Krok po kroku – o tym jak zorganizować pierwszy koncert
Jak zorganizować koncert, czyli publiczny występ artysty, artystki lub grupy przed zgromadzoną publicznością? Choć wydawać by się mogło, że do realizacji koncertu potrzeba jedynie dwóch stron (wykonawców i publiczności), to jednak w przeważającej liczbie wydarzeń pomiędzy nimi stoją jeszcze organizatorzy oraz cały zastęp ludzi obsługujących wydarzenie, począwszy od technicznych, poprzez akustyków, aż po bileterów czy bileterki.
Pisać o tym, jak zorganizować pierwszy koncert, jest niezwykle trudno – każda impreza różni się od siebie, nie tylko ze względu na rodzaj prezentowanej muzyki czy wielkość wydarzenia, o czym będę jeszcze pisać. Przygotowując koncert (a także każdy inny występ artystyczny), musimy być otwarci na zmiany i nieoczekiwane sytuacje, bo wszystko w największej mierze zależy od ludzi i dlatego też musimy brać pod uwagę wiele czynników.
Mam nadzieję, że ten przewodnik pozwoli się przygotować do realizacji koncertu, podpowie na co zwrócić uwagę i o czym pamiętać. Zdaję sobie sprawę z tego, że wielu czytelników uzna, że jest on zbyt mało lub za bardzo szczegółowy, że pewnych informacji zabrakło, a pewnych było za wiele. Trudno bowiem wyobrazić sobie i opisać każdą sytuację, która może się zdarzyć przy organizacji imprezy. Postaram się nakreślić w kilku punktach najważniejsze elementy organizacji wydarzenia muzycznego, na które warto zwrócić uwagę, żeby uniknąć problemów, a których sama nauczyłam się przez ostatnie kilka lat. Nie są one ułożone chronologicznie – o większości z nich musimy myśleć w tym samym czasie. Dla potrzeb tego tekstu każdy element przygotowania koncertu rozbiję jednak na osobne punkty.
Rodzaje koncertów
Chciałabym zacząć od zastanowienia się nad tym, jakie rodzaje koncertów można zorganizować – będzie to przydatne w dalszej części tekstu, gdy opisywać będę poszczególne przypadki. Dodam, że mój podział jest intuicyjny – korzystam jedynie z własnego doświadczenia.
Pierwsze rozróżnienie, jakie się nasuwa, to rodzaj prezentowanej muzyki. Inaczej organizuje się koncert muzyki klasycznej, inaczej muzyki pop, a jeszcze inaczej rockowy.
Duże znaczenie ma również planowana wielkość wydarzenia. Czy sprowadzamy gwiazdę i spodziewamy się wielu osób (tej sytuacji nie będę omawiać, bowiem mało prawdopodobne jest, by początkujący organizatorzy mogli sobie na to pozwolić), czy organizujemy kameralne wydarzenie?
Na początku trzeba odpowiedzieć sobie na podstawowe pytania. Czy koncert realizujemy w plenerze, klubie, sali koncertowej albo może w miejscu zupełnie do tego nieprzystosowanym? Czy organizujemy pojedynczy występ, koncert kilku zespołów, a może festiwal muzyczny? Czy przygotowujemy wydarzenie, w którym zespół prezentuje własną twórczość, znaną już w jakimś stopniu publiczności, czy może realizujemy projekt muzyczny, w którym dany materiał autorstwa zaproszonych przez nas artystów/artystek, jest prezentowany po raz pierwszy? Wreszcie bardzo ważne jest, jaki mamy cel: czy chcemy zorganizować koncert danego artysty lub artystki, zaprezentować pewne zjawisko muzyczne, zapoznać słuchaczy z konkretnymi utworami, czy może organizujemy imprezę charytatywną, w przypadku której muzyka jest równie ważna jak cel, który za jej pomocą chcemy osiągnąć.
Etap przygotowawczy w kilku krokach
Na początku musimy zastanowić się, po co chcemy dane wydarzenie zorganizować i jaki chcemy, żeby przyjęło ono kształt. Ten artykuł ma nam pomóc przygotować taki plan realizacji koncertu, który z łatwością będziemy mogli wdrożyć w życie.
Wybór artysty/artystki
Zazwyczaj zaczynamy od wyboru artysty/artystki lub grupy. Oczywiście już na samym początku musimy mieć plan i wizję tego, jak dany koncert ma wyglądać oraz gdzie i kiedy miałby się odbyć. Gdy się nad tym zastanowimy (a pomogą nam w tym wszystkie punkty, które wypiszę w tym artykule), musimy skontaktować się z artystą/artystką lub menadżerem tej osoby i zarezerwować (zabookować) termin koncertu. W niniejszym opracowaniu pojawi się wiele branżowych pojęć, których definicje znajdują się na końcu artykułu, w dziale „słownik”.
Wybór terminu koncertu
Warto poświęcić trochę czasu na zastanowienie się nad terminem koncertu. Jeśli mamy takie możliwości, sprawdźmy, czy w danym terminie, a nawet w bliskiej od niego odległości nie są organizowane podobne wydarzenia, czy artysta lub artystka, którą chcemy zaprosić, nie mają już zaplanowanego koncertu w naszym mieście (warto też o tym pamiętać przy bookowaniu i poprosić o wyłączność w danym okresie). Można sprawdzić daty festiwali (nie tylko muzycznych!), czy przejrzeć strony klubów, które organizują koncerty, aby zorientować się, jakie plany artystyczne mają na ten czas. Należy sprawdzić również inne wydarzenia. Może się bowiem zdarzyć tak, że zaplanujemy koncert lub festiwal, a ze względu na inne duże wydarzenie sportowe lub rozrywkowe nie będzie można na niego dotrzeć lub będzie to bardzo utrudnione (np. maraton, mecz i inne imprezy, które powodują utrudnienia komunikacyjne, a w konsekwencji zmniejszą zainteresowanie naszym koncertem).
Wybór miejsca
Musimy również dokonać wyboru miejsca. Koncert można zorganizować praktycznie wszędzie: w klubie, sali koncertowej, w plenerze lub w jakimkolwiek miejscu, które my przystosujemy do tego wydarzenia (tramwaj, opuszczona fabryka, mieszkanie, barka, kino, sklep etc.). Warto dobrać przestrzeń tak, by nie była ani za duża, ani za mała na wydarzenie, które chcemy zorganizować. Dotyczy to zarówno liczby osób, jakiej się spodziewamy, jak również rodzaju muzyki, jaka będzie prezentowana. Organizując koncert w nienależącej do nas przestrzeni, musimy przede wszystkim uzyskać pozwolenie. W przypadku klubu uzgadniamy to z jego właścicielami, natomiast w przypadku sali koncertowej z zarządcą lub dyrektorem/dyrektorką instytucji. Jeśli planujemy koncert plenerowy, musimy skontaktować się z właścicielem lub zarządcą terenu, może być to Zarząd Dróg Miejskich, Zarząd Zieleni Miejskiej, prywatny właściciel lub jakikolwiek inny urząd. Aby sprawdzić właściciela, zarządcę gruntu, najlepiej udać się do zarządu lub wydziału geodezji w danym mieście. W przypadku właściciela klubu warto umówić się na spotkanie i omówić wszystkie szczegóły współpracy – cenę wynajmu sali, koszty obsługi technicznej, wypożyczenia nagłośnienia i oświetlenia, zasady sprzedaży biletów, elementy promocji, rozliczenie z ZAiKS-em. Wszystkie ustalenia najlepiej spisać w postaci umowy partnerskiej, w której określimy zakres współpracy i sposób rozliczenia. Może się zdarzyć tak, że właściciele klubu uznają, że nie pobiorą od organizatorów opłaty – wówczas możemy się rozliczyć barterowo. Zamiast gotówki „płacimy” w usługach, zazwyczaj promocyjnych, np. nadajemy właścicielom tytuł partnera/współorganizatora i umieszczamy logotyp klubu na plakacie, ulotkach, stronie, w mediach społecznościowych i informacji prasowej oraz wszelkich innych materiałach związanych z imprezą. W tym wypadku również warto podpisać umowę partnerską, w której zaznaczymy, że rozliczenie nastąpi na zasadzie barterowej, za pomocą równoważnych faktur VAT/rachunków uproszczonych. Trzeba w tym miejscu dodać, ze organizując koncert legalnie, musimy mieć jakąkolwiek formę prawną – działać z ramienia stowarzyszenia, firmy lub instytucji. To ułatwi nam też załatwianie wszelkich formalności. Jeśli pozostaniemy przy barterze, a nie jesteśmy płatnikami VAT, warto o tym poinformować właścicieli klubu. W przypadku, gdy oni są płatnikami VAT – a mało prawdopodobne, żeby nie byli – będą musieli odprowadzić do urzędu podatek VAT od faktury, którą wystawią, co oznacza realne koszty. Większość właścicieli nie ma z tym problemu, ale warto ich uprzedzić, aby uniknąć niespodzianki przy wymianie faktur/rachunków.
Impreza masowa
Organizując koncert, trzeba również pamiętać o kwestiach bezpieczeństwa, które związane są z przebywaniem dużej liczby ludzi na terenie, na którym odbywa się impreza. Mając na uwadze potencjalne zagrożenia i konieczność zapobiegania im, przewidziano wiele wymogów, jakie muszą spełnić organizatorzy, aby mogła się odbyć taka impreza. Zasady przygotowania tego typu wydarzeń oraz obowiązki i uprawnienia organizatora określa ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych. Zgodnie z jej zapisami (art. 3 pkt 1) imprezą masową jest impreza artystyczno-rozrywkowa lub sportowa, jeżeli ma ona charakter masowy (…). Poza tym, że uznanie imprezy za masową zależy od jej charakteru, to jej „masowość” zależy oczywiście od liczby uczestników: Impreza artystyczno-rozrywkowa jest imprezą masową, jeżeli liczba miejsc dla uczestników wynosi nie mniej niż 1000 na stadionie lub terenie otwartym oraz 500 w hali sportowej lub w innym budynku[1].W przypadku, gdy spełniamy warunki zapisane w ustawie, które kwalifikują nasz koncert jako imprezę masową, musimy uzyskać zezwolenie na jego organizację. W tym celu nie później niż na 30 dni przed planowanym terminem wydarzenia musimy wystąpić do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta z wnioskiem o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej. Wzór wniosku znajdziemy na stronach internetowych swojego urzędu lub pobierzemy we właściwym wydziale w urzędzie. Wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej podlega opłacie skarbowej w wysokości 82 zł. Urząd wyda zezwolenie albo odmówi jego wydania w terminie co najmniej 7 dni przed planowaną datą przeprowadzenia imprezy masowej. Do wniosku należy załączyć wiele opinii związanych z bezpieczeństwem imprezy. Warto się zatem odpowiednio do tego wydarzenia przygotować i zadbać o wszystkie szczegóły.
Organizacja techniczna
Znamy już termin, mamy wybrane miejsce i zabookowanego artystę/artystkę lub zespół. Trzeba jeszcze poprosić wykonawców o przesłanie ridera technicznego oraz ustalić kwestię wynagrodzenia oraz czas i sposób wypłaty honorarium. Rider techniczny, który zespół przygotowuje dla organizatorów koncertu, zawiera listę wymagań zespołu lub wykonawców wobec organizatora: od kwestii rozstawienia instrumentów na scenie, poprzez ilość odsłuchów, preferowane nagłośnienie, aż po catering, jaki powinien znaleźć się w garderobie. Rider jest zatem bardzo istotny. Gdy go otrzymujemy musimy sprawdzić z akustykiem, czy mamy wymagany przez artystów sprzęt oraz zorientować się w cenach wypożyczenia backline’u (wzmacniacze gitarowe i basowe oraz zestawy perkusyjne) i instrumentów, jeśli znajdują się one w riderze (zazwyczaj artyści przyjeżdżają z własnymi instrumentami, ale zdarza się tak, szczególnie w przypadku dużych instrumentów, że należy je wypożyczyć na miejscu). To bardzo istotny punkt, bo nawet jeśli klub lub sala koncertowa dysponuje własnym sprzętem nagłośnieniowym i ma zatrudnionego na stałe akustyka lub akustyczkę to tę część zazwyczaj bierze na siebie organizator. Sprzęt i instrumenty można wypożyczyć w profesjonalnych firmach. Ceny są bardzo różne, warto to sprawdzić na samym początku, przed konstruowaniem budżetu i z odpowiednim wyprzedzeniem zamówić instrumenty i ustalić transport.
Ustalenie warunków współpracy oraz honorarium dla wykonawcy
Kwestie honorarium dla artystów lub zespołu ustalamy indywidualnie. Bardzo często ustala się kwotę wynagrodzenia „z góry”, w tym wypadku możemy oczywiście negocjować stawki. Czasem można się z wykonawcami umówić na tzw. procent z biletów. Na tym etapie trzeba również ustalić ewentualny zwrot kosztów dojazdu, zakwaterowanie i wyżywienie w trakcie pobytu wykonawców na miejscu.
Gdy ustalimy wszystkie kwestie techniczne i finansowe, możemy przystąpić do sformalizowania umowy. Jeśli zapraszamy na występ zagranicznego wykonawcę warto skonsultować umowę z księgową, bowiem zasady odprowadzania podatków od umów z obcokrajowcami mogą się różnić od tych stosowanych wobec polskich wykonawców. Bardzo często artyści i artystki preferują rozliczenie zaraz po koncercie – to daje im pewność, że otrzymają swoje wynagrodzenie. Dla organizatora wiąże się to jednak z koniecznością wypłacenia większej gotówki, o czym należy pamiętać przed występem.
W przypadku koncertu muzyki klasycznej należy ustalić z wykonawcami repertuar, a następnie zatroszczyć się o nuty – zakupić je lub wypożyczyć. To również jest kwestia ustaleń z artystami, bowiem często oni sami dysponują już potrzebnymi nutami. W przypadku, gdy artysta wykonuje muzykę nieskomponowaną przez niego, należy sprawdzić, ile kosztuje licencja na wykonanie tej muzyki. W tym celu należy znaleźć właściciela praw i z nim to skonsultować. Bardzo często prawa takie posiada jedna z organizacji zbiorowego zarządzania, np. ZAiKS. Do ZAiKS-u odprowadzamy opłatę również w przypadku artystów, którzy wykonują swoją muzykę, ale którzy zapisani są do danej organizacji (warto o to zapytać na samym początku, przy ustalaniu warunków współpracy). Kwota, jaką musimy odprowadzić do organizacji zbiorowego zarządzania, ustalana jest każdorazowo, na podstawie takich danych, jak ilość sprzedanych biletów oraz ich cena lub kwota wynagrodzenia dla wykonawców (np. w przypadku bezpłatnego koncertu).
Cena biletów
Mając dopięte wszystkie kwestie formalne i dane dotyczące kosztów koncertu, warto zastanowić się nad ceną biletów (o ile chcemy zrealizować koncert biletowany). W tym celu najlepiej sprawdzić „konkurencję”, czyli ceny biletów na koncerty w innych klubach, salach czy w innych miejscach miasta. Należy porównywać się do cen za bilety na koncerty zespołów z tej samej lub podobnej półki. Nie należy przesadzać z wysokością ceny. Od kilku lat w wielu miastach Polski zauważa się spadek liczby osób uczestniczących w życiu kulturalnym, a bariera cenowa może być elementem przemawiającym na niekorzyść w wyborze sposobu spędzenia wolnego czasu.
Projekty muzyczne
Zanim przejdziemy dalej, chciałabym jeszcze chwilę poświęcić projektom muzycznym. Nie zawsze jest tak, że realizujemy koncert prezentujący twórczość danego zespołu, czasem chcemy zorganizować wydarzenie, które pokaże pewne zjawisko muzyczne, zaprezentuje środowisko, ujawni nowe tendencje. W muzyce, podobnie jak w każdej innej dziedzinie sztuki, pojawia się coraz więcej kuratorów/kuratorek oraz projektów, bądź to interdyscyplinarnych, bądź łączących różne gatunki muzyczne, w tym takie, które godzą tzw. sztukę wysoką z popularną.
Jeśli chcemy zrealizować tego typu wydarzenie, warto przede wszystkim zastanowić się, w jakim celu to robimy? Gdy znamy cel, dobieramy do niego odpowiednie środki. Wybieramy wykonawców i zaczynamy pracę, której efektem końcowym będzie koncert. Projekty muzyczne mają to do siebie, że poprzedza je dodatkowa praca albo są to warsztaty, albo wspólne próby zaproszonych przez nas wykonawców. Jako pomysłodawcy możemy narzucić artystom zarówno współwykonawców, jak i repertuar. Możemy jednak te decyzje pozostawić im.
Dotychczas zrealizowałam kilka projektów, które chciałabym przybliżyć, będąc przekonana, że dla wielu mogą być źródłem ciekawych inspiracji. „Kompozytorki Polskie” był to koncert, w ramach którego zaprezentowano kobiety, które tworzyły oraz tworzą współcześnie muzykę tzw. poważną. Na początku był sam pomysł, który zrodził się z potrzeby przypomnienia zapomnianych artystek dawniej tworzących lub tych, które mimo że do zapomnianych nie należą, to rzadko się o nich słyszy i nie istnieją w tzw. potocznej świadomości. Dodatkowym celem tego przedsięwzięcia była prezentacja aktualnych trendów w muzyce współczesnej, szczególnie wśród kompozytorek związanych z Poznaniem. Z propozycją realizacji koncertu zwróciłyśmy się do jednej z artystek, z którą współpracowałyśmy już wcześniej i która zaproponowała nam skompletowanie odpowiedniego zespołu muzyków i dobór repertuaru w zgodzie z naszymi wytycznymi, a następnie poprowadzenie prób i samego koncertu. Ważna dla nas była pewna dowolność, którą zostawiłyśmy zaproszonej przez nas artystce, licząc na ciekawe rozwiązania z jej strony. W tym wypadku okazało się to dobrym posunięciem, bowiem Agnieszka Kowalczyk na tyle zaangażowała się w projekt, że odkryła Emilię Potocką – mało znaną polską, XIX-wieczną kompozytorkę, której utwory mogła usłyszeć widownia 4. edycji Międzynarodowego Festiwalu Twórczości Kobiet No Women No Art. W programie koncertu znalazły się również utwory Grażyny Bacewicz, Hanny Kulenty, Barbary Strzeleckiej i kompozytorek młodego pokolenia – Agnieszki Zdrojek-Suchodolskiej oraz Katarzyny Taborowskiej-Kaszuby.
Kolejnym projektem zrealizowanym w ramach No Women No Art były dwutygodniowe warsztaty rockowe. Girls Rock! Poznań to stacjonarny obóz muzyczny dla dziewcząt w wieku 13-18 lat, który miał na celu przełamanie krzywdzących stereotypów na temat aktywności dziewcząt, nauczenie ich doceniania siebie i przekonanie do podejmowania wyzwań. W ramach projektu dziewczęta uczyły się grać na instrumentach tradycyjnie niekojarzonych z kobiecą aktywnością: gitarze basowej i elektrycznej oraz perkusji. Uczyły się również śpiewać pod okiem wykwalifikowanej prowadzącej. Idea Girls Rock Camp jako warsztatów dla dziewcząt wzmacniających w nich poczucie własnej wartości, uczących asertywności, a także rozwijających twórczo, narodziła się w USA w 2001 roku. W Polsce dotychczas odbyła się jedna edycja Girls Rock – w 2012 roku w Poznaniu. Nauczycielkami były aktywne na scenie rockowej artystki. Gry na perkusji uczyły Beata Polak, związana m.in. z Armią, 2Tm2,3 czy Mister z UB oraz Ola Rzepka, założycielka kobiecej formacji Drekoty, perkusistka, współpracująca z takimi zespołami, jak Pogodno, Budyń i Sprawcy Rzepaku, Graal, The Complainer. Na gitarze basowej i elektrycznej uczyły grać Ewa Langer i Amina Dargham z postpunkowej, krakowskiej grupy Translola. Z kolei śpiewu uczyła charyzmatyczna wokalistka BiFF – Ania Brachaczek, związana wcześniej m.in. z Pogodno i Los Trabantos. Dobór tych osób był nieprzypadkowy – zależało nam na tym, aby uczestniczki spotkały się z różnymi muzycznymi osobowościami, kobietami, które grają bardzo różnorodną muzykę. Dwutygodniowe warsztaty, którym towarzyszyły wykłady na temat znaczących w muzyce rockowej kobiet, zajęcia z DIY, image’u i ruchu scenicznego oraz lekcje pisania tekstów, zakończyły się plenerowym koncertem, zrealizowanym w ramach 5. Międzynarodowego Festiwalu Twórczości Kobiet No Women No Art, na którym wystąpiły zarówno uczestniczki, jak i prowadzące w ich własnych składach (z wyjątkiem Ani Brachaczek). Przez pierwszy tydzień dziewczyny uczyły się grać na poszczególnych instrumentach, by w drugim tygodniu połączyć się w zespoły i pracować nad materiałem na koncert. Na warsztatach powstały cztery zespoły: Pyzy Babci Gertrudy, Wild Shadows, The Slides oraz Black Poison, które przygotowały jeden cover oraz jeden własny utwór. Warto dodać, że część uczestniczek nie miała wcześniej do czynienia z muzyką ani sceną, a i tak bardzo dobrze sobie poradziły. Podobny projekt, z wykorzystaniem muzyki hiphopowej i rapu będzie zrealizowany w 2013 roku.
Istnieje całe mnóstwo różnego rodzaju projektów muzycznych. Jednym z ciekawych rozwiązań jest skupienie się na jednym temacie i zaproszenie do projektu twórców, którzy stworzą specjalny materiał w oparciu o zadany temat. Na takiej zasadzie został zrealizowany koncert „Morowe Panny”, będący elementem wielopłaszczyznowej kampanii promującej współczesną kobiecość[2], realizowanej przez Muzeum Powstania Warszawskiego od maja do sierpnia 2012 roku, która odwoływała się do historii bohaterek Powstania Warszawskiego. Koncert odbył się w ramach 68. rocznicy wybuchu Powstania Warszawskiego. Zaśpiewały na nim: Halina Mlynkova, Anita Lipnicka, Paulina Przybysz, Katarzyna Groniec, Jadwiga Basińska, Ania Brachaczek, Lilu, Marika, Mona i Paresłów. Za stronę muzyczną projektu odpowiadał Darek Malejonek z zespołem Maleo Reggae Rockers. Wszystkie artystki zinterpretowały w swoich tekstach historie kobiet z czasów Powstania[3] – można przeczytać na stronie organizatora.
Coraz popularniejsze są również projekty łączące muzyków różnych, niespokrewnionych ze sobą gatunków. Dobrym przykładem są zrealizowane w ramach Europejskiego Kongresu Kultury we Wrocławiu dwa koncerty Krzysztofa Pendereckiego – jeden w towarzystwie Aphex Twina, a drugi w towarzystwie Jonny’ego Greenwooda. Aphex Twin to wybitna postać współczesnej muzyki elektronicznej; pierwszy artysta techno, którego utwory zostały przetranskrybowane na orkiestrę i wykonywane w najważniejszych salach koncertowych na świecie (m.in. przez London Sinfoniettę i Alarm Will Sound)[4] piszą na stronie projektu organizatorzy. Z kolei Jonny Greenwood jest gitarzystą zespołu Radiohead, kompozytorem świetnie czującym się w instrumentarium „klasycznym”, który manifestuje swoje przywiązanie do muzyki Krzysztofa Pendereckiego. Organizatorzy tak tłumaczyli program koncertu: Podczas dwóch zaplanowanych we Wrocławiu koncertów wykonane zostaną trzy kompozycje Krzysztofa Pendereckiego: „Polymorphia”, „Ofiarom Hiroszimy – tren” i „Kanon”. Wszystkie utwory zostały napisane na smyczki (w jednym przypadku na smyczki i taśmę) i pochodzą z lat 1960–62, okresu awangardy w twórczości Pendereckiego, do którego odwołuje się zarówno Aphex Twin, jak i Jonny Greenwood. Utwór „Polymorphia”, którego 50. rocznica prawykonania przypada w tym roku, stał się inspiracją dla zaproszonych gości. Aphex Twin skomponuje „Polymorphia Reloaded”, a Jonny Greenwood – „48 Responses to Polymorphia”. Kompozycje będą miały swą światową prapremierę właśnie we Wrocławiu. Wybór trenu „Ofiarom Hiroszimy” został podyktowany przede wszystkim zależnością, jaka zachodzi pomiędzy tym dziełem, a utworem „Popcorn Superhet Receiver” Jonny‘ego Greenwooda zainspirowanym przez muzykę Pendereckiego. Aphex Twin zdecydował się zremiksować utwór polskiego kompozytora. Uzupełnienie koncertów stanowi „Kanon” Pendereckiego na 52 instrumenty smyczkowe i taśmę, dwa sety autorskie Aphex Twina oraz kompozycja z soundtracku „There Will be Blood“ Jonny’ego Greenwooda[5].
Penderecki i Greenwood od tego czasu wystąpili kilkakrotnie, w tym m.in. na Open'er Festival. Na koncertach towarzyszyła im orkiestra Aukso pod dyrekcją Marka Mosia, z kolei wydawnictwo Nonesuch wydało płytę Krzysztof Penderecki/Jonny Greenwood. Podobne projekty realizowane są bardzo często, przeważnie przy okazji dużych festiwali, zarówno muzycznych, jak i prezentujących inne dziedziny sztuki.
Coraz częściej w muzyce, podobnie jak w innych sferach sztuki, pojawiają się kuratorzy i kuratorki, którzy przygotowują autorski program koncertu, skupiony wokół jednego tematu, według którego dobierane są utwory i zapraszani artyści lub artystki. Do takich projektów należał m.in. cykl „Sound between” zrealizowany przez Krzysztofa Kaliskiego w poznańskiej Galerii Miejskiej Arsenał, który prezentował twórczość młodych polskich kompozytorów i kompozytorek, wykorzystujących zarówno elektronikę, jak i tradycyjne instrumentarium. W programie koncertu znalazły się utwory elektro-akustyczne takich kompozytorów i kompozytorek, jak: Aleksandra Gryka, Paweł Hendrich, Agata Zubel czy Wojtek Blecharz. Od kilku lat kuratorzy dobierają również zespoły i muzyków, którzy prezentowani są na Scenie Eksperymentalnej Off Festivalu. Wśród dotychczasowych kuratorów byli m.in. Fennesz czy The Quietus.
Zdarza się również tak, że koncert służy zaprezentowaniu jakiegoś zjawiska muzycznego, środowiska lub grupy muzyków. Przykładem takiego projektu jest zrealizowany przez No Women No Art koncert „Monika Enterprise Night” prezentujący twórczość artystek, skupionych wokół wydawnictwa Monika Enterprise, które powstało w 1997 roku i wydało ponad sześćdziesiąt płyt. Wytwórnia stworzyła małą, ale wysokiej klasy międzynarodową sieć i jest uznawana za jedną z najlepszych w Berlinie. Na poznańskim koncercie wystąpiły cztery artystki: Barbara Morgenstern, Milenasong, Golden Disko Ship i Jasmina Maschina.
Z kolei w 2011 roku w Poznaniu obył się Pink Punk Fest, prezentujący zespoły skupione w tym nieformalnym kolektywie, stworzonym kilka lat temu przez Konrada Smoleńskiego.
Finansowanie
Ważnym elementem planowania każdego wydarzenia jest rozpisanie budżetu, jak również zastanowienie się nad źródłem środków niezbędnych do realizacji planowanego przedsięwzięcia. Budżet imprezy zawiera wszystkie elementy organizacji koncertu, a zatem: wynajem sali, wynajem sprzętu nagłośnieniowego i oświetleniowego, wynajem instrumentów i tzw. backline’u, honoraria obsługi technicznej, w tym akustyka oraz oświetleniowca, honoraria wykonawców i wykonawczyń, opłaty do ZAiKS-u, opłaty za wykorzystanie utworów, które nie są autorstwa wykonawców, koszty promocji, w tym projekty i druki oraz ewentualne koszty fotografa/fotografki, dokumentujących wydarzenie, czy operatorów kamery, rejestrujących koncert i ewentualne wynagrodzenie dla samego organizatora/organizatorki koncertu oraz inne koszty, które mogą się pojawić (obsługa księgowa, prawna, opłata za szatniarzy/szatniarki i bileterów/bileterki etc.). Planując budżet, trzeba pamiętać o uwzględnieniu kwot brutto, zarówno w przypadku umów, jak i faktur VAT.
Gdy mamy już rozpisany budżet musimy zastanowić się, w jaki sposób pokryjemy koszty związane z organizacją planowanego koncertu lub innego wydarzenia muzycznego? W tej sytuacji możemy skorzystać z kilku opcji:
1.spróbować uzyskać środki na pokrycie kosztów ze sprzedaży biletów;
2.spróbować pozyskać dotację na realizację imprezy;
3.spróbować znaleźć sponsora wydarzenia;
4.spróbować pozyskać środki za pomocą kampanii, zrealizowanej na jednym z portali crowdfundingowych.
Pierwsze rozwiązanie może się sprawdzić w przypadku małych lub bardzo dużych koncertów. W tym wypadku musimy pamiętać, że od sprzedanych biletów musimy odprowadzić do Urzędu Skarbowego podatek VAT w wysokości 8%.
Drugie rozwiązanie jest dostępne zarówno w przypadku instytucji publicznej, firmy prywatnej, jak i organizacji pozarządowej, choć trzeba przyznać, że najwięcej możliwości mają w tym względzie organizacje pozarządowe, bo to do nich kierowana jest największa liczba konkursów. Konkursy ogłaszane są przez cały rok, organizują je zarówno Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, jak i urzędy marszałkowskie, powiatowe czy miejskie oraz różnego rodzaju fundacje, np. Fundacja Orange lub Fundacja Kronenberga. Należy wcześniej zapoznać się z regulaminem i sprawdzić, czy spełniamy wszystkie wymagane kryteria. Jeśli tak, piszemy wniosek i składamy go w wymaganym terminie wraz ze wszystkimi załącznikami. W przypadku większości dotacji wymagany jest wkład własny, czasem może być on pokryty z tzw. wkładu osobowego (czyli pracy wolontariuszy i wolontariuszek), ale częściej musi przyjąć postać gotówki. Można pomyśleć o wpływach z biletów jako wymaganym wkładzie własnym. Nie jest łatwo otrzymać dotację, ale jeśli mamy dobry, przemyślany pomysł, który umiemy umotywować i opisać, to są duże szanse, że dofinansowanie uda nam się uzyskać.
Trzecie rozwiązanie jest również bardzo popularne. Sponsora można znaleźć na wiele sposobów. Najczęściej praktykowaną drogą pozyskiwania mecenasa jest przygotowanie oferty sponsorskiej i umówienie się na spotkanie z właścicielem bądź właścicielką firmy lub, w przypadku dużych przedsiębiorstw, z dyrektorem lub dyrektorką działu marketingu i promocji. Oferta sponsorska powinna zawierać podstawowe informacje o planowanym wydarzeniu oraz pakiet świadczeń sponsorskich, czyli to wszystko, co możemy zaproponować sponsorowi w ramach współpracy. Trzeba pamiętać, że sponsoring to nie jest działalność charytatywna. Firma, która sponsoruje dane wydarzenie w zamian otrzymuje promocję, bilety dla swoich pracowników i inne świadczenia. Sponsorowi można zaproponować m.in. obecność logotypu na wszystkich drukach oraz materiałach publikowanych w sieci i rozsyłanych do mediów, ustawienie roll-upów, rozwieszenie bannerów i innych materiałów promocyjnych na terenie imprezy, pakiet biletów dla pracowników i/lub klientów firmy, zorganizowanie bankietu dla klientów firmy po koncercie i wiele innych form, które możemy wypracować w toku rozmów o współpracy. W przypadku festiwalu lub większego projektu muzycznego możemy również sponsorowi zaproponować umieszczenie nazwy firmy w nazwie imprezy, jak to się dzieje w przypadku Coke Live Festival, Tauron Nowa Muzyka, czy Orange Warsaw Festival. Sponsor w ramach współpracy przekazuje środki finansowe na realizację imprezy, pokrywa część lub całość kosztów albo nieodpłatnie oferuje swoje usługi w barterze (np. firma nagłośnieniowa, która nieodpłatnie wypożycza sprzęt i oferuje usługi akustyka/akustyczki; drukarnia, która nieodpłatnie realizuje wszystkie druki, etc).
Czwarty sposób pojawił się w Polsce niedawno. Crowdfunding polega na finansowaniu społecznościowym – ludzie zainteresowani danym projektem wpłacają pieniądze, by mógł się on odbyć, z kolei organizatorzy przekazują im różnego rodzaju upominki w podziękowaniu za pomoc. Taka forma finansowania pozwoliła wielu organizacjom i pojedynczym twórcom na realizację ich planów. Warto odwiedzić polskie portale crowdfundingowe: www.polakpotrafi.pl, www.beesfund.com czy www.wspieramkulture.pl (portal w całości poświęcony projektom kulturalnym).
Promocja
Gdy mamy już sporządzony budżet oraz przemyślany i przygotowany sposób finansowania, zarezerwowany termin i miejsce koncertu, zabookowanych wykonawców, ustalony wynajem i transport sprzętu, obsługę techniczną, czyli to wszystko, co składa się na organizację koncertu, pozostaje nam go dobrze wypromować. Najczęstsze sposoby promocji to:
1.przygotowanie projektu, druk oraz dystrybucja ulotek i plakatów;
2.umieszczenie informacji na stronie internetowej organizatora/organizatorki oraz na profilach w mediach społecznościowych (Facebook, Twitter, Pinterest etc.);
3.promocja w mediach;
4.reklama w mediach.
Można również pomyśleć o współpracy z innymi firmami, organizacjami i instytucjami, które swoimi kanałami mogą nam pomóc wypromować wydarzenie.
W przypadku ulotek i plakatów warto pomyśleć o profesjonalnym grafiku lub graficzce, którzy przygotują nam ciekawy projekt. Należy również przemyśleć dystrybucję gotowych materiałów – roznieść je do różnych klubów, kawiarni, uczelni, szkół, bibliotek, księgarni oraz w inne miejsca, w których, jak sądzimy, mogą pojawić się osoby zainteresowane koncertem. Trzeba pamiętać, że wywieszania plakatów w przestrzeni publicznej jest dozwolone jedynie w wyznaczonych do tego miejscach. Często musimy uiścić opłatę za skorzystanie z takiej przestrzeni (np. słupy miejskie).
Media społecznościowe to doskonała forma promocji. Warto przygotować sobie dobre materiały graficzne i zdjęciowe (o zdjęcia oraz teksty prosimy zespół lub artystkę/artystę – tym samym mamy pewność, że korzystamy z legalnych materiałów), gdyż największym zainteresowaniem cieszą się właśnie one. Takie portale jak Facebook najwyżej pozycjonują właśnie zdjęcia i materiały graficzne – wyświetlają się one znacznie większej liczbie użytkowników niż linki. Jeśli mamy takie możliwości możemy pomyśleć o nagraniu krótkiego spotu i umieszczeniu go, np. na Youtube oraz udostępnieniu na innych portalach społecznościowych.
Współpraca z mediami może ograniczyć się do przesłania informacji prasowej, która powinna zawierać termin i miejsce koncertu, informację o biletach oraz o wykonawcach, ich biogramy i zdjęcia. Może być również bardziej rozbudowana. Jeśli znamy lokalnych dziennikarzy zajmujących się kulturą, możemy spróbować zainteresować ich tym tematem, umówić się na wywiad, lub umówić wywiad z którymś z artystów. Brak takich osób w kręgu naszych znajomych w żaden sposób nie ogranicza nam jednak możliwości podejmowania kolejnych prób. Najlepiej skontaktować się telefonicznie – na stronach redakcji znajdziemy numery telefonów, jeśli nie do dziennikarzy, to przynajmniej do redakcji. Możemy również przygotować konferencję prasową. Z reguły organizuje się ją jednak jedynie przy dużych koncertach albo większych wydarzeniach, takich jak festiwal. W przypadku, gdy dysponujemy dodatkowymi środkami finansowymi, możemy pomyśleć o wykupieniu reklamy w lokalnej rozgłośni radiowej, gazecie lub w Internecie.
Istnieje również wiele innych sposobów na promocję, w tym wiele niekonwencjonalnych metod, które często bez dużych nakładów finansowych przynoszą sukces. Nie jest to jednak miejsce na to, by opisywać takie kampanie. Warto jednak być kreatywnym – mieć otwarty umysł na różne pomysły i je realizować.
Dodam jeszcze, że jeśli na koncercie obecni będą fotografowie (zarówno zatrudnieni przez nas, jak i wydelegowani przez media), warto skonsultować z zespołem lub artystką/artystą, czy im to nie przeszkadza. Często zdarza się bowiem tak, że fotografowie mogą być obecni jedynie podczas pierwszych kilku piosenek. To samo dotyczyć może telewizji.
W dniu koncertu musimy jeszcze dopilnować, żeby wszystkie elementy zostały przygotowane: scena i sprzęt rozstawione i sprawdzone, catering sprowadzony, a także żeby muzycy, w ustalonej wcześniej porze, odbyli sound check, czyli próbę dźwięku. Po koncercie pozostaje nam zapłacić wykonawcom, posprzątać teren imprezy i rozliczyć się z pozostałymi osobami zaangażowanymi w to wydarzenie. Możemy jeszcze przygotować raport z imprezy, zawierający zdjęcia oraz podstawowe informacje o koncercie, wykonawcach, liczbie osób i przesłać go do partnerów i sponsorów, a potem możemy zacząć organizować kolejny koncert.
Słownik
Backline – wzmacniacze gitarowe i basowe, jednym słowem wszystko to, co znajduje się z tyłu sceny, za muzykami. Często jednak jako backline określa się wszystkie instrumenty, których mogą potrzebować muzycy: keybordy, zestawy perkusyjne a nawet same gitary.
Backstage – to co znajduje się za kulisami.
Barter – bezgotówkowa wymiana usług lub towarów, których wartość jest równoważna.
Bookowanie – rezerwacja terminu koncertu.
Crowdfunding – finansowanie społecznościowe projektów.
Fosa – dotyczy przeważnie dużych koncertów, przestrzeń pomiędzy sceną a publicznością, odgrodzona zazwyczaj barierkami, w której przebywa ochrona i w której poruszają się fotografowie.
Rider – dokument, zawierający wszystkie wymagania zespołu, które organizator musi spełnić.
Sound-check – próba dźwięku przed koncertem.
Stage Plan – rysunek pokazujący kto, gdzie stoi na scenie.
Jak zorganizować koncert, czyli publiczny występ artysty, artystki lub grupy przed zgromadzoną publicznością? Choć wydawać by się mogło, że do realizacji koncertu potrzeba jedynie dwóch stron (wykonawców i publiczności), to jednak w przeważającej liczbie wydarzeń pomiędzy nimi stoją jeszcze organizatorzy oraz cały zastęp ludzi obsługujących wydarzenie, począwszy od technicznych, poprzez akustyków, aż po bileterów czy bileterki.
Pisać o tym, jak zorganizować pierwszy koncert, jest niezwykle trudno – każda impreza różni się od siebie, nie tylko ze względu na rodzaj prezentowanej muzyki czy wielkość wydarzenia, o czym będę jeszcze pisać. Przygotowując koncert (a także każdy inny występ artystyczny), musimy być otwarci na zmiany i nieoczekiwane sytuacje, bo wszystko w największej mierze zależy od ludzi i dlatego też musimy brać pod uwagę wiele czynników.
Mam nadzieję, że ten przewodnik pozwoli się przygotować do realizacji koncertu, podpowie na co zwrócić uwagę i o czym pamiętać. Zdaję sobie sprawę z tego, że wielu czytelników uzna, że jest on zbyt mało lub za bardzo szczegółowy, że pewnych informacji zabrakło, a pewnych było za wiele. Trudno bowiem wyobrazić sobie i opisać każdą sytuację, która może się zdarzyć przy organizacji imprezy. Postaram się nakreślić w kilku punktach najważniejsze elementy organizacji wydarzenia muzycznego, na które warto zwrócić uwagę, żeby uniknąć problemów, a których sama nauczyłam się przez ostatnie kilka lat. Nie są one ułożone chronologicznie – o większości z nich musimy myśleć w tym samym czasie. Dla potrzeb tego tekstu każdy element przygotowania koncertu rozbiję jednak na osobne punkty.
Rodzaje koncertów
Chciałabym zacząć od zastanowienia się nad tym, jakie rodzaje koncertów można zorganizować – będzie to przydatne w dalszej części tekstu, gdy opisywać będę poszczególne przypadki. Dodam, że mój podział jest intuicyjny – korzystam jedynie z własnego doświadczenia.
Pierwsze rozróżnienie, jakie się nasuwa, to rodzaj prezentowanej muzyki. Inaczej organizuje się koncert muzyki klasycznej, inaczej muzyki pop, a jeszcze inaczej rockowy.
Duże znaczenie ma również planowana wielkość wydarzenia. Czy sprowadzamy gwiazdę i spodziewamy się wielu osób (tej sytuacji nie będę omawiać, bowiem mało prawdopodobne jest, by początkujący organizatorzy mogli sobie na to pozwolić), czy organizujemy kameralne wydarzenie?
Na początku trzeba odpowiedzieć sobie na podstawowe pytania. Czy koncert realizujemy w plenerze, klubie, sali koncertowej albo może w miejscu zupełnie do tego nieprzystosowanym? Czy organizujemy pojedynczy występ, koncert kilku zespołów, a może festiwal muzyczny? Czy przygotowujemy wydarzenie, w którym zespół prezentuje własną twórczość, znaną już w jakimś stopniu publiczności, czy może realizujemy projekt muzyczny, w którym dany materiał autorstwa zaproszonych przez nas artystów/artystek, jest prezentowany po raz pierwszy? Wreszcie bardzo ważne jest, jaki mamy cel: czy chcemy zorganizować koncert danego artysty lub artystki, zaprezentować pewne zjawisko muzyczne, zapoznać słuchaczy z konkretnymi utworami, czy może organizujemy imprezę charytatywną, w przypadku której muzyka jest równie ważna jak cel, który za jej pomocą chcemy osiągnąć.
Etap przygotowawczy w kilku krokach
Na początku musimy zastanowić się, po co chcemy dane wydarzenie zorganizować i jaki chcemy, żeby przyjęło ono kształt. Ten artykuł ma nam pomóc przygotować taki plan realizacji koncertu, który z łatwością będziemy mogli wdrożyć w życie.
Wybór artysty/artystki
Zazwyczaj zaczynamy od wyboru artysty/artystki lub grupy. Oczywiście już na samym początku musimy mieć plan i wizję tego, jak dany koncert ma wyglądać oraz gdzie i kiedy miałby się odbyć. Gdy się nad tym zastanowimy (a pomogą nam w tym wszystkie punkty, które wypiszę w tym artykule), musimy skontaktować się z artystą/artystką lub menadżerem tej osoby i zarezerwować (zabookować) termin koncertu. W niniejszym opracowaniu pojawi się wiele branżowych pojęć, których definicje znajdują się na końcu artykułu, w dziale „słownik”.
Wybór terminu koncertu
Warto poświęcić trochę czasu na zastanowienie się nad terminem koncertu. Jeśli mamy takie możliwości, sprawdźmy, czy w danym terminie, a nawet w bliskiej od niego odległości nie są organizowane podobne wydarzenia, czy artysta lub artystka, którą chcemy zaprosić, nie mają już zaplanowanego koncertu w naszym mieście (warto też o tym pamiętać przy bookowaniu i poprosić o wyłączność w danym okresie). Można sprawdzić daty festiwali (nie tylko muzycznych!), czy przejrzeć strony klubów, które organizują koncerty, aby zorientować się, jakie plany artystyczne mają na ten czas. Należy sprawdzić również inne wydarzenia. Może się bowiem zdarzyć tak, że zaplanujemy koncert lub festiwal, a ze względu na inne duże wydarzenie sportowe lub rozrywkowe nie będzie można na niego dotrzeć lub będzie to bardzo utrudnione (np. maraton, mecz i inne imprezy, które powodują utrudnienia komunikacyjne, a w konsekwencji zmniejszą zainteresowanie naszym koncertem).
Wybór miejsca
Musimy również dokonać wyboru miejsca. Koncert można zorganizować praktycznie wszędzie: w klubie, sali koncertowej, w plenerze lub w jakimkolwiek miejscu, które my przystosujemy do tego wydarzenia (tramwaj, opuszczona fabryka, mieszkanie, barka, kino, sklep etc.). Warto dobrać przestrzeń tak, by nie była ani za duża, ani za mała na wydarzenie, które chcemy zorganizować. Dotyczy to zarówno liczby osób, jakiej się spodziewamy, jak również rodzaju muzyki, jaka będzie prezentowana. Organizując koncert w nienależącej do nas przestrzeni, musimy przede wszystkim uzyskać pozwolenie. W przypadku klubu uzgadniamy to z jego właścicielami, natomiast w przypadku sali koncertowej z zarządcą lub dyrektorem/dyrektorką instytucji. Jeśli planujemy koncert plenerowy, musimy skontaktować się z właścicielem lub zarządcą terenu, może być to Zarząd Dróg Miejskich, Zarząd Zieleni Miejskiej, prywatny właściciel lub jakikolwiek inny urząd. Aby sprawdzić właściciela, zarządcę gruntu, najlepiej udać się do zarządu lub wydziału geodezji w danym mieście. W przypadku właściciela klubu warto umówić się na spotkanie i omówić wszystkie szczegóły współpracy – cenę wynajmu sali, koszty obsługi technicznej, wypożyczenia nagłośnienia i oświetlenia, zasady sprzedaży biletów, elementy promocji, rozliczenie z ZAiKS-em. Wszystkie ustalenia najlepiej spisać w postaci umowy partnerskiej, w której określimy zakres współpracy i sposób rozliczenia. Może się zdarzyć tak, że właściciele klubu uznają, że nie pobiorą od organizatorów opłaty – wówczas możemy się rozliczyć barterowo. Zamiast gotówki „płacimy” w usługach, zazwyczaj promocyjnych, np. nadajemy właścicielom tytuł partnera/współorganizatora i umieszczamy logotyp klubu na plakacie, ulotkach, stronie, w mediach społecznościowych i informacji prasowej oraz wszelkich innych materiałach związanych z imprezą. W tym wypadku również warto podpisać umowę partnerską, w której zaznaczymy, że rozliczenie nastąpi na zasadzie barterowej, za pomocą równoważnych faktur VAT/rachunków uproszczonych. Trzeba w tym miejscu dodać, ze organizując koncert legalnie, musimy mieć jakąkolwiek formę prawną – działać z ramienia stowarzyszenia, firmy lub instytucji. To ułatwi nam też załatwianie wszelkich formalności. Jeśli pozostaniemy przy barterze, a nie jesteśmy płatnikami VAT, warto o tym poinformować właścicieli klubu. W przypadku, gdy oni są płatnikami VAT – a mało prawdopodobne, żeby nie byli – będą musieli odprowadzić do urzędu podatek VAT od faktury, którą wystawią, co oznacza realne koszty. Większość właścicieli nie ma z tym problemu, ale warto ich uprzedzić, aby uniknąć niespodzianki przy wymianie faktur/rachunków.
Impreza masowa
Organizując koncert, trzeba również pamiętać o kwestiach bezpieczeństwa, które związane są z przebywaniem dużej liczby ludzi na terenie, na którym odbywa się impreza. Mając na uwadze potencjalne zagrożenia i konieczność zapobiegania im, przewidziano wiele wymogów, jakie muszą spełnić organizatorzy, aby mogła się odbyć taka impreza. Zasady przygotowania tego typu wydarzeń oraz obowiązki i uprawnienia organizatora określa ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych. Zgodnie z jej zapisami (art. 3 pkt 1) imprezą masową jest impreza artystyczno-rozrywkowa lub sportowa, jeżeli ma ona charakter masowy (…). Poza tym, że uznanie imprezy za masową zależy od jej charakteru, to jej „masowość” zależy oczywiście od liczby uczestników: Impreza artystyczno-rozrywkowa jest imprezą masową, jeżeli liczba miejsc dla uczestników wynosi nie mniej niż 1000 na stadionie lub terenie otwartym oraz 500 w hali sportowej lub w innym budynku[1].W przypadku, gdy spełniamy warunki zapisane w ustawie, które kwalifikują nasz koncert jako imprezę masową, musimy uzyskać zezwolenie na jego organizację. W tym celu nie później niż na 30 dni przed planowanym terminem wydarzenia musimy wystąpić do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta z wnioskiem o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej. Wzór wniosku znajdziemy na stronach internetowych swojego urzędu lub pobierzemy we właściwym wydziale w urzędzie. Wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej podlega opłacie skarbowej w wysokości 82 zł. Urząd wyda zezwolenie albo odmówi jego wydania w terminie co najmniej 7 dni przed planowaną datą przeprowadzenia imprezy masowej. Do wniosku należy załączyć wiele opinii związanych z bezpieczeństwem imprezy. Warto się zatem odpowiednio do tego wydarzenia przygotować i zadbać o wszystkie szczegóły.
Organizacja techniczna
Znamy już termin, mamy wybrane miejsce i zabookowanego artystę/artystkę lub zespół. Trzeba jeszcze poprosić wykonawców o przesłanie ridera technicznego oraz ustalić kwestię wynagrodzenia oraz czas i sposób wypłaty honorarium. Rider techniczny, który zespół przygotowuje dla organizatorów koncertu, zawiera listę wymagań zespołu lub wykonawców wobec organizatora: od kwestii rozstawienia instrumentów na scenie, poprzez ilość odsłuchów, preferowane nagłośnienie, aż po catering, jaki powinien znaleźć się w garderobie. Rider jest zatem bardzo istotny. Gdy go otrzymujemy musimy sprawdzić z akustykiem, czy mamy wymagany przez artystów sprzęt oraz zorientować się w cenach wypożyczenia backline’u (wzmacniacze gitarowe i basowe oraz zestawy perkusyjne) i instrumentów, jeśli znajdują się one w riderze (zazwyczaj artyści przyjeżdżają z własnymi instrumentami, ale zdarza się tak, szczególnie w przypadku dużych instrumentów, że należy je wypożyczyć na miejscu). To bardzo istotny punkt, bo nawet jeśli klub lub sala koncertowa dysponuje własnym sprzętem nagłośnieniowym i ma zatrudnionego na stałe akustyka lub akustyczkę to tę część zazwyczaj bierze na siebie organizator. Sprzęt i instrumenty można wypożyczyć w profesjonalnych firmach. Ceny są bardzo różne, warto to sprawdzić na samym początku, przed konstruowaniem budżetu i z odpowiednim wyprzedzeniem zamówić instrumenty i ustalić transport.
Ustalenie warunków współpracy oraz honorarium dla wykonawcy
Kwestie honorarium dla artystów lub zespołu ustalamy indywidualnie. Bardzo często ustala się kwotę wynagrodzenia „z góry”, w tym wypadku możemy oczywiście negocjować stawki. Czasem można się z wykonawcami umówić na tzw. procent z biletów. Na tym etapie trzeba również ustalić ewentualny zwrot kosztów dojazdu, zakwaterowanie i wyżywienie w trakcie pobytu wykonawców na miejscu.
Gdy ustalimy wszystkie kwestie techniczne i finansowe, możemy przystąpić do sformalizowania umowy. Jeśli zapraszamy na występ zagranicznego wykonawcę warto skonsultować umowę z księgową, bowiem zasady odprowadzania podatków od umów z obcokrajowcami mogą się różnić od tych stosowanych wobec polskich wykonawców. Bardzo często artyści i artystki preferują rozliczenie zaraz po koncercie – to daje im pewność, że otrzymają swoje wynagrodzenie. Dla organizatora wiąże się to jednak z koniecznością wypłacenia większej gotówki, o czym należy pamiętać przed występem.
W przypadku koncertu muzyki klasycznej należy ustalić z wykonawcami repertuar, a następnie zatroszczyć się o nuty – zakupić je lub wypożyczyć. To również jest kwestia ustaleń z artystami, bowiem często oni sami dysponują już potrzebnymi nutami. W przypadku, gdy artysta wykonuje muzykę nieskomponowaną przez niego, należy sprawdzić, ile kosztuje licencja na wykonanie tej muzyki. W tym celu należy znaleźć właściciela praw i z nim to skonsultować. Bardzo często prawa takie posiada jedna z organizacji zbiorowego zarządzania, np. ZAiKS. Do ZAiKS-u odprowadzamy opłatę również w przypadku artystów, którzy wykonują swoją muzykę, ale którzy zapisani są do danej organizacji (warto o to zapytać na samym początku, przy ustalaniu warunków współpracy). Kwota, jaką musimy odprowadzić do organizacji zbiorowego zarządzania, ustalana jest każdorazowo, na podstawie takich danych, jak ilość sprzedanych biletów oraz ich cena lub kwota wynagrodzenia dla wykonawców (np. w przypadku bezpłatnego koncertu).
Cena biletów
Mając dopięte wszystkie kwestie formalne i dane dotyczące kosztów koncertu, warto zastanowić się nad ceną biletów (o ile chcemy zrealizować koncert biletowany). W tym celu najlepiej sprawdzić „konkurencję”, czyli ceny biletów na koncerty w innych klubach, salach czy w innych miejscach miasta. Należy porównywać się do cen za bilety na koncerty zespołów z tej samej lub podobnej półki. Nie należy przesadzać z wysokością ceny. Od kilku lat w wielu miastach Polski zauważa się spadek liczby osób uczestniczących w życiu kulturalnym, a bariera cenowa może być elementem przemawiającym na niekorzyść w wyborze sposobu spędzenia wolnego czasu.
Projekty muzyczne
Zanim przejdziemy dalej, chciałabym jeszcze chwilę poświęcić projektom muzycznym. Nie zawsze jest tak, że realizujemy koncert prezentujący twórczość danego zespołu, czasem chcemy zorganizować wydarzenie, które pokaże pewne zjawisko muzyczne, zaprezentuje środowisko, ujawni nowe tendencje. W muzyce, podobnie jak w każdej innej dziedzinie sztuki, pojawia się coraz więcej kuratorów/kuratorek oraz projektów, bądź to interdyscyplinarnych, bądź łączących różne gatunki muzyczne, w tym takie, które godzą tzw. sztukę wysoką z popularną.
Jeśli chcemy zrealizować tego typu wydarzenie, warto przede wszystkim zastanowić się, w jakim celu to robimy? Gdy znamy cel, dobieramy do niego odpowiednie środki. Wybieramy wykonawców i zaczynamy pracę, której efektem końcowym będzie koncert. Projekty muzyczne mają to do siebie, że poprzedza je dodatkowa praca albo są to warsztaty, albo wspólne próby zaproszonych przez nas wykonawców. Jako pomysłodawcy możemy narzucić artystom zarówno współwykonawców, jak i repertuar. Możemy jednak te decyzje pozostawić im.
Dotychczas zrealizowałam kilka projektów, które chciałabym przybliżyć, będąc przekonana, że dla wielu mogą być źródłem ciekawych inspiracji. „Kompozytorki Polskie” był to koncert, w ramach którego zaprezentowano kobiety, które tworzyły oraz tworzą współcześnie muzykę tzw. poważną. Na początku był sam pomysł, który zrodził się z potrzeby przypomnienia zapomnianych artystek dawniej tworzących lub tych, które mimo że do zapomnianych nie należą, to rzadko się o nich słyszy i nie istnieją w tzw. potocznej świadomości. Dodatkowym celem tego przedsięwzięcia była prezentacja aktualnych trendów w muzyce współczesnej, szczególnie wśród kompozytorek związanych z Poznaniem. Z propozycją realizacji koncertu zwróciłyśmy się do jednej z artystek, z którą współpracowałyśmy już wcześniej i która zaproponowała nam skompletowanie odpowiedniego zespołu muzyków i dobór repertuaru w zgodzie z naszymi wytycznymi, a następnie poprowadzenie prób i samego koncertu. Ważna dla nas była pewna dowolność, którą zostawiłyśmy zaproszonej przez nas artystce, licząc na ciekawe rozwiązania z jej strony. W tym wypadku okazało się to dobrym posunięciem, bowiem Agnieszka Kowalczyk na tyle zaangażowała się w projekt, że odkryła Emilię Potocką – mało znaną polską, XIX-wieczną kompozytorkę, której utwory mogła usłyszeć widownia 4. edycji Międzynarodowego Festiwalu Twórczości Kobiet No Women No Art. W programie koncertu znalazły się również utwory Grażyny Bacewicz, Hanny Kulenty, Barbary Strzeleckiej i kompozytorek młodego pokolenia – Agnieszki Zdrojek-Suchodolskiej oraz Katarzyny Taborowskiej-Kaszuby.
Kolejnym projektem zrealizowanym w ramach No Women No Art były dwutygodniowe warsztaty rockowe. Girls Rock! Poznań to stacjonarny obóz muzyczny dla dziewcząt w wieku 13-18 lat, który miał na celu przełamanie krzywdzących stereotypów na temat aktywności dziewcząt, nauczenie ich doceniania siebie i przekonanie do podejmowania wyzwań. W ramach projektu dziewczęta uczyły się grać na instrumentach tradycyjnie niekojarzonych z kobiecą aktywnością: gitarze basowej i elektrycznej oraz perkusji. Uczyły się również śpiewać pod okiem wykwalifikowanej prowadzącej. Idea Girls Rock Camp jako warsztatów dla dziewcząt wzmacniających w nich poczucie własnej wartości, uczących asertywności, a także rozwijających twórczo, narodziła się w USA w 2001 roku. W Polsce dotychczas odbyła się jedna edycja Girls Rock – w 2012 roku w Poznaniu. Nauczycielkami były aktywne na scenie rockowej artystki. Gry na perkusji uczyły Beata Polak, związana m.in. z Armią, 2Tm2,3 czy Mister z UB oraz Ola Rzepka, założycielka kobiecej formacji Drekoty, perkusistka, współpracująca z takimi zespołami, jak Pogodno, Budyń i Sprawcy Rzepaku, Graal, The Complainer. Na gitarze basowej i elektrycznej uczyły grać Ewa Langer i Amina Dargham z postpunkowej, krakowskiej grupy Translola. Z kolei śpiewu uczyła charyzmatyczna wokalistka BiFF – Ania Brachaczek, związana wcześniej m.in. z Pogodno i Los Trabantos. Dobór tych osób był nieprzypadkowy – zależało nam na tym, aby uczestniczki spotkały się z różnymi muzycznymi osobowościami, kobietami, które grają bardzo różnorodną muzykę. Dwutygodniowe warsztaty, którym towarzyszyły wykłady na temat znaczących w muzyce rockowej kobiet, zajęcia z DIY, image’u i ruchu scenicznego oraz lekcje pisania tekstów, zakończyły się plenerowym koncertem, zrealizowanym w ramach 5. Międzynarodowego Festiwalu Twórczości Kobiet No Women No Art, na którym wystąpiły zarówno uczestniczki, jak i prowadzące w ich własnych składach (z wyjątkiem Ani Brachaczek). Przez pierwszy tydzień dziewczyny uczyły się grać na poszczególnych instrumentach, by w drugim tygodniu połączyć się w zespoły i pracować nad materiałem na koncert. Na warsztatach powstały cztery zespoły: Pyzy Babci Gertrudy, Wild Shadows, The Slides oraz Black Poison, które przygotowały jeden cover oraz jeden własny utwór. Warto dodać, że część uczestniczek nie miała wcześniej do czynienia z muzyką ani sceną, a i tak bardzo dobrze sobie poradziły. Podobny projekt, z wykorzystaniem muzyki hiphopowej i rapu będzie zrealizowany w 2013 roku.
Istnieje całe mnóstwo różnego rodzaju projektów muzycznych. Jednym z ciekawych rozwiązań jest skupienie się na jednym temacie i zaproszenie do projektu twórców, którzy stworzą specjalny materiał w oparciu o zadany temat. Na takiej zasadzie został zrealizowany koncert „Morowe Panny”, będący elementem wielopłaszczyznowej kampanii promującej współczesną kobiecość[2], realizowanej przez Muzeum Powstania Warszawskiego od maja do sierpnia 2012 roku, która odwoływała się do historii bohaterek Powstania Warszawskiego. Koncert odbył się w ramach 68. rocznicy wybuchu Powstania Warszawskiego. Zaśpiewały na nim: Halina Mlynkova, Anita Lipnicka, Paulina Przybysz, Katarzyna Groniec, Jadwiga Basińska, Ania Brachaczek, Lilu, Marika, Mona i Paresłów. Za stronę muzyczną projektu odpowiadał Darek Malejonek z zespołem Maleo Reggae Rockers. Wszystkie artystki zinterpretowały w swoich tekstach historie kobiet z czasów Powstania[3] – można przeczytać na stronie organizatora.
Coraz popularniejsze są również projekty łączące muzyków różnych, niespokrewnionych ze sobą gatunków. Dobrym przykładem są zrealizowane w ramach Europejskiego Kongresu Kultury we Wrocławiu dwa koncerty Krzysztofa Pendereckiego – jeden w towarzystwie Aphex Twina, a drugi w towarzystwie Jonny’ego Greenwooda. Aphex Twin to wybitna postać współczesnej muzyki elektronicznej; pierwszy artysta techno, którego utwory zostały przetranskrybowane na orkiestrę i wykonywane w najważniejszych salach koncertowych na świecie (m.in. przez London Sinfoniettę i Alarm Will Sound)[4] piszą na stronie projektu organizatorzy. Z kolei Jonny Greenwood jest gitarzystą zespołu Radiohead, kompozytorem świetnie czującym się w instrumentarium „klasycznym”, który manifestuje swoje przywiązanie do muzyki Krzysztofa Pendereckiego. Organizatorzy tak tłumaczyli program koncertu: Podczas dwóch zaplanowanych we Wrocławiu koncertów wykonane zostaną trzy kompozycje Krzysztofa Pendereckiego: „Polymorphia”, „Ofiarom Hiroszimy – tren” i „Kanon”. Wszystkie utwory zostały napisane na smyczki (w jednym przypadku na smyczki i taśmę) i pochodzą z lat 1960–62, okresu awangardy w twórczości Pendereckiego, do którego odwołuje się zarówno Aphex Twin, jak i Jonny Greenwood. Utwór „Polymorphia”, którego 50. rocznica prawykonania przypada w tym roku, stał się inspiracją dla zaproszonych gości. Aphex Twin skomponuje „Polymorphia Reloaded”, a Jonny Greenwood – „48 Responses to Polymorphia”. Kompozycje będą miały swą światową prapremierę właśnie we Wrocławiu. Wybór trenu „Ofiarom Hiroszimy” został podyktowany przede wszystkim zależnością, jaka zachodzi pomiędzy tym dziełem, a utworem „Popcorn Superhet Receiver” Jonny‘ego Greenwooda zainspirowanym przez muzykę Pendereckiego. Aphex Twin zdecydował się zremiksować utwór polskiego kompozytora. Uzupełnienie koncertów stanowi „Kanon” Pendereckiego na 52 instrumenty smyczkowe i taśmę, dwa sety autorskie Aphex Twina oraz kompozycja z soundtracku „There Will be Blood“ Jonny’ego Greenwooda[5].
Penderecki i Greenwood od tego czasu wystąpili kilkakrotnie, w tym m.in. na Open'er Festival. Na koncertach towarzyszyła im orkiestra Aukso pod dyrekcją Marka Mosia, z kolei wydawnictwo Nonesuch wydało płytę Krzysztof Penderecki/Jonny Greenwood. Podobne projekty realizowane są bardzo często, przeważnie przy okazji dużych festiwali, zarówno muzycznych, jak i prezentujących inne dziedziny sztuki.
Coraz częściej w muzyce, podobnie jak w innych sferach sztuki, pojawiają się kuratorzy i kuratorki, którzy przygotowują autorski program koncertu, skupiony wokół jednego tematu, według którego dobierane są utwory i zapraszani artyści lub artystki. Do takich projektów należał m.in. cykl „Sound between” zrealizowany przez Krzysztofa Kaliskiego w poznańskiej Galerii Miejskiej Arsenał, który prezentował twórczość młodych polskich kompozytorów i kompozytorek, wykorzystujących zarówno elektronikę, jak i tradycyjne instrumentarium. W programie koncertu znalazły się utwory elektro-akustyczne takich kompozytorów i kompozytorek, jak: Aleksandra Gryka, Paweł Hendrich, Agata Zubel czy Wojtek Blecharz. Od kilku lat kuratorzy dobierają również zespoły i muzyków, którzy prezentowani są na Scenie Eksperymentalnej Off Festivalu. Wśród dotychczasowych kuratorów byli m.in. Fennesz czy The Quietus.
Zdarza się również tak, że koncert służy zaprezentowaniu jakiegoś zjawiska muzycznego, środowiska lub grupy muzyków. Przykładem takiego projektu jest zrealizowany przez No Women No Art koncert „Monika Enterprise Night” prezentujący twórczość artystek, skupionych wokół wydawnictwa Monika Enterprise, które powstało w 1997 roku i wydało ponad sześćdziesiąt płyt. Wytwórnia stworzyła małą, ale wysokiej klasy międzynarodową sieć i jest uznawana za jedną z najlepszych w Berlinie. Na poznańskim koncercie wystąpiły cztery artystki: Barbara Morgenstern, Milenasong, Golden Disko Ship i Jasmina Maschina.
Z kolei w 2011 roku w Poznaniu obył się Pink Punk Fest, prezentujący zespoły skupione w tym nieformalnym kolektywie, stworzonym kilka lat temu przez Konrada Smoleńskiego.
Finansowanie
Ważnym elementem planowania każdego wydarzenia jest rozpisanie budżetu, jak również zastanowienie się nad źródłem środków niezbędnych do realizacji planowanego przedsięwzięcia. Budżet imprezy zawiera wszystkie elementy organizacji koncertu, a zatem: wynajem sali, wynajem sprzętu nagłośnieniowego i oświetleniowego, wynajem instrumentów i tzw. backline’u, honoraria obsługi technicznej, w tym akustyka oraz oświetleniowca, honoraria wykonawców i wykonawczyń, opłaty do ZAiKS-u, opłaty za wykorzystanie utworów, które nie są autorstwa wykonawców, koszty promocji, w tym projekty i druki oraz ewentualne koszty fotografa/fotografki, dokumentujących wydarzenie, czy operatorów kamery, rejestrujących koncert i ewentualne wynagrodzenie dla samego organizatora/organizatorki koncertu oraz inne koszty, które mogą się pojawić (obsługa księgowa, prawna, opłata za szatniarzy/szatniarki i bileterów/bileterki etc.). Planując budżet, trzeba pamiętać o uwzględnieniu kwot brutto, zarówno w przypadku umów, jak i faktur VAT.
Gdy mamy już rozpisany budżet musimy zastanowić się, w jaki sposób pokryjemy koszty związane z organizacją planowanego koncertu lub innego wydarzenia muzycznego? W tej sytuacji możemy skorzystać z kilku opcji:
1.spróbować uzyskać środki na pokrycie kosztów ze sprzedaży biletów;
2.spróbować pozyskać dotację na realizację imprezy;
3.spróbować znaleźć sponsora wydarzenia;
4.spróbować pozyskać środki za pomocą kampanii, zrealizowanej na jednym z portali crowdfundingowych.
Pierwsze rozwiązanie może się sprawdzić w przypadku małych lub bardzo dużych koncertów. W tym wypadku musimy pamiętać, że od sprzedanych biletów musimy odprowadzić do Urzędu Skarbowego podatek VAT w wysokości 8%.
Drugie rozwiązanie jest dostępne zarówno w przypadku instytucji publicznej, firmy prywatnej, jak i organizacji pozarządowej, choć trzeba przyznać, że najwięcej możliwości mają w tym względzie organizacje pozarządowe, bo to do nich kierowana jest największa liczba konkursów. Konkursy ogłaszane są przez cały rok, organizują je zarówno Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, jak i urzędy marszałkowskie, powiatowe czy miejskie oraz różnego rodzaju fundacje, np. Fundacja Orange lub Fundacja Kronenberga. Należy wcześniej zapoznać się z regulaminem i sprawdzić, czy spełniamy wszystkie wymagane kryteria. Jeśli tak, piszemy wniosek i składamy go w wymaganym terminie wraz ze wszystkimi załącznikami. W przypadku większości dotacji wymagany jest wkład własny, czasem może być on pokryty z tzw. wkładu osobowego (czyli pracy wolontariuszy i wolontariuszek), ale częściej musi przyjąć postać gotówki. Można pomyśleć o wpływach z biletów jako wymaganym wkładzie własnym. Nie jest łatwo otrzymać dotację, ale jeśli mamy dobry, przemyślany pomysł, który umiemy umotywować i opisać, to są duże szanse, że dofinansowanie uda nam się uzyskać.
Trzecie rozwiązanie jest również bardzo popularne. Sponsora można znaleźć na wiele sposobów. Najczęściej praktykowaną drogą pozyskiwania mecenasa jest przygotowanie oferty sponsorskiej i umówienie się na spotkanie z właścicielem bądź właścicielką firmy lub, w przypadku dużych przedsiębiorstw, z dyrektorem lub dyrektorką działu marketingu i promocji. Oferta sponsorska powinna zawierać podstawowe informacje o planowanym wydarzeniu oraz pakiet świadczeń sponsorskich, czyli to wszystko, co możemy zaproponować sponsorowi w ramach współpracy. Trzeba pamiętać, że sponsoring to nie jest działalność charytatywna. Firma, która sponsoruje dane wydarzenie w zamian otrzymuje promocję, bilety dla swoich pracowników i inne świadczenia. Sponsorowi można zaproponować m.in. obecność logotypu na wszystkich drukach oraz materiałach publikowanych w sieci i rozsyłanych do mediów, ustawienie roll-upów, rozwieszenie bannerów i innych materiałów promocyjnych na terenie imprezy, pakiet biletów dla pracowników i/lub klientów firmy, zorganizowanie bankietu dla klientów firmy po koncercie i wiele innych form, które możemy wypracować w toku rozmów o współpracy. W przypadku festiwalu lub większego projektu muzycznego możemy również sponsorowi zaproponować umieszczenie nazwy firmy w nazwie imprezy, jak to się dzieje w przypadku Coke Live Festival, Tauron Nowa Muzyka, czy Orange Warsaw Festival. Sponsor w ramach współpracy przekazuje środki finansowe na realizację imprezy, pokrywa część lub całość kosztów albo nieodpłatnie oferuje swoje usługi w barterze (np. firma nagłośnieniowa, która nieodpłatnie wypożycza sprzęt i oferuje usługi akustyka/akustyczki; drukarnia, która nieodpłatnie realizuje wszystkie druki, etc).
Czwarty sposób pojawił się w Polsce niedawno. Crowdfunding polega na finansowaniu społecznościowym – ludzie zainteresowani danym projektem wpłacają pieniądze, by mógł się on odbyć, z kolei organizatorzy przekazują im różnego rodzaju upominki w podziękowaniu za pomoc. Taka forma finansowania pozwoliła wielu organizacjom i pojedynczym twórcom na realizację ich planów. Warto odwiedzić polskie portale crowdfundingowe: www.polakpotrafi.pl, www.beesfund.com czy www.wspieramkulture.pl (portal w całości poświęcony projektom kulturalnym).
Promocja
Gdy mamy już sporządzony budżet oraz przemyślany i przygotowany sposób finansowania, zarezerwowany termin i miejsce koncertu, zabookowanych wykonawców, ustalony wynajem i transport sprzętu, obsługę techniczną, czyli to wszystko, co składa się na organizację koncertu, pozostaje nam go dobrze wypromować. Najczęstsze sposoby promocji to:
1.przygotowanie projektu, druk oraz dystrybucja ulotek i plakatów;
2.umieszczenie informacji na stronie internetowej organizatora/organizatorki oraz na profilach w mediach społecznościowych (Facebook, Twitter, Pinterest etc.);
3.promocja w mediach;
4.reklama w mediach.
Można również pomyśleć o współpracy z innymi firmami, organizacjami i instytucjami, które swoimi kanałami mogą nam pomóc wypromować wydarzenie.
W przypadku ulotek i plakatów warto pomyśleć o profesjonalnym grafiku lub graficzce, którzy przygotują nam ciekawy projekt. Należy również przemyśleć dystrybucję gotowych materiałów – roznieść je do różnych klubów, kawiarni, uczelni, szkół, bibliotek, księgarni oraz w inne miejsca, w których, jak sądzimy, mogą pojawić się osoby zainteresowane koncertem. Trzeba pamiętać, że wywieszania plakatów w przestrzeni publicznej jest dozwolone jedynie w wyznaczonych do tego miejscach. Często musimy uiścić opłatę za skorzystanie z takiej przestrzeni (np. słupy miejskie).
Media społecznościowe to doskonała forma promocji. Warto przygotować sobie dobre materiały graficzne i zdjęciowe (o zdjęcia oraz teksty prosimy zespół lub artystkę/artystę – tym samym mamy pewność, że korzystamy z legalnych materiałów), gdyż największym zainteresowaniem cieszą się właśnie one. Takie portale jak Facebook najwyżej pozycjonują właśnie zdjęcia i materiały graficzne – wyświetlają się one znacznie większej liczbie użytkowników niż linki. Jeśli mamy takie możliwości możemy pomyśleć o nagraniu krótkiego spotu i umieszczeniu go, np. na Youtube oraz udostępnieniu na innych portalach społecznościowych.
Współpraca z mediami może ograniczyć się do przesłania informacji prasowej, która powinna zawierać termin i miejsce koncertu, informację o biletach oraz o wykonawcach, ich biogramy i zdjęcia. Może być również bardziej rozbudowana. Jeśli znamy lokalnych dziennikarzy zajmujących się kulturą, możemy spróbować zainteresować ich tym tematem, umówić się na wywiad, lub umówić wywiad z którymś z artystów. Brak takich osób w kręgu naszych znajomych w żaden sposób nie ogranicza nam jednak możliwości podejmowania kolejnych prób. Najlepiej skontaktować się telefonicznie – na stronach redakcji znajdziemy numery telefonów, jeśli nie do dziennikarzy, to przynajmniej do redakcji. Możemy również przygotować konferencję prasową. Z reguły organizuje się ją jednak jedynie przy dużych koncertach albo większych wydarzeniach, takich jak festiwal. W przypadku, gdy dysponujemy dodatkowymi środkami finansowymi, możemy pomyśleć o wykupieniu reklamy w lokalnej rozgłośni radiowej, gazecie lub w Internecie.
Istnieje również wiele innych sposobów na promocję, w tym wiele niekonwencjonalnych metod, które często bez dużych nakładów finansowych przynoszą sukces. Nie jest to jednak miejsce na to, by opisywać takie kampanie. Warto jednak być kreatywnym – mieć otwarty umysł na różne pomysły i je realizować.
Dodam jeszcze, że jeśli na koncercie obecni będą fotografowie (zarówno zatrudnieni przez nas, jak i wydelegowani przez media), warto skonsultować z zespołem lub artystką/artystą, czy im to nie przeszkadza. Często zdarza się bowiem tak, że fotografowie mogą być obecni jedynie podczas pierwszych kilku piosenek. To samo dotyczyć może telewizji.
W dniu koncertu musimy jeszcze dopilnować, żeby wszystkie elementy zostały przygotowane: scena i sprzęt rozstawione i sprawdzone, catering sprowadzony, a także żeby muzycy, w ustalonej wcześniej porze, odbyli sound check, czyli próbę dźwięku. Po koncercie pozostaje nam zapłacić wykonawcom, posprzątać teren imprezy i rozliczyć się z pozostałymi osobami zaangażowanymi w to wydarzenie. Możemy jeszcze przygotować raport z imprezy, zawierający zdjęcia oraz podstawowe informacje o koncercie, wykonawcach, liczbie osób i przesłać go do partnerów i sponsorów, a potem możemy zacząć organizować kolejny koncert.
Słownik
Backline – wzmacniacze gitarowe i basowe, jednym słowem wszystko to, co znajduje się z tyłu sceny, za muzykami. Często jednak jako backline określa się wszystkie instrumenty, których mogą potrzebować muzycy: keybordy, zestawy perkusyjne a nawet same gitary.
Backstage – to co znajduje się za kulisami.
Barter – bezgotówkowa wymiana usług lub towarów, których wartość jest równoważna.
Bookowanie – rezerwacja terminu koncertu.
Crowdfunding – finansowanie społecznościowe projektów.
Fosa – dotyczy przeważnie dużych koncertów, przestrzeń pomiędzy sceną a publicznością, odgrodzona zazwyczaj barierkami, w której przebywa ochrona i w której poruszają się fotografowie.
Rider – dokument, zawierający wszystkie wymagania zespołu, które organizator musi spełnić.
Sound-check – próba dźwięku przed koncertem.
Stage Plan – rysunek pokazujący kto, gdzie stoi na scenie.
Przypisy