Rozdział 2. Style negocjacji.

Kryteria mające wpływ na style negocjacji.

Negocjacje prowadzą do zawarcia porozumienia w sytuacjach konfliktowych, to jest. takich, w których przynajmniej jedna ze stron nie zgadza się ze stanowiskiem drugiej [1] . Dla wyniku negocjacji istotne znaczenie ma sposób ich prowadzenia, zachowanie w trakcie, jak i komunikowane wnioski. Pod pojęciem stylu należy więc rozumieć sposób, w jaki jedna strona rozmawia z innym uczestnikiem negocjacji [2] .

Przystępując do negocjacji, należy mieć na uwadze, z jakiego rodzaju sytuacją mamy do czynienia. Sytuacja konfliktowa powstaje zazwyczaj na skutek dążenia do realizacji zadań i celów określonych środowisk społecznych, które nie mogą być przyjęte przez pozostałe jednostki [3] . Pod pojęciem konfliktu należy rozumieć pewnego rodzaju współzawodnictwo pomiędzy ludźmi. Jego eskalacja następuje wtedy, gdy co najmniej dwa zależne od siebie podmioty spierają się o ograniczone zasoby bądź o realizację interesów, które są lub wydają się niemożliwe do pogodzenia [4] .

Od pojęcia „konflikt” należy odróżniać termin „spór”. Podstawowe działanie podejmowane w sporze, to jego rozstrzyganie. Odbywa się ono zazwyczaj w ramach reguł prawa, wyznaczonych przez ustawodawstwo danego kraju. Prawnicy, co do zasady, biorą udział w tych sporach, które są przedmiotem zainteresowań reguł prawa. Pojęcie konfliktu jest znacznie szersze, ponieważ odwołuje się również do wymiaru psychologicznego.

W literaturze wyróżnia się konflikty jawne, ukryte, racjonalne, irracjonalne, antagonistyczne, nieantagonistyczne, zorganizowane oraz niezorganizowane [5] . Sprawny negocjator powinien dopasować określony styl prowadzenia pertraktacji do danego rodzaju konfliktu. Wobec powyższego, przed przejściem do omawiania stylów negocjacyjnych, należy dokonać skrótowej analizy konfliktów tak, aby omawiana problematyka była pełna. Na wstępnym etapie konflikt posiada niepodzielny charakter. Ze względu na przyczyny leżące u jego podstaw można go zakwalifikować do jednej z pięciu grup: wartości, danych, struktury, interesów, relacji [6] .

Konflikt wartości wiąże się z różnym stylem życia, religią lub wyznawaną ideologią. Wynika on z odmiennego sytemu pojmowania dobra i zła, a także różnic światopoglądowych [7] .

Konflikt danych pojawia się, kiedy uczestnicy sporu wykorzystują odmienne informacje. Strony zazwyczaj nie potrafią uzgodnić stanu faktycznego, ponieważ dysponują błędnymi danymi. W wyniku tego zaczynają oskarżać siebie nawzajem o świadome zatajenie danych. W takiej sytuacji konflikt może ulec eskalacji. Rolą negocjatora jest doprowadzenie do osiągnięcia porozumienia w kwestii tego, które informacje są istotne [8] .

U podstaw konfliktu strukturalnego leży zróżnicowanie ról, funkcjonalne różnice poszczególnych elementów organizacji, jak również czynniki środowiskowe bądź geograficzne wpisane w strukturę. Może on być rozwiązany poprzez utworzenie sprawiedliwej i wzajemnie akceptowalnej procedury podejmowania decyzji, zmianie procedury negocjowania z rokowań pozycyjnych na rokowania oparte na interesach, jak również modyfikacji środków wpływu stosowanych przez strony [9] .

Konflikt interesów wynika z rywalizacji stron i ich odmiennych potrzeb. Jak wskazuje A. Jakubiak-Mirończuk, dotyczy on przede wszystkim trzech obszarów interesów: rzeczowych, proceduralnych, psychologicznych. Konflikt powstaje wtedy, gdy jedna ze stron sporu próbuje zaspokoić swoje potrzeby kosztem drugiej. Do interesów rzeczowych należy zaliczyć wszelkie dobra materialne, które zazwyczaj wyrażają się w pieniądzu. Interesy proceduralne dotyczą sposobu rozwiązywania problemu oraz zasad prowadzenia rozmów. Interesy psychologiczne odwołują się do poczucia własnej wartości, godności oraz zaufania. W literaturze podkreśla się, iż rzadko się zdarza, że konflikt zależy od jednego rodzaju interesów. Na przykład prawie zawsze występują interesy psychologiczne. W każdym konflikcie występują wszystkie grupy, lecz z różnym stopniem natężenia [10] . Według C.W. Moore'a, w celu wyeliminowania konfliktu interesów należy poszukiwać obiektywnych standardów. Zatem trzeba przedstawiać większą ilość rozwiązań sporu oraz tworzyć konsolidujące propozycje zakończenia konfliktu, które zaspokoją potrzeby wszystkich stron [11] .

