja prawna, tworząca ramy dla stron umowy, ale jednocześnie nie zmniejszająca ich swobody, jest więc niezwykle istotna.

Podstawową zasadą, od której warto rozpocząć niniejsze opracowanie, jest nieco kolokwialne stwierdzenie - „jak jest dobrze to jest dobrze, a jak zaczynają się kłopoty, to sięga się do umowy”. Powyższe zdanie trafnie ilustruje potrzebę sporządzania umów. Z wieloletniej praktyki sporządzania kontraktów wynika, iż przy ich zawieraniu warto poświęcić sporo czasu i cierpliwości na początku, kilkakrotnie zapoznając się z treścią i wspólnie wyjaśniając wszelkie wątpliwości.

Tym samym niniejsze opracowanie ma na celu zaprezentowanie najważniejszych aspektów związanych z zawarciem umowy, a intencją nadrzędną, jaka mu przyświeca, jest zwrócenie uwagi na samą konieczność, a wręcz obowiązek starannego zawierania umowy.

1. Zagadnienia wstępne

Pojęcie umowy

Ustawodawca nie zdecydował się na wprowadzenie do kodeksu cywilnego definicji pojęcia „umowa”. Uznaje się jednak, że umowa oznacza pisemne lub ustne porozumienie się dwóch lub więcej stron w celu ustalenia wzajemnych praw i obowiązków. Dla odróżnienia umów od uchwał przyjmuje się, że przez umowę rozumie się czynność prawną, której koniecznymi elementami są: uczestnictwo co najmniej dwóch stron oraz złożenie zgodnego oświadczenia woli przez te strony.

Umowę uważa się za zawartą, gdy strony uzgodniły istotne postanowienia dotyczące m.in. takich jej elementów, jak czas trwania oraz sposób postępowania w sytuacji niewywiązania się przez jedną ze stron z przyjętych warunków.

Niniejsze opracowanie służy wskazaniu, na jakie elementy należy zwrócić uwagę przy podpisywaniu umów.

Zasada swobody umów

Podstawową regułą dotyczącą zawierania umów w prawie polskim, jest zasada swobody umów. Reguła ta znalazła swoje unormowanie w artykule 353¹ k.c. Strony zawierające umowę, mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

Powyższe sformułowanie oznacza, iż strony mogą dowolnie ukształtować treść łączącej ich umowy, czyli poza przepisami odpowiednich ustaw, nie istnieją określone wzorce i nakazy, co w treści umowy ma się znaleźć. Strony mają decydującą wolę, co do tego, jaki przybierze kształt łączący ich stosunek prawny.

Zasada wolności stron oznacza także możliwość wyboru stron zawierających umowę, czyli sami zawierający decydują, z kim umowę zawrą, nie ma bowiem obowiązku związania się z konkretnym przedsiębiorcą.

Swoboda umów oznacza także to, czy w ogóle zawrzeć umowę, czy też jej nie zawierać. Świadczy to o tym, iż każda ze stron może zdecydować, czy związać się danym kontraktem, czy też tego nie uczynić.

Warto omawiając zasadę swobody umów, mieć na względzie okoliczność, iż napotyka ona na liczne obostrzenia wynikające z przepisów ustawy, zasad współżycia społecznego, ale także z właściwości danego stosunku zobowiązaniowego. Podręcznikowym przykładem świadczącym o braku możliwości zawarcia umowy z powodu sprzeczności z zasadami współżycia społecznego jest nabycie małżonka.

Omawiając zagadnienie swobody umów, należy zastanowić się nad pojęciem „celu umowy”, który nie musi być celem wspólnym dla obu stron. Wystarczy, że do jego osiągnięcia dąży jedna ze stron umowy, a druga jest tego świadoma lub – biorąc pod uwagę okoliczności zawarcia umowy oraz jej treść – powinna być świadoma. Tutaj warto przytoczyć ciekawy pogląd z orzecznictwa Sądu Najwyższego wyrażony w wyroku z dnia 26 marca 2002 r. (III CKN 801/2000), w którym sąd zajął się kwestią celu umowy, a także jego wpływu na zbieżność interesów stron, ale i osób trzecich. Stan faktyczny przywołanej sprawy dotyczył zawarcia umowy dzierżawy pomieszczeń, należących do jedynego szpitala w niewielkim mieście, z osobą prowadzącą przedsiębiorstwo usług pogrzebowych. Sąd uznał w tym przypadku, że przynajmniej jedna ze stron chciała osiągnąć cel sprzeczny z zasadami współżycia społecznego. Obecnie śmierć człowieka zwykle następuje w szpitalu, wobec tego stwarza to przedsiębiorcy pogrzebowemu, dzierżawiącemu pomieszczenia służące do przechowywania zmarłych, możliwość nawiązania kontaktu z rodzinami zmarłych, zanim uczynią to inne podmioty prowadzące taką samą działalność. Celem zawarcia umowy dzierżawy staje się więc ułatwienie i rozszerzenie prowadzonej działalności ze szkodą dla konkurentów, a także ze szkodą dla osób pragnących zorganizować uroczystości pogrzebowe swoich zmarłych bliskich. Wprawdzie sąd uznał, że treść umowy dzierżawy ani nie pozostaje w sprzeczności z ustawą czy zasadami współżycia społecznego, ani też nie sprzeciwia się właściwości (naturze) wykreowanego stosunku zobowiązaniowego, to jednak ocena celu, któremu miała służyć zawarta umowa, została uznana za negatywną i na tej podstawie sąd uznał tę umowę za nieważną.

Rodzaje umów

Wyróżnia się szereg umów, ale na potrzeby niniejszej publikacji omówione zostaną podziały mające największy wpływ na obrót gospodarczy.

Umowy nazwane i nienazwane

W orzecznictwie wskazano, że oprócz umów typowych, tj. nazwanych, które uregulowane są w kodeksie cywilnym, istnieje kategoria umów nienazwanych, mających niejednokrotnie cechy różnych umów typowych. Przy rozstrzyganiu sporów, powstających na tle takich nietypowych umów, sąd musi szczególnie dokładnie badać ich cechy i precyzyjnie ustalać, na czym polegają świadczenia stron. Na przykład, powyższy sposób postępowania potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 28 kwietnia 2004 r.(V CK 379/2003).

Umowy jednostronnie i wielostronnie zobowiązujące

Umowy jednostronnie zobowiązujące to takie umowy, których celem jest zaspokojenie interesów jednej ze strony, podczas gdy druga strona zobowiązana jest do określonego w umowie świadczenia. Najlepszym przykładem takiej umowy jest umowa darowizny. Umowa wielostronnie zobowiązująca to taka, w której zarówno zobowiązania, jak i uprawnienia ciążą po obu stronach umowy. Przykładem takiej umowy jest oczywiście umowa sprzedaży, gdzie jedna ze stron ma obowiązek zapłaty ceny i prawo odebrania towaru, zaś druga strona zobowiązana jest do wydania rzeczy i ma prawo do odebrania wynagrodzenia z tytułu sprzedaży.

Jak dochodzi do zawarcia umowy, forma zawarcia umowy

W celu zawarcia umowy strony powinny złożyć zgodne oświadczenia woli. Tym samym strony winny dojść do konsensusu, co do treści umowy. Należy zgodzić się, że pojęcie konsensu obejmuje wszelkie możliwe sposoby ustalenia przez strony tych samych konsekwencji prawnych umowy.

Zgodnie z art. 60 k.c. oświadczenia woli mogą być wyrażone przy pomocy jakichkolwiek środków wyrażonych w sposób dostateczny. Poza najbardziej oczywistą i budzącą najmniej trudności oraz kontrowersji formą wypowiedzi słownej, możliwe jest złożenie oświadczenia poprzez różne zachowania stanowiące wyraz woli danego podmiotu i tym samym będące oświadczeniem woli.

Podstawową kwestią, którą należy zaznaczyć, jest to, że już same ustne uzgodnienia między stronami mogą oznaczać zawarcie umowy. Profesjonalny obrót gospodarczy wymógł jednak, że coraz częściej korzysta się z innych form zawarcia umowy – w szczególności z formy pisemnej.

Warto w tym miejscu wskazać, iż zgodnie z art. 74 k.c. zwykła forma pisemna może być zastrzeżona albo pod rygorem nieważności (ad solemnitatem), albo dla celów dowodowych (ad probationem) lub dla wywołania szczególnych skutków prawnych (ad eventum). Zgodnie z paragrafem pierwszym cytowanego artykułu, w każdym wypadku, gdy w ustawie zastrzeżona jest forma pisemna bez rygoru nieważności bądź gdy w ustawie brak jest wskazania, że została ona przewidziana tylko dla osiągnięcia określonych skutków prawnych, forma ta została zastrzeżona dla celów dowodowych.

Czynność prawna dokonana bez zachowania formy pisemnej zastrzeżonej w danym przepisie, dla celów dowodowych nie jest wprawdzie nieważna i wiąże strony, ale w razie sporu istnieją ograniczenia dowodowe, polegające między innymi na braku możliwości skorzystania w takiej sytuacji z dowodu w postaci świadków oraz dowodu z przesłuchania stron. Najlepiej zobrazuje to następujący przykład. Pan A zawarł z panem B umowę pożyczki. Na jej podstawie pan A pożyczył panu B kwotę 1000 złotych. Niestety, strony nie zawarły tej umowy w formie pisemnej, a jedynie ustnie. Zgodnie z art. 720 § 2 umowa pożyczki, której wartość przekracza pięćset złotych, powinna być stwierdzona pismem. Tym samym, jeśli pan B nie zwróci w terminie pożyczonych pieniędzy, wówczas w wypadku gdyby pan A postanowił dochodzić swoich praw w sądzie, jego sytuacja będzie wyjątkowo trudna, gdyż nie ma dokumentu, który odzwierciedlałby treść czynności prawnej (gdyż nie zachowano formy pisemnej), z drugiej zaś strony – nie można przeprowadzić dowodu na fakt czynności w postaci zeznań świadków lub przesłuchania stron.

Należy jednak zaznaczyć, iż powyższa reguła dotycząca ograniczenia stosowania przepisów dla celów dowodowych jest ograniczona głównie dzięki treści paragrafu 3. omawianego artykułu. Uczynione uwagi nie mają bowiem zastosowania w obrocie między przedsiębiorcami. Powyższe oznacza, iż przy składaniu oświadczeń woli między przedsiębiorcami, niezachowanie formy pisemnej, zwykłej zastrzeżonej wyłącznie dla celów dowodowych nie implikuje wyżej wskazanych ograniczeń dowodowych.

Najczęściej stosowaną formą jest oczywiście forma pisemna. Polega ona na tym, iż strony na piśmie uwzględniają ustnie dokonane ustalenia dotyczące ich dalszej współpracy. Takie rozwiązanie ma bardzo wiele zalet, przede wszystkim obie strony na piśmie uzgadniają wszelkie aspekty ich współpracy, a tym samym mają pewność, że żaden z elementów nie będzie pominięty. Ponadto spisanie umowy zapewni, iż obie strony mogą mieć pewność, w jakim aspekcie podjęta zostanie przez nich współpraca. Nie należy także zapomnieć o aspekcie psychologicznym. Autor niniejszego opracowania wielokrotnie był świadkiem, iż umowa, która została sporządzona na piśmie dyscyplinowała strony do współpracy i miała znaczący wpływ na jakość wykonywanych zobowiązań.

Prawo polskie przewiduje również wiele innych szczególnych form dokonania czynności prawnych. Wśród nich warto przybliżyć chociażby dwa – akt notarialny oraz pismo z podpisem notarialnie poświadczonym.

Akt notarialny to forma dokonania czynności prawnej na podstawie ustawy o notariacie. Sporządzić akt notarialny może wyłącznie notariusz. Ta szczególna forma zawarcia umowy przewidziana jest na gruncie kodeksu cywilnego dla niektórych czynności prawnych. Przykładowo zawarcie umowy sprzedaży nieruchomości winno być dokonane w formie aktu notarialnego. Co szczególnie ważne, niewykonanie czynności w tej formie powoduje, iż taka umowa jest nieważna. Na marginesie należy także zauważyć, iż w wypadku zawierania umowy przedwstępnej dotyczącej zakupu nieruchomości, również ona winna być sporządzona w formie aktu notarialnego. Brak takiej formy, w wypadku odstąpienia drugiej strony, rodzić będzie liczne negatywne skutki prawne.

Kolejną formą, o której warto pamiętać, jest forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi. Jest to istotne zwłaszcza przy zbyciu lub wydzierżawieniu przedsiębiorstwa, które na podstawie art. 75¹ kodeksu cywilnego powinno być dokonane właśnie w tej formie.

Reasumując, warto sporządzać umowy w formie pisemnej, a gdy jest to wymagane przez prawo – również w formie szczególnej. Służy to głównie zabezpieczeniu interesów kontrahentów.

2. Niezbędne elementy umowy

a)Strony umowy

Właściwe wskazanie stron umowy jest podstawowym elementem zawarcia umowy. To z pozoru błahe zdanie nabiera jednakże szczególnego znaczenia. Zważywszy bowiem, iż wiele firm posiada swoje firmy córki, na rynku działa wiele przedsiębiorstw o podobnych nazwach, należy bardzo starannie oznaczyć strony zawierające umowę, a tym samym przed przystąpieniem do jej zawarcia warto wcześniejszej ustalić możliwie wiele szczegółów dotyczących stron umowy.

W wypadku osób fizycznych warto znać nie tylko imię i nazwisko kontrahenta, ale także wpisać w komparycji umowy adres zamieszkania danej osoby, jej NIP, oraz PESEL, jak też numer dowodu osobistego. Te dane, w wypadku późniejszego ewentualnego dochodzenia roszczeń, mogą okazać się wyjątkowo pomocne, a nawet niezbędne. Z praktyki wynika, iż warto wcześniej np. przez e-mail lub dodatkowe pismo potwierdzić prawidłowość tych danych, tak aby w chwili podpisywania umowy, nie było konieczne sporządzanie korekt lub dodatkowe drukowanie poprawnych egzemplarzy.

Z kolei w przypadku przedsiębiorców, poza prawidłowym zapisaniem firmy, konieczne jest ustalenie formy prawnej, co w praktyce oznacza sprawdzenie, czy dany przedsiębiorca to na przykład osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, czy też spółka osobowa lub kapitałowa. Należy też pamiętać o prawidłowym sporządzaniu komparycji umowy zawieranej z tzw. spółką cywilną, która nie jest stroną umowy. Stroną umowy są jej wspólnicy, dlatego w umowie powinny być zawarte dokładne dane wspólników z zachowaniem przedstawionych tutaj zasad.

Podpisując umowę z osobą fizyczną, należy zwrócić się z prośbą o przedstawienie dokumentów rejestrowych lub korporacyjnych. W przypadku umowy spółki cywilnej niezbędna jest umowa spółki cywilnej. W dobie Internetu samodzielne wyszukanie danych, zawartych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej za pomocą odpowiednich stron internetowych, nie jest już problemem. Samodzielna weryfikacja istnienia takiego wpisu pozwoli sprawdzić nie tylko poprawność przedstawionych danych, ale także da pewność, czy dany kontrahent nie podlega zawieszeniu bądź czy jego działalność gospodarcza nie została już wyrejestrowana. Wskazane czynności, które nie będą stosunkowo pracochłonne, i aktualnie zajmują niewiele czasu, mogą uchronić nas przed niepotrzebnymi kłopotami w przyszłości.

W wypadku firm utworzonych na podstawie kodeksu spółek handlowych, nieodzownym elementem jest prośba o przedstawienie wypisu z krajowego rejestru sądowego albo samodzielne sprawdzenie tych danych w oficjalnej wyszukiwarce prowadzonej przez ministra sprawiedliwości. Staranne przejrzenie danych, ujawnionych w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, to podstawa prawidłowego sporządzenia umowy. Na tej podstawie możliwa jest weryfikacja zarówno numeru wpisu do KRS, ale także numeru NIP oraz REGON-u kontrahenta.

Podczas zawierania umów, w szczególności w wypadku przedsiębiorców, niezbędne jest sprawdzenie, czy dana osoba jest upoważniona do podpisywania umowy, np. żądając okazania pełnomocnictwa oraz zweryfikowania jego treści. Ma to znaczenie w przypadku osób prawnych, choć nie tylko.

Jeśli daną osobę reprezentuje pełnomocnik, wówczas istotne jest, aby sprawdzić, czy ów pełnomocnik posiada aktualne upoważnienie, które dotyczy wskazywanej czynności. Na przykład: zgłasza się osoba X działająca w imieniu firmy handlowo-usługowej „Promyk” Janusz Kowalski, która chce sprzedać panu Y nieruchomość. Podczas podpisywania umowy okazuje się, iż pan X posiada wprawdzie pełnomocnictwo prawidłowo wystawione przez właściciela firmy – pana Janusza Kowalskiego, lecz obejmuje ono prawo do zawierania umów najmu, a nie sprzedaży. W takim wypadku brak jest pełnomocnictwa do zawarcia umowy sprzedaży i należy wstrzymać się z transakcją zakupu.

Jeśli tak, jak we wspomnianym przykładzie, okaże się, iż osoba wskazana jako pełnomocnik nie miała uprawnień do podpisania umowy, to zgodnie z art. 103 kodeksu cywilnego, konieczn będzie potwierdzenie czynności przez osobę, w imieniu której umowa została podpisana. Tym samym, może to narazić drugą stronę umowy na znaczne niedogodności, w postaci oczekiwania na przystąpienie do wykonania umowy.

W wypadku spółek działających na podstawie kodeksu spółek handlowych, koniecznym jest zapoznanie się z treścią odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego. Wtedy najszybciej ustala się, kto jest uprawniony do reprezentacji danego podmiotu lub ewentualnie, kto ma prawo wystawić odpowiednie pełnomocnictwo do podpisywania umowy w imieniu danej spółki.

Warto zwrócić uwagę na oznaczenia stron i konsekwentne stosowanie nazewnictwa w treści umowy. Skoro, w komparycji umowy kontrahent zwany będzie zleceniodawcą, dobra praktyka nakazuje, aby przez całą treść umowy, nazywać go zleceniodawcą. Zdarza się bowiem często, iż podczas lektury umowy, tenże zleceniodawca nagle staje się zamawiającym, aby w następnym momencie być nazwanym zleceniobiorcą.

Powyższe stwierdzenie dotyczy także jeszcze jednej kwestii, a mianowicie prawidłowego używania nazewnictwa danej strony umowy. Trzeba zwracać na to uwagę, w szczególności w wypadku umów nazwanych (czyli, takich, które zostały uregulowane w kodeksie cywilnym), gdzie mylnie oznaczane są strony, a tym samym mylnie oznaczane są obowiązki tych stron. Przykładowo podczas zawierania umowy najmu – osobą, która posiada lokal jest wynajmującym, zaś drugą stroną, czyli osobą, która ten lokal pozyskuje, jest najemca. Podczas dalszego opisu, zdarza się, iż to wynajmujący, czyli ten, który lokal przekazał, jest zobowiązany płacić z tego tytułu czynsz. Takie omyłki są wyjątkowo częste i wprowadzają niepotrzebny zamęt oraz późniejsze problemy interpretacyjne. Warto, więc starannie zweryfikować strony umowy i opisać je z drobiazgową wręcz precyzją.

b) Opis przedmiotu zobowiązania i obowiązków stron

Opisując w umowie przedmiot zamówienia, należy to zrobić szczegółowo. Samo określenie „zbudowanie drewnianego domku letniskowego” lub „wynajem pomieszczenia” w praktyce może okazać się zbyt lapidarne. Z reguły okazuje się później, iż sam domek letniskowy może mieć 40 metrów, a zainteresowanemu chodziło o powierzchnię 80 metrów, zaś wynajem pomieszczenia wcale nie będzie oznaczać, iż wynajem dotyczy dostępu do magazynu czy też miejsca parkingowego i prawa do wywieszenia szyldu reklamowego.

Z tych powodów niezbędne jest szczegółowe opisanie przedmiotu zamówienia. Poleca się także załączenie dokumentacji technicznej, a także opis wymiarów danego sprzętu lub ustalenie, czy strony przewidują (a jeśli tak, to jakie) dodatkowe wyposażenie przedmiotu umowy.

Kolejną wyjątkowo istotną kwestią, na jaką muszą baczyć sporządzający umowę, jest przemyślenie i ustalenie, co należy do obowiązków każdej ze stron. To z pozoru błahe zagadnienie staje się ważne podczas każdych negocjacji związanych z umową. Warto już na początku zająć się możliwie każdym aspektem współpracy, nie pozostawiając tych elementów późniejszym uzgodnieniom. Im więcej kwestii uda się bowiem opracować na samym początku, tym większa szansa, że pozbawi to współpracę zbędnych konfliktów. Autor niniejszego opracowania jest zdania, iż bezpieczniej, żeby umowa była wyjątkowo kazuistyczna i obwarowana licznymi, drobiazgowymi wręcz postanowieniami, aniżeli dotyczyła jedynie najważniejszych aspektów współpracy. Oczywiście i w tym przypadku zastosowanie znajdzie zasada kierowania się zdrowym rozsądkiem.

Niejednokrotnie zdarza się bowiem, że późniejsze „jakoś to będzie” jest źródłem braku wzajemnej współpracy i może doprowadzić do konfliktów, a nawet do rozwiązania umowy. Lepiej więc starannie przemyśleć zasady współpracy i jej aspekty pod każdym względem.

c) Czas trwania umowy

Wskazanie czasu, na jaki zostaje zawarta umowa, jest jednym z najważniejszych elementów umowy. Oczywiście w wypadku wielu umów czas trwania umowy oznacza okres, w jakim wykonywany będzie przedmiot umowy.

Z doświadczenia wynika, iż czas, na jaki zawierana jest umowa powinien być realny i odpowiadać gospodarczym potrzebom stron. Warto dokonać kalkulacji czasu, na jaki zawierane jest zobowiązanie tak, aby można było wykonać obowiązki w sposób rzetelny, prawidłowy i terminowy.

Kolejną kwestią jest także możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy. Należy w tym miejscu zwrócić uwagę na terminologiczne rozróżnienie dwóch pojęć – rozwiązanie umowy oraz jej wypowiedzenie. Przyjmuje się, iż wypowiedzenie umowy to złożenie oświadczenia, w którym rozwiązuje się umowę we wskazanym terminie. Rozwiązanie to z reguły już sam moment zakończenia umowy. Możliwe jest także rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia (tak zwane rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym). Taki przypadek z reguły przewiduje się w treści umowy, gdy strony rażąco naruszają postanowienia umowy.

Z praktyki wynika, iż warto przewidzieć możliwość wypowiedzenia umowy przed określonym terminem, ponieważ niejednokrotnie pozwala to uniknąć kierowania roszczeń odszkodowawczych. Co więcej, należy rozważyć czas trwania okresu wypowiedzenia, uzależniając go od czasu trwania inwestycji, wartości poczynionych nakładów oraz możliwości znalezienia ewentualnego zamiennego kontrahenta.

d) Płatność za wykonanie zobowiązania, waluta zobowiązania, waloryzacja

Przy zawieraniu umowy warto poświęcić kilka słów na temat kwestii płatności. Oczywiste jest, iż wysokość wynagrodzenia ustala się z reguły na początku. Wielokrotnie zdarza się jednak, że uzgadniając wartość zobowiązania pomija się kilka elementów.

Bez wątpienia należy dokładnie wskazywać, jaka kwota pozostaje do zapłaty – w wypadku zawierania umów, np. zlecenia z osobami fizycznymi – czy jest ona kwotą netto, czy też brutto, czyli czy uwzględnia zobowiązania z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i podatki.

Warto wyjaśnić także zagadnienie związane z wysokością podatku VAT. Należy w treści umowy umieścić zdanie z zaznaczeniem, czy do danej kwoty będzie doliczony podatek VAT. Zalecane jest, aby nie wskazywać w treści umowy, zwłaszcza zawieranej na dłuższy okres, stawki tego podatku. Doświadczenie ostatnich lat wskazuje, iż stawki podatku ulegają zmianom. Każdorazowa zmiana stawki podatku, wiązałaby się także z koniecznością zmiany treści umowy. Praktyczniejszym rozwiązaniem jest wprowadzenie uniwersalnego zapisu, iż „do podanej kwoty zostanie doliczony podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami”.

Kolejną istotną sprawą jest kwestia waluty, w jakiej płacone będzie wynagrodzenie. Częstokroć w umowach spotyka się także zapis, iż wynagrodzenie będzie płatne w walucie obcej. Takie rozwiązanie w świetle obowiązujących przepisów jest dozwolone. W wypadku kontraktów zawieranych długoterminowo, uzależnienie wynagrodzenia od innych walut (np. euro czy też dolarów) bywa niekiedy rozwiązaniem dość wygodnym. Jednak warto także zwrócić uwagę na to, że może wiązać się ono ze sporym ryzykiem w wypadku umacniania się złotego. W tej sytuacji zgodnie z artykułem 358. paragrafem 1. kodeksu cywilnego, w wypadku jeśli w treści zawieranego kontraktu brak będzie zastrzeżenia o wyłączności dokonywania płatności, np. w euro, możliwe będzie dokonanie tej płatności także w złotych polskich.

Waloryzacja

Niejednokrotnie w wypadku umów długoterminowych spotyka się zobowiązania, w których wprowadzone są klauzule waloryzacyjne. Polega to na tym, że strony przewidują, iż wynagrodzenie będzie ulegało zwiększeniu. Przy czym wysokość tej podwyżki nie będzie kształtowana w sposób dowolny, lecz będzie uzależniona od wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych, publikowanego przez Główny Urząd Statystyczny. Wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych, potocznie zwany inflacją, obliczany jest w oparciu o wyniki badania cen towarów i usług konsumpcyjnych na rynku detalicznym, badania budżetów gospodarstw domowych, dostarczające dane o przeciętnych wydatkach na towary i usługi konsumpcyjne.

Wskaźniki publikowane są w okresach miesięcznym, kwartalnym, półrocznym i rocznym. Z reguły, w umowie przewidziany jest wskaźnik roczny. Warto unikać klauzul, iż waloryzacja następować będzie poprzez sumowanie wskaźników miesięcznych. Takie rozwiązanie jest bardzo niebezpieczne. Samo sumowanie nie będzie równoznaczne ze wskaźnikiem rocznym.

Kolejną kwestią, wartą uwzględnienia przy kontraktach długoterminowych, jest odpowiedź na pytanie, kiedy po raz pierwszy będzie zmieniana (podwyższana) płatność w związku z inflacją. Podczas rozmów warto uwzględnić, kiedy będzie dokonywana pierwsza waloryzacja.

Przy sposobie płatności warto zastanowić się, jaką formę zapłaty wybrać – czy gotówką, czy też przelewem. Ponadto, w wypadku wystawiania rachunku lub też faktury, istotnym zagadnieniem pozostaje kwestia, kiedy ta płatność nastąpi. Należy odróżnić dwa najczęściej spotykane momenty – rachunek płacony będzie w terminie określonej liczby dni od daty jego doręczenia lub od daty jego wystawienia. Te daty nie zawsze są tożsame. Zważywszy bowiem, iż często rachunki są przesyłane pocztą, okres pomiędzy wystawieniem a doręczeniem faktury może być dość długi. Jeśli więc zdecydujemy się na płatność uzależnioną od daty wystawienia faktury, a faktura nie dotrze do adresata, może spotkać nas konieczność zapłaty odsetek z tytułu opóźnienia w zapłacie.

Należy starannie przemyśleć, które rozwiązanie jest dla nas korzystniejsze. W wypadku, jeśli to my płacimy – warto żeby znalazł się zapis, iż płatność liczona jest od daty doręczenia rachunku. Jeśli natomiast jesteśmy podmiotem, który oczekuje zapłaty, korzystniejszym rozwiązaniem jest sytuacja, gdy płatność nastąpi w terminie liczonym od dnia wystawienia rachunku.

Z doświadczenia wynika, iż niekorzystnym rozwiązaniem jest klauzula, że „płatność nastąpi w terminie wyznaczonym od dnia doręczenia rachunku, przy czym zapłata nastąpi niezależnie od doręczenia faktury”. Takie rozwiązanie stawia kontrahenta praktycznie na przegranej pozycji. Płatność musi zostać zrealizowana, on zaś nie ma rachunku, teoretycznie więc, nie może dokonać odliczeń z tytułu podatku VAT ani podatku dochodowego.

Przy wskazywaniu wysokości wynagrodzenia należy zwrócić także uwagę na nagminny wręcz błąd dotyczący oznaczania wynagrodzenia. Dobrą praktyką jest, aby oprócz wskazywania sumy pisanej cyfrowo, podać także sumę zapisaną słownie. Jednakże takie rozwiązanie jest potencjalnie źródłem wielu pomyłek. Wyjątkowo często zdarza się, iż suma wskazana cyfrowo, jest inna od sumy zapisanej słownie. Oczywiście istnieją normy interpretacyjne w prawie polskim, które regulują powyższą kwestię (obowiązująca jest kwota wskazana słownie). Poleca się jednak zwrócić na to baczną uwagę, aby nie popelnić tego błędu, który może być źródłem niepotrzebnych konfliktów.

3. O czym warto pamiętać sporządzając umowę – praktyczne wskazówki najczęściej stosowanych ułatwień

a) Preambuła

Strony, które zawierają umowy, z reguły chcą osiągnąć wspólny cel gospodarczy. Czynią tak, gdyż mają określony potencjał rzeczowy, finansowy lub osobowy i pomysł. Tym samym warto, aby na początku umowy, w części zwanej preambułą, przedstawić potencjał stron oraz wspólne cele. Nie należy tego utożsamiać z przedmiotem umowy, który winien być uregulowany w odrębnym paragrafie, lecz tutaj warto zapisać, dlaczego strony chcą zawrzeć tę umowę i jaki potencjał wspólnie przedstawiają. Taki zapis bywa też pożyteczny na późniejszym etapie realizacji umowy lub w przypadku braku owej realizacji.

Skoro bowiem dana strona oświadcza już na początku, iż ma wiedzę doświadczenie i kadrę niezbędną do realizacji umowy, a następnie okazuje się, iż takich predyspozycji nie ma, jest to istotny powód, aby taką umowę niezwłocznie rozwiązać, powołując się na złożenie nieprawdziwych oświadczeń przez drugą stronę, a tym samym wprowadzenie nas w błąd.

Podobny przykład dotyczy sytuacji, jeśli dana osoba twierdzi, iż jest właścicielem danej rzeczy, którą oferuje do sprzedaży. Jeśli bowiem okaże się, dzięki staraniom poprzedzającym zawarcie umowy, iż dany podmiot właścicielem nie jest, a prawdziwy właściciel domaga się zapłaty ceny, warto takiej umowy nie zawiązywać, a w wypadku jej zawarcia rozwiązać ją.

Wprowadzenie takich zapisów bardzo łatwo pozwoli zweryfikować intencje naszych kontrahentów, w szczególności, jeśli będą one nieprawdziwe. Należy tutaj zwrócić uwagę także na aspekt psychiczny. Jeśli bowiem nasz partner biznesowy żąda usunięcia tej części umowy, warto zastanowić się, czy nie chce on czegoś ukryć.

b) Słowniczek pojęć

Z wieloletniego doświadczenia wynika, iż istotnym elementem porządkującym treść umów, jest wprowadzenie słowniczka pojęć. Polega to na tym, że na początku umowy definiuje się poszczególne pojęcia używane w jej treści.

Takie rozwiązanie pozwala stronom umowy na uporządkowanie nazewnictwa, czyli wprowadzenie wewnętrznego ładu w umowie, ale także na wspólną weryfikację pojęć. Pozwala to na uniknięcie odmiennych interpretacji przez różne strony umowy, co może wpłynąć na lepszą współpracę między nimi. Wszak należy pamiętać, iż obie strony umowy podchodzą do niej z własnymi oczekiwaniami, ale też z różnymi potrzebami, a umowa ma zapewnić ich osiągnięcie. Doświadczenie wskazuje, iż wprowadzenie takiego słowniczka daje więc wymierne efekty.

c) Wiarygodność kontrahenta

Korzystną praktyką poprzedzającą zawarcie umowy w obrocie gospodarczym jest sprawdzenie wypłacalności kontrahenta. Jeśli zawiera się długoterminowy kontrakt, i dodatkowo nie jest się pewnym strony, z którą zawierana jest umowa, warto sprawdzić wypłacalność kontrahenta.

Można to uczynić dwutorowo. Oczywiście warto sprawdzić danego przedsiębiorcę, korzystając z popularnych wyszukiwarek internetowych, ale także można dokonać weryfikacji, sprawdzając czy firma nie została umieszczona na stronach poświęconych dłużnikom (np. w biurze informacji kredytowej).

Kolejnym sposobem pozwalającym na weryfikację kontrahenta jest prośba do drugiej strony o przedstawienie zaświadczenia z urzędu skarbowego o niezaleganiu z płaceniem podatków lub zaświadczenia z zakładu ubezpieczeń społecznym o niezaleganiu ze składkami na ubezpieczenie społeczne. Jeśli kontrahent jest uczciwy i nie ma zaległości w stosunku do podanych instytucji, wówczas powinien spełnić tę prośbę. W wypadku, gdy stanowczo odmawia podania takich informacji, warto zastanowić się, czy zawarcie kontraktu z takim podmiotem będzie bezpieczne. Wszak zawieranie umowy ma wspomóc interesy przedsiębiorcy, a nie być rodzajem gry hazardowej.

d) Właściwość sądu

W chwili zawierania umowy z reguły strony patrzą optymistycznie w przyszłość. Planują utrzymywać kontakty gospodarcze i często spotykać się, a ostatnie, co zamierzają, to spotkać się w sądzie. Jednakże doświadczenie uczy, iż konflikty mające swój finał w sądzie, na gruncie zawartych kontraktów, nie są niestety rzadkością. A skoro spory się zdarzają – warto ustalić, w którym sądzie, a zwłaszcza w jakiej miejscowości, sprawa znajdzie swój finał.

Należy przede wszystkim zaznaczyć, iż poza dochodzeniem roszczeń na drodze sądów powszechnych, strony mogą przewidzieć w umowie poddanie rozstrzygnięcia swojego ewentualnego sporu pod jurysdykcję sądów arbitrażowych. Ta forma rozwiązywania konfliktów staje się coraz bardziej popularna. Przede wszystkim spór rozpatrywany jest z pominięciem sformalizowanej procedury cywilnej, a ponadto czas oczekiwania na rozwiązanie sporu jest znacznie szybszy. Jeśli jednak strony nie przewidzą drogi arbitrażowej, pozostaje droga sądownictwa powszechnego.

Zgodnie z przepisami procedury cywilnej, podstawową regułą dotyczącą właściwości sądowej sporów, jest właściwość sądowa dla osoby pozwanej, czyli dla tej, od której dochodzone jest roszczenie (osoba, która jest pozywana). Jednakże strony, poza szczególnymi sytuacjami przewidzianymi w ustawie – kodeksie postępowania cywilnego, mogą umownie uregulować taką właściwość. Polega to na wskazaniu przez strony wybranego sądu.

Najbardziej pożądana jest taka sytuacja, gdy właściwy jest sąd w miejscowości, w której prowadzona jest przez nas działalność gospodarcza. Może to ustrzec nas przed koniecznością przymusowych i często wyjątkowo licznych wycieczek do sądu w innej miejscowości. Tym samym wyeliminowane są dodatkowe koszty prowadzenia sporu. To także wpłynie na późniejszy wybór, ale też i koszty skorzystania z pomocy profesjonalnego pełnomocnika – będziemy bowiem zmuszeni płacić dodatkowo za każdorazowy wyjazd prawnika do innej miejscowości lub będziemy zmuszeni do sporadycznych, osobistych kontaktów z prawnikiem, przebywającym w innej miejscowości, w której toczy się spór.

Na gruncie polskiej procedury cywilnej, jeżeli strony nie postanowiły inaczej, wybrany przez nie sąd staje się wyłącznie właściwy do rozstrzygnięcia sporu. W razie wytoczenia sprawy przed innym sądem, podniesienie przez drugą stronę, przed wdaniem się w spór, zarzutu tejże właściwości, tak zwanej „umowy prorogacyjnej” skutkować będzie przekazaniem sprawy sądowi umownie właściwemu.

Warto zaznaczyć, iż strony mogą także umownie poddać spór pod rozstrzygnięcie sądu zagranicznego. Nie poleca się powyższego rozwiązania – doświadczenie wskazuje, iż powyższe może narazić nas nie tylko na korzystanie z obcej procedury, ale też na dodatkowe koszty.

Ostatnim zagadnieniem, na które warto zwrócić uwagę przy opisywaniu zagadnienia właściwości sądowej, jest kwestia wprowadzenia odpowiedniego zapisu w tym względzie. Często w umowach spotyka się, iż „sądem właściwym będzie sąd odpowiedni dla siedziby kontrahenta X”. Należy zwrócić uwagę, że taki zapis jest dość niebezpieczny – jeśli kontrahent zmieni siedzibę i przeniesie się, na przykład na Malediwy – przyjdzie szukać sprawiedliwości na rzeczonych Malediwach. Prostym zabiegiem, który może w tym wypadku uchronić nas przed zbędnymi wojażami jest dopisek, iż „właściwym będzie sąd siedziby kontrahenta X pod warunkiem, iż znajduje się on w Polsce”. Tym samym wykluczona będzie możliwość rozpatrywania sporu przez sąd znajdujący się poza granicami kraju. Nawet jeżeli strony nie zastrzegą w umowie właściwości sądu, mogą skorzystać z właściwości sądu powszechnego ustalonej zgodnie z art. 34. kodeksu postępowania cywilnego w zw. z art. 454 § 1 zd. 2 kodeksu cywilnego, tj. ze względu na miejsce płatności świadczenia pieniężnego należnego powodowi. Pozwala to prowadzić proces sądowy w sądzie właściwym dla siedziby strony składającej pozew.