Konflikt relacji wiążę się z negatywnym nastawieniem do drugiego uczestnika negocjacji. Charakteryzuje się on silnym natężeniem emocjonalnym oraz stereotypowym postrzeganiem przeciwnika. Jak trafnie wskazuje A. Cybulko, konflikt ten wynika ze sfery ludzkiej sympatii i antypatii. Niechęć między osobami może pojawiać się nawet wtedy, gdy obiektywnie nie ma warunków sprzyjających powstaniu konfliktu. Problemy w relacjach prowadzą do dalszych nieporozumień i potęgują spór. Konflikt ten jest najtrudniejszy do rozwiązania. Możliwość prowadzenia negocjacji w takiej sytuacji jest w znacznym stopniu ograniczona. Zasadniczym celem decydującym o powodzeniu danego stylu negocjacji będzie naprawa jakości komunikacji [12] .

Człowiek buduje swoje zachowanie wobec sytuacji konfliktu na podstawie informacji otrzymanych w dzieciństwie od innych ludzi, stanowiska prezentowanego przez opinię publiczną, jak również własnych doświadczeń wynikających z udziału w sporze. W świetle powyższego reakcje na pojawienie się konfliktu mogą być różne. Każda jednostka bowiem posiada własny styl negocjacji, który wykorzystuje w życiu codziennym. Prowadzenie negocjacji jest niezwykle skomplikowanym procesem. Trzeba zgodzić się z Z. Nęckim, który uważa, że należy brać pod uwagę, iż druga strona może zachowywać się nieszczerze i przedstawiać swoją sytuację tak, aby uzyskać jak największe korzyści [13] . W literaturze można spotkać różne kryteria opisu stylów negocjacji. Ze względu na interakcje interpersonalne można wyodrębnić negocjacje symetryczne i asymetryczne. Z pierwszym przypadkiem mamy do czynienia, gdy rozmowy są prowadzone, np. pomiędzy równorzędnymi parterami. Z kolei w drugim przypadku, jedna ze stron ma większą siłę i status negocjacyjny. Jak podkreśla Z. Nęcki, ta druga sytuacja znacznie częściej występuje w praktyce, niż ta pierwsza. Przy czym wskazuje się, że sam fakt asymetrii nie jest niekorzystny. Z jednej strony pozwala na dyktowanie warunków, lecz z drugiej strony słabszy uczestnik negocjacji ma pewną możliwość kontroli sytuacji i posiada zasoby, na których zależy silniejszej stronie [14] .

O wiele bardziej skomplikowana może być sytuacja, gdy problem symetrii lub asymetrii nie został jeszcze ustalony. Zdarza się, że podmioty biorące udział w negocjacjach posiadają różne zasoby, które stanowią ich kartę przetargową. Dla przykładu można wskazać negocjacje prowadzone przez inwestorów i partie polityczne. Zazwyczaj w takich rozmowach chodzi o połączenie posiadanych dóbr. Inwestorzy chcą mieć większy wpływ na politykę w celu ochrony kapitału, a politycy – większe zasoby finansowe [15] . W przypadku branży kreatywnej, taką siłą przetargową są bardzo często prawa osobiste i majątkowe do dóbr niematerialnych (z zakresu własności intelektualnej i przemysłowej), do których należą m.in. twórczość naukowa, artystyczna i wynalazcza, dobre imię, renoma, dobra sława, prawa ochronne na wzory użytkowe i znaki towarowe, tajemnice przedsiębiorstwa oraz know-how. W dobie gospodarki opartej na wiedzy, know-how, rozumiane jako wiedza i doświadczenie o charakterze technicznym, handlowym, administracyjnym, finansowym albo innego rodzaju, które nadają się do stosowania w pracy danego przedsiębiorstwa lub do wykonywania danego zawodu [16] jest cennym i pożądanym przedmiotem wymiany mogącym decydować o układzie sił negocjacyjnych.

Ważnym czynnikiem, który oddziałuje na dany styl negocjacyjny, jest również upływ czasu. Z badań statystycznych wynika, że 80% ustępstw ma miejsce w ciągu ostatnich 20% czasu trwania negocjacji. Pośpiech zatem, jest w tym zakresie niewskazany [17] . Sposoby gospodarowania czasem na swoją korzyść zostały szerzej omówione w rozdziale Wybrane techniki i style negocjacyjne.

Kolejnym kryterium mającym wpływ na styl negocjacji jest rodzaj zaangażowanych osób. Mówiąc inaczej, inny będzie sposób prowadzenia rozmów, jeżeli będzie brała w nich udział jednostka osobiście zainteresowana zawarciem ugody niż w przypadku, gdy stronę reprezentować będzie jej pełnomocnik. Według Z. Nęckiego, każda z tych sytuacji ma swoje plusy i minusy. Angażując profesjonalnych pełnomocników, uzyskuje się gwarancję, że negocjacje będą prowadzone na wysokim poziomie. Z kolei wzrasta w danym przypadku ryzyko, że interes mocodawcy nie będzie wtedy należycie zagwarantowany. Przeciwdziałać temu mają kodeksy etyczne profesjonalnych pełnomocników reprezentujących strony w różnego rodzaju postępowaniach. Równocześnie osobiste zaangażowanie stron w konflikt może także przynieść negatywne następstwa. Wzrasta bowiem w danym przypadku zagrożenie utraty obiektywizmu. Uczestnicy konfliktu dosyć często są skłonni do przejawiania reakcji emocjonalnych oraz usztywniania swoich pozycji [18] .

Ostatnim kryterium oddziaływującym na styl negocjacyjny jest rodzaj procedury, w ramach której są prowadzone rozmowy. Należy zatem odróżniać negocjacje odbywające się w trakcie postępowania sądowego od tych, które są stosowane w ramach tzw. alternatywnych metod rozwiązywania sporów. Według art. 3 Kodeksu postępowania cywilnego: strony i uczestnicy postępowania obowiązani są dokonywać czynności procesowych zgodnie z dobrymi obyczajami, dawać wyjaśnienia, co do okoliczności sprawy, zgodnie z prawdą i bez zatajania czegokolwiek oraz przedstawiać dowody [19] . W trakcie procesu strony są przeciwnikami, zaś głównym celem jest wygrana. Oczywiście taki sposób postępowania przyczynia się do określonych technik negocjacyjnych. Co do zasady strony prowadzą pozycyjne rokowania. Uczestnicy konfliktu dosyć często wykorzystują profesjonalnych pełnomocników w celu zwiększenia swojej pozycji negocjacyjnej. Głównie używa się twardego stylu negocjacyjnego.

Odmiennie wygląda sytuacja w przypadku negocjacji prowadzonych w tych postępowaniach, gdzie są wykorzystywane alternatywne sposoby rozwiązywania sporów. Pomimo że były one stosowane już w starożytności, to ich rozwój przypada na XX wiek. W tym okresie, na terytorium Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej powstały nowe, alternatywne metody rozwiązywania konfliktów. Określono je mianem ADR, skrót ten pochodzi od terminu alternative dispute resolution. Istotny etap rozwoju ADR jest związany z konferencją zorganizowaną w 1976 r. przez F. Sandersa. Została ona zainicjowana w celu odnalezienia rozwiązań, które złagodziłyby zaistniały kryzys w amerykańskim wymiarze sprawiedliwości. Podczas konferencji F. Sanders zaproponował inicjatywę tzw. „multidoor courthouse”, polegającą na wdrożeniu, niezależnie od tradycyjnego procesu sądowego, nowych sposobów rozwiązywania sporów [20] .

Trzeba zaznaczyć, że termin ADR początkowo był rozumiany jako alternatywa wobec postępowania sądowego. Na dzień dzisiejszy, pojęcie nie jest już postrzegane tak jednolicie, co wiąże się z jego przeobrażaniem. Wynika to z rozwoju analizowanego zjawiska [21] . Trafnie wskazuje A. Wach, że pojęcie ADR występuje obecnie w trzech różnych znaczeniach. Po pierwsze, można przez nie rozumieć wszelkiego rodzaju postępowania sądowe alternatywne wobec procesu sądowego, w tym na przykład postępowanie odrębne. Po drugie, ADR obejmuje swoim zakresem sposoby realizacji sądowego postępowania cywilnego, które nie zmierzają wprost do orzeczniczego zakończenia, tj. różnego rodzaju czynności sędziego, polegające na podejmowaniu czynności w celu pojednania uczestników konfliktu. Wreszcie trzecie znaczenie ADR – są to wszelkie pozasądowe metody rozwiązywania sporów prawnych [22] . Mając na względzie to, czy uczestnicy sporu sami decydują się na wykorzystanie wybranej formy ADR, czy też norma obowiązującego prawa wymaga od nich koniecznego udziału w postępowaniu, rozróżnia się dobrowolne i obowiązkowe formy ADR. Innym kryterium podziału form ADR może być wiążący lub niewiążący charakter ostatecznego rozstrzygnięcia konfliktu.

Do najbardziej znanych metod ADR zalicza się arbitraż oraz mediację. Podstawowa różnica pomiędzy tymi metodami tkwi w znalezieniu odpowiedzi na pytanie, kto podejmuje decyzję odnośnie rozwiązania zaistniałego konfliktu. Arbitraż to procedura, która polega na poddaniu sporu pod rozstrzygnięcie arbitra na podstawie zapisu na sąd polubowny. Arbiter wydaje wyrok, który jest wiążący dla stron, zaś jego realizacja następuje po zatwierdzeniu przez sąd powszechny [23] . Natomiast w postępowaniu mediacyjnym, strony same zmierzają do zawarcia ugody w wyniku przeprowadzonych negocjacji. Mediator tylko pomaga w osiągnięciu tego celu. Ponadto, procedura arbitrażowa i mediacyjna różnią się stopniem sformalizowania. Podobnie jak w przypadku postępowania sądowego, orzeczenie sądu arbitrażowego wydawane jest po przeprowadzeniu rozprawy z udziałem stron, biegłych, świadków oraz innych środków dowodowych [24] .

Niezwykle ciekawie wyglądają style negocjacyjne w mediacji. Należy przypomnieć, że ustawą z dnia 28 lipca 2005 roku została przyjęta nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego, przewidująca możliwość skierowania spraw cywilnych do mediacji [25] . Ustawodawca rozróżnił mediację umowną oraz prowadzoną na podstawie postanowienia sądu powszechnego. Zgodnie bowiem z art. 1831 § 2 k.p.c., mediację prowadzi się na podstawie umowy o mediację albo postanowienia sądu kierującego strony do mediacji. Umowa może być zawarta także przez wyrażenie przez stronę zgody na mediację, gdy druga strona złożyła wniosek. W umowie o mediację strony określają w szczególności przedmiot mediacji, osobę mediatora albo sposób wyboru mediatora. Mediację prowadzi się przed wszczęciem postępowania, a za zgodą stron także w toku sprawy [26] .

Do najważniejszych zasad mediacji, oprócz dobrowolności i bezstronności mediatora, należy zasada poufności procedury. Z treści art. 1834 k.p.c. wynika, że postępowanie mediacyjne nie jest jawne. Mediator jest obowiązany zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że strony zwolnią go z tego obowiązku. Bezskuteczne jest powoływanie się w toku postępowania przed sądem lub sądem polubownym na propozycje ugodowe, propozycje wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym. Kolejnym zapewnieniem poufności procedury mediacji jest unormowanie zawarte w art. 2591 k.p.c. Zgodnie z tym przepisem: mediator nie może być świadkiem co do faktów, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że strony zwolnią go z obowiązku zachowania tajemnicy mediacji [27] . Powyższe rozwiązania mają skłonić strony do zmiany twardego stylu negocjacyjnego i oparcie prowadzonych rozmów na rzeczowych argumentach. Strony mogą spokojnie porozmawiać i odkryć wzajemne interesy oraz przyczyny konfliktu. Dopiero przeprowadzenie tych czynności pozwala na późniejsze opracowanie wzajemnie akceptowalnej ugody. Zadaniem mediatora jest udzielenie pomocy stronom w prowadzonych negocjacjach i zbliżenie ich stanowisk.

Reasumując, należy wskazać, że styl negocjacji zależy od takich czynników, jak:

1. rodzaj konfliktu i przyjęte indywidualne zachowania mediatora w jego obliczu;
2. pozycja i siła osoby prowadzącej negocjacje;
3. czas przeznaczony na prowadzenie rozmów;
4. rodzaj zaangażowanych osób, które biorą udział w negocjacjach;
5. rodzaj procedury, w ramach której są prowadzone rozmowy